Quale tipologia di firma elettronica utilizzare per i documenti informatici della tua azienda?

Tipologia di firma elettronica, perché conoscere le differenze

Le caratteristiche tecniche che distinguono una tipologia di firma elettronica dall’altra hanno ripercussioni sul valore legale che viene attribuito ai documenti informatici sottoscritti. Per questa ragione, non tutti gli standard di firma possono essere applicati a tutti i generi documentali. Per fare un esempio, non è ritenuta valida la firma elettronica semplice in relazione a un contratto immobiliare. D’altro canto, utilizzare la siglatura con il più alto livello di sicurezza non è sempre la scelta più saggia, in quanto può risultare superflua o troppo costosa. Proprio per venire incontro alle esigenze degli utenti, la normativa prevede differenti generi di firma.

Facciamo tre esempi concreti:

• per inviare una semplice informazione a un contatto privato, dunque una missiva dal contenuto non particolarmente sensibile o strategico, basterà spedire una email scrivendo in calce il proprio nome, dunque utilizzando una firma elettronica semplice.

• Per inviare documenti per un concorso pubblico servirà invece la PEC – Posta elettronica certificata, che permette di sancire l’esistenza di un dato documento a un’ora e a una data precisi: dunque una firma elettronica avanzata.

• Per sottoscrivere un contratto d’affitto servirà uno strumento che renda il documento siglato equiparabile a una scrittura privata, attribuendo quindi pieno valore legale: per questo scopo serve la firma elettronica qualificata (declinata anche nel sottotipo della firma digitale).

Del resto, per sottolineare la varietà degli strumenti a disposizione, è bene ricordare che ogni giorno utilizziamo le diverse tipologie di firma elettronica, anche senza rendercene conto. Sono infatti firme elettroniche, per esempio:

• Semplice: la firma in calce a una email comune;

• Avanzata: la PEC – Posta elettronica certificata, il passaporto elettronico;

• Qualificata: la CNS – Carta nazionale dei servizi e Tessera sanitaria, CIE – Carta di identità elettronica.

Valore legale dei documenti e tipologie di firma elettronica

La scelta di una tipologia di firma al posto di un’altra va ponderata a seconda del livello di sicurezza e dal valore legale che si vuol dare al documento informatico da sottoscrivere. Le differenze sono date dalle caratteristiche intrinseche degli standard:

• Firma elettronica semplice: si tratta di un insieme di dati elettronici legati per associazione logica ad altri dati, che vengono usati per firmare. Il valore probatorio deve essere valutato a seconda dei casi da un giudice. Infatti, la firma elettronica semplice non assicura che il documento sia immodificabile o in qualche modo alterabile, non offrendo di conseguenza un elevato livello di sicurezza.

• Firma elettronica avanzata: si tratta di una tipologia di standard che, essendo caratterizzato da una connessione univoca con il firmatario, permette di identificarlo con sicurezza. Inoltre, consente di individuare le eventuali modifiche apportate a un documento. Di conseguenza, ha l’efficacia probatoria di una scrittura privata, ma tuttavia non è idonea a sottoscrivere documenti particolarmente delicati, come per esempio i contratti immobiliari.

• Firma elettronica qualificata: lo standard più sicuro tra le firme elettroniche, basato su un certificato che ne attesta l’autenticità. Consente senza alcun dubbio la riconducibilità della firma all’autore, permettendo la sua identificazione. Inoltre, è basata sull’utilizzo di una chiave pubblica e una privata, in possesso unicamente del titolare, per cui è praticamente impossibile contraffarla. Il livello di sicurezza è tale che questa soluzione inverte l’onere della prova: ciò significa che in caso il firmatario volesse disconoscere la sottoscrizione di un documento, dovrà preoccuparsi di fornire egli stesso le prove a supporto della propria ipotesi.

Tipologie di firma elettronica, per cosa usarle in azienda

Si potrebbe essere portati a pensare che allora valga la pena utilizzare la firma elettronica qualificata per tutto, togliendosi ogni preoccupazione relativamente al valore legale dei documenti che si producono in azienda. Non è tuttavia una strada vantaggiosa, ogni tipologia di firma ha i propri benefici se utilizzata nel giusto contesto. La firma elettronica qualificata è sì la più sicura, ma anche la più onerosa da ottenere. L’ideale sarebbe utilizzarla per i documenti più sensibili che richiedono tutele dal punto di vista legale, come contratti di lavoro, transazioni economiche, accordi aziendali.

La firma elettronica avanzata è molto più pratica e permette di attribuire un buon livello probatorio ai documenti, velocizzando e automatizzando i processi: si pensi per esempio al suo utilizzo, nella forma di una firma grafometrica con pennino e tablet nella segreteria o sportello di accoglienza della propria impresa o dello studio professionale. La firma elettronica semplice invece è utile in un contesto quotidiano, anche informale, per identificarsi quando non c’è la necessità di conferire valore legale.