La conservazione digitale a norma è un processo legale – informatico che permette la piena valenza giuridica di un documento nato in formato digitale, cioè la sua cosiddetta opponibilità a terzi. L’art. 44 del CAD (Codice dell’Amministrazione digitale) stabilisce che la conservazione dei documenti digitali debba garantire nel tempo l’integrità del documento (ossia che questo resti completo e inalterabile con modifiche non autorizzate) e la sua autenticità; la leggibilità di quanto conservato fino al termine del periodo di conservazione necessario; l’affidabilità e la reperibilità secondo i termini di legge e in caso di verifiche.
Tutto questo vale, naturalmente, anche per la conservazione delle fatture elettroniche, un procedimento che inevitabilmente assume la stessa importanza della creazione della fattura stessa, del suo invio e della sua ricezione.
Conservazione delle fatture elettroniche, le figure protagoniste del processo
La conservazione delle fatture elettroniche può essere compiuta direttamente dal contribuente, così come dal soggetto depositario delle scritture contabili oppure da una terza parte, che può essere anche la stessa Agenzia delle Entrate o un soggetto accreditato, ossia certificato dall’Agid (Agenzia per l’Italia Digitale).
Più in generale, oltre al produttore ovvero la persona fisica o giuridica che produce il pacchetto di versamento del documento da conservare ed è responsabile del suo trasferimento nel sistema di conservazione, le figure che ruotano attorno al processo di conservazione digitale delle fatture elettroniche sono l’utente (persona, ente o sistema) che interagisce con i servizi di un sistema per la conservazione dei documenti informativi per fruire delle informazioni in essi contenute (naturalmente entro i limiti di legge) e il responsabile della conservazione che si occupa della pianificazione strategica del processo, della sua revisione periodica e in generale delle politiche complessive del sistema di conservazione.
La protocollazione dei documenti fiscali digitali
Nel momento in cui viene ricevuta una fattura elettronica è necessario assegnare un numero di protocollo e poi il numero progressivo IVA viene dato all’atto della registrazione (non è necessario che i due numeri coincidano). Proprio il numero di protocollo IVA è uno di quei metadati che deve essere riportato al momento dell’archiviazione. È fondamentale nel processo di conservazione che sia assicurata la perfetta consecutività delle registrazioni contabili rispetto ai documenti conservati, rispettando l’ordine cronologico per periodo d’imposta e senza soluzione di continuità.
Come si svolge il processo di conservazione delle fatture elettroniche
Entrando più nel dettaglio della normativa va detto, prima di tutto, detto che coloro vogliano fare conservazione delle fatture elettroniche sono tenuti a usare supporti di memorizzazione che garantiscano la leggibilità nel tempo. Perché la conservazione delle fatture elettroniche sia a norma, inoltre, il sistema utilizzato deve garantire che si abbia identificazione certa di chi ha creato il documento e dell’amministrazione o area organizzativa a cui egli appartiene; deve poi assicurare l’integrità del documento nel tempo e la reperibilità mediante chiavi di ricerca di tutte le informazioni identificative del documento stesso. Si tratta in gergo tecnico di salvare i metadati ossia di quelle informazioni che contraddistinguono i documenti, identificandoli in modo permanente, consentono, infatti, la memorizzazione dei meccanismi procedurali e tecnici di formazione, la descrizione del contesto di produzione, poi custodia e conservazione e i privilegi di accesso.
Nello specifico, il processo si articola in diverse fasi. Si inizia con la presa in carico della fattura elettronica da parte di una persona fisica o giuridica (chiamata, come anticipato, produttore) che si occupa di trasferire il contenuto del documento nel sistema di conservazione, formando così il pacchetto di versamento. Quest’ultimo va inviato in un formato predefinito e racchiude più oggetti da conservare (documenti e fascicoli informatici, aggregazioni documentali eccetera). Il sistema verifica che quanto prodotto sia coerente con le modalità stabilite dal Manuale di conservazione (il documento che riporta nel dettaglio la descrizione del processo di conservazione) e con i formati previsti dalla legge secondo l’Allegato 2 al D.P.C.M. 3 dicembre 2013. Superato tutto questo, viene generato il rapporto di versamento che attesta la presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento; tale rapporto deve includere: un riferimento temporale, specificato rispetto al Tempo universale coordinato – Utc che per convenzione corrisponde all’orario del meridiano di Greenwich; una o più impronte (sequenze di lettere e cifre che rende unico un file), calcolate sull’intero contenuto del pacchetto di versamento, in base a ciò che è stabilito nel Manuale di conservazione. Tutto il processo di conservazione della fattura elettronica ha termine con la preparazione e sottoscrizione, attraverso la firma digitale o la firma elettronica qualificata del responsabile della conservazione, del pacchetto di archiviazione. Quest’ultimo è una cartella informatica che viene memorizzata e deve contenere i file e i metadati necessari alla ricerca e cioè alla loro estrazione per chiavi di ricerca. Anche le fatture elettroniche devono essere conservate almeno 10 anni come accade per quelle cartacee, secondo quanto stabilito dal Codice civile.
SinCro UNI 11386:2010, lo standard a supporto del processo di conservazione
I criteri di base stabiliti dallo standard nazionale SinCRO UNI 11386:2010 riguardano la struttura di insieme dei dati a supporto del processo di conservazione e rappresentano un riferimento per il processo di conservazione sostitutiva dei documenti informatici, incluse quindi le fatture elettroniche. Essi garantiscono infatti l’integrità e la non modificabilità di quanto viene archiviato.
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