Estratto intervista ad un Customer & Solution Manager di Top Consult
Quali sono le caratteristiche che deve avere un software per la gestione documentale?
Come prima cosa la caratteristica principale è quello di essere un software intuitivo, immediato e ricordiamoci che dev’essere un software che deve aiutare l’utente nella sua quotidianità.
Un software di gestione documentale è un software,secondo me, che deve entrare all’interno dell’azienda ed essere uno strumento centrale.
Molto spesso a noi capita, nelle realtà che visitiamo, di trovare delle situazioni in cui la gestione dei documenti venga fatta o attraverso una struttura di cartelle su file system oppure ancora su raccoglitori all’interno di armadi.
Il software di gestione documentale deve consentire e deve porsi come accentratore di tutta quanta la documentazione prodotta all’interno dell’azienda.
Quali sono le differenze tra i diversi software per la gestione documentale presenti sul mercato?
Dunque, diciamo che da un punto di vista tecnico le tecnologie si equivalgono abbastanza, nel senso che bene o male tutti i sistemi di gestione elettronica dei documenti sono strutturati nello stesso modo, fanno le stesse cose.
Il valore aggiunto, secondo me, che deve avere un sistema di gestione documentale è leggere e aiutare i bisogni dell’utente. Il sistema di gestione documentale deve assumere un ruolo centrale all’interno dell’azienda; ed è per questo che deve avere le caratteristiche e le funzionalità necessarie affinché tutti i sistemi, tutti i software presenti in azienda, dal gestionale ai sistemi di progettazione siano in grado di poterlo alimentare e dialogare con esso.
Quali sono i punti di forza della vostra soluzione per la gestione documentale?
I principali vantaggi della nostra soluzione di gestione documentale sono innanzitutto l’esperienza.
Noi siamo sul mercato da più di 30 anni e durante questi trent’anni abbiamo sempre cercato di promuovere una soluzione innovativa.
Ricordo quella che era la versione 3 , che ha introdotto il primo modulo per il riconoscimento di file di testo, l’interpretazione degli spool, quella che è la versione 4 , la possibilità di interpretare i barcode piuttosto che andare a leggere all’interno di PDF testuali.
Con l’ultima versione, che è la versione 5 abbiamo cercato di seguire quello che è andare al passo coi tempi.
Questo vuol dire che abbiamo dotato la nostra funzione, non solo di un ambiente in cui si possa gestire i documenti, ma abbiamo introdotto anche il concetto di utente collaborativo, dove l’utente collaborativo è un utente che ha al centro della sua attività un sistema che gli consente di monitorare non solo i documenti ma organizzare e pianificare anche le attività quotidiane.
Quanto è importante l’integrazione con altri software già presenti in azienda?
La nostra soluzione prevede innanzitutto un alto grado di integrabilità.
Noi esponiamo verso l’esterno quello che è il nostro SDK e diciamo tutti i sistemi tutti i software si possono integrare, sfruttando il nostro SDK, sfruttando quelli che sono i nostri web services e, oltre ai Web services, possono interrogare e dialogare anche con noi sfruttando i metodi REST.
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