Intervista a Matteo Zaffagnini, direttore marketing Top Consult
Il passaggio imposto dalla legge evidenzia il reale valore della fattura digitale e le opportunità che scaturiscono dalla sua dematerializzazione: «È necessario inquadrarla nel flusso dei processi, in cui ci sono documenti che la precedono e che la seguono. Occorre una soluzione ampia e completa, che digitalizzi i processi legati alla fattura e li integri con tutti i sistemi gestionali e informativi dell’azienda»
Fatturazione Elettronica B2B
Quando si parla di Fatturazione Elettronica B2B accade comunemente di pensare alla sola dematerializzazione della fattura, senza riflettere sul fatto che si tratta di un processo ben più complesso, che prevede la gestione elettronica di tutti i documenti che concorrono al ciclo di fatturazione.
«Ogni processo aziendale inizia con l’arrivo di un documento e termina con la creazione di un documento», sottolinea Matteo Zaffagnini, Direttore Marketing di Top Consult, con cui abbiamo approfondito il tema della Fatturazione Elettronica B2B. Top Consult è specializzata in soluzioni di gestione documentale da trent’anni e propone al mercato un approccio basato sull’integrazione totale fra informazioni e linee di business, database e archivi, dematerializzazione e raggiungimento dell’efficienza: oggi i suoi clienti sono 500 in tutto il mondo, per un totale di 400 mila utenti finali.
L’obbligo di Fatturazione Elettronica tra privati è alle porte. Come si devono preparare le aziende?
Ci facciamo forti del nostro punto di osservazione privilegiato per affermare che per le organizzazioni è arrivato il momento di comprendere il ruolo dei sistemi di gestione documentale. Il passaggio obbligato dalla normativa deve essere vissuto come un’opportunità organizzativa. Dietro alla fatturazione elettronica il vero obbligo per le aziende è la gestione documentale, per gestire in modo semplice e veloce tutti i documenti su cui ruota l’attività amministrativa e produttiva dell’azienda.
Per cogliere il reale valore della fattura, e comprendere appieno le opportunità che scaturiscono dalla sua dematerializzazione, è necessario inquadrarla nel flusso dei processi, e ricordarsi che si incasella in un flusso in cui ci sono documenti che la precedono e che la seguono (come ad esempio gli ordini, le bolle, i pagamenti, i solleciti o le PEC): negli archivi documentali del cliente e del fornitore, oltre alla fattura elettronica e alle notifiche, ci sono tutti gli altri metadati, i documenti amministrativi e non, che fanno parte della storia documentale di ogni azienda.
La Gestione Documentale deve essere vista come la risposta alla Fatturazione Elettronica perché impatta sul modo di lavorare: è la soluzione da introdurre per dematerializzare e correlare tutti i documenti della filiera produttiva, adottando una soluzione ampia e completa, che digitalizza i processi aziendali legati alla fattura e li integri con tutti i sistemi gestionali e informativi presenti all’interno dell’azienda. In Top Consult abbiamo sempre vissuto l’innovazione come strategia: la Fatturazione Elettronica diventa quindi un’opportunità strategica per dematerializzare, digitalizzare e strutturare i processi aziendali.
Come Top Consult supporta le aziende in questo passaggio?
La nostra soluzione, TopMediaSocial NED è un “pacchetto” che si pone al centro del sistema per la gestione elettronica dei documenti, con un servizio di assistenza ai clienti sia in-house, presso le aziende, sia in modalità telematica. Il sistema si comporta come un “postino digitale”, un tramite tra i gestionali dei clienti e il Sistema d’Intescambio (SdI), e supporta la generazione, la trasmissione e la ricezione delle fatture e delle ricevute, per la contabilizzazione, attraverso i tre canali certificati di comunicazione: l’FTP, i Web Service e la PEC.
Ma, oltre a porci come front-end aziendale, aiutiamo con un supporto consulenziale le aziende nelle fasi di accreditamento preventivo presso lo SdI. Il nostro ruolo è fortemente legato alla tipologia di servizio scelto dal cliente. L’erogazione può essere, infatti, in-house, in Cloud o in Service. Con la prima modalità l’organizzazione decide di fare un investimento tecnologico e sistemistico, introducendo internamente la soluzione e gestendo in autonomia la fatturazione elettronica: in questo caso il riferimento del titolare e del tecnico sarà quindi interno, e la consulenza di Top Consult sarà opzionale, qualora l’organizzazione non fosse pronta all’accreditamento al canale di comunicazione.
Per le soluzioni in Cloud e in Service, il riferimento titolare è sempre il cliente, ma quello tecnico è Top Consult, la cui consulenza per l’accreditamento al canale di comunicazione in questo caso è necessaria. Inoltre, supportiamo le aziende anche per la conservazione digitale (obbligatoria per le fatture elettroniche, facoltativa per tutto il resto): il cliente può, infatti, decidere di conservare i documenti in-house, con i software e i servizi progettati da Top Consult, oppure di affidare a noi la conservazione in outsourcing. In entrambi i casi si otterrà la totale dematerializzazione degli archivi fiscali, risparmi di spazi, di tempo e, nel caso dell’outsourcing, la sicurezza di un servizio esterno affidabile e consolidato da lunghi anni di esperienza. Nel caso di servizio in Cloud o In Service, il responsabile unico è Top Consult e la conservazione è in outsourcing.
In che modo TopMediaSocial NED supporta il ciclo attivo e il ciclo passivo?
La soluzione consente di gestire tutti i documenti contabili dell’attivo e del passivo, e fornisce inoltre anche gli strumenti per l’archiviazione, la trasmissione e la gestione degli esiti delle fatture elettroniche XML attive e passive transitate attraverso lo SdI, sia nel B2B che nella PA, e la gestione di tutte le “altre fatture” che ancora saranno inviate o ricevute in modalità tradizionale (pdf allegati a mail, ricezioni di cartaceo, ecc.).
Con TopMediaSocial NED la fattura in formato XML è acquisita dal gestionale o creata, insieme alle relative notifiche SdI, ottimizzando il Ciclo Attivo grazie agli automatismi Social NED. Inoltre il sistema permette di ricevere la fattura fornitore dallo SdI, e gestisce con il Social Flow in modalità collaborativa il flusso di controllo della fattura emettendo e inviando allo SdI le notifiche di scarto o di accettazione, ottimizzando così il Ciclo Passivo che funziona egregiamente per tutti i tipi di Fatture (FE XML o PDF).
«Oltre alla fatturazione elettronica il vero obbligo che hanno le imprese è arrivare a gestire in modo semplice e veloce tutti i documenti su cui ruota l’attività amministrativa e produttiva dell’azienda»
