In un mondo sempre più digitalizzato, la gestione dei documenti assume un ruolo cruciale in ogni settore. Oltre alla tradizionale forma cartacea, l’emergere del documento informatico ha suscitato nuove sfide e opportunità nell’ambito della conservazione e della validità legale dei dati.
Qualsiasi processo aziendale si basa su documenti, siano quelli necessari per assumere una persona o i disegni tecnici per costruire un prodotto, oltre ovviamente agli ordini dei clienti e alle richieste d’acquisto di materie prime così come alle fatture, ai DDT (Documenti di trasporto) e a tutto quel che occorre per la logistica.
Tali documenti possono assumere vari formati, tradizionalmente soprattutto il classico foglio di carta, ma anche registrazioni audio/video o per esempio messaggi di posta elettronica.
Sul sito di AgID è espressamente riportato che il CAD – Codice dell’amministrazione digitale -DLgs 82/2005 definisce il documento informatico come “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” in contrapposizione al documento analogico (“rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”). Inoltre, il Regolamento eIDAS n. 910/2014 identifica il documento elettronico come “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva”.
Con l’avvento di nuove tecnologie emergenti nel settore della gestione documentale, come l’implementazione sempre più diffusa di intelligenza artificiale e blockchain per garantire la sicurezza e la tracciabilità dei documenti, l’approccio alla conservazione e gestione dei documenti, sia cartacei che informatici, ha subito ulteriori e significative trasformazioni nell’anno in corso, portando a nuove sfide e prospettive nell’ambito della digitalizzazione aziendale.
Tutto quel che c’è da sapere sul documento analogico
Con documento analogico si fa riferimento a un oggetto che occupa uno spazio fisico e, tipicamente, si intende uno o più fogli di carta.
Da un punto di vista, più strettamente legale, un documento originale analogico è quello redatto in modo definitivo e autentico, contenente tutti gli elementi di informazione e garanzia del mittente e del destinatario e dotato di firma autografa.
Vi sono una serie di normative che regolano la gestione dei documenti analogici a seconda della loro tipologia, per esempio in merito a come devono essere costituiti, o al periodo obbligatorio di conservazione.
Recentemente entrato in vigore, anche il GDPR – Regolamento generale per la protezione dei dati, si è occupato dei documenti cartacei stabilendo, per esempio, per tutelare la privacy, di adottare misure di pseudonimizzazione come l’uso di numeri che sostituiscano il nome del proprietario di dati sensibili, la dotazione di soluzioni di archiviazione a scomparsa, la predisposizione di archivi con accessi riservati ad alcune figure professionali e non a tutti e così via.
Come è possibile creare il documento informatico
Vi sono diverse modalità in cui è possibile creare un documento informatico. In primo luogo, mediante strumenti software in grado di gestire i formati necessari a seconda del tipo di documento (pdf, tracciato .xml ecc.).
I documenti informatici possono, altrimenti, essere acquisiti per via telematica oppure da un supporto informatico, ma anche cartaceo.
Il documento informatico può anche essere frutto di memorizzazione in formato digitale di transazioni o processi informatici, oppure ancora mediante moduli disponibili online e, infine, per generazione o raggruppamento in via automatica di un insieme di dati (anche di più soggetti diversi) secondo una struttura predeterminata memorizzata in forma statica.
Per essere valido un documento informatico deve essere identificato in modo persistente e univoco, immodificabile e garantire integrità. Queste caratteristiche sono assicurate da una o più delle seguenti operazioni: apposizione di firma elettronica qualificata o avanzata, memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino specifici criteri di sicurezza e versamento a un sistema di conservazione.
L’immodificabilità è garantita dall’associazione di metadati, cioè di una serie di informazioni che identificano precisamente il documento e lo rendono riproducibile in modo preciso quando viene consultato.
Il documento informatico e il suo valore probatorio
Il valore probatorio di un documento cambia a seconda che esso sia senza firma, con firma elettronica semplice o con firma elettronica forte.
La definizione di firma semplice secondo eIDAS è «dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare», con essa, cioè, il firmatario cioè manifesta la sua volontà di firmare un dato contenuto.
La firma elettronica avanzata soddisfa i seguenti requisiti: è connessa unicamente al firmatario; è idonea a identificarlo; è creata mediante dati che il firmatario può usare sotto il proprio controllo esclusivo con un elevato livello di sicurezza; è collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l’identificazione di ogni modifica successiva.
La firma elettronica qualificata ha in aggiunta il fatto che può essere gestita su un dispositivo qualificato ed è basata su certificato elettronico qualificato.
Infine, è definita sempre dal CAD la firma digitale come «un particolare tipo di firma qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.»
Mentre la firma semplice, sul piano probatorio, è liberamente valutabile in giudizio, quando un documento informatico è sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale esso ha l’efficacia prevista dall’ art. 2702 c.c. (scrittura privata).
Documento informatico: le nuove Linee Guida vigenti dal 2022
Le recenti Linee Guida emanate da AGID sulla “formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” sono entrate in vigore in modo esclusivo a partire dal 1/1/2022 e dalla stessa data sono stati abrogati i precedenti provvedimenti su analoghi temi tra cui il DPCM 3/12/2013.
Le Linee Guida sono emanate in riferimento all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale e definiscono tra l’altro le caratteristiche dei sistemi di Conservazione Digitale, garantendo l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità sia dei documenti informatici che dei fascicoli di documenti informatici (aggregazione di documenti informatici).
Le Linee Guida definiscono i modelli organizzativi, i ruoli e le responsabilità distinguendo le figure del titolare dell’oggetto della conservazione, del produttore dei pacchetti di versamento, dell’utente, del responsabile della conservazione e del conservatore. E’ ribadito l’obbligo del Manuale della Conservazione all’interno del quale vengono definiti il processo della conservazione stessa, le modalità di esibizione e i formati più idonei per la conservazione. Grande attenzione inoltre è dedicata ai metadati che devono essere presenti e valorizzati in fase di conservazione ma che accompagnano il documento sin dalla sua nascita.
I sistemi di conservazione preesistenti, rimangono validi ma, a partire dall’ 1/1/2022, saranno applicabili esclusivamente le nuove regole tecniche.
Per la conservazione digitale la norma fiscale di riferimento resta il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17/06/2014 che ha semplificato le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – art. 21, comma 5 del CAD.
Infine, le ultime novità del CAD danno all’AgID significative responsabilità sanzionatorie. In seguito a richiesta di dati, documenti e informazioni, se si dovessero rilevare non conformità, l’ente può infliggere multe che possono andare da 10mila sino a 100mila euro.
Documento analogico e documento informatico, come gestirli
Detto tutto questo, il documento informatico rappresenta la base da cui partire per la digitalizzazione aziendale.
Ogni documento, che sia analogico o informatico, va conservato per un determinato periodo di tempo a seconda della normativa di riferimento per il proprio contenuto.
Grande differenza sta proprio nelle modalità di gestione e archiviazione dei documenti, quando si prediligono i supporti cartacei vanno predisposti appositi contenitori (e stabilite procedure di archiviazione e consultazione) in spazi adeguati, da persone qualificate e competenti in materia. In questo caso, la tecnologia può supportare il lavoro di costruzione dell’archivio per rendere più facilmente organizzabili e reperibili i contenuti.
Diversamente, i software di gestione documentale si prendono in carico l’intero processo di produzione (eventualmente dematerializzazione se l’organizzazione produce o riceve materiali cartacei), archiviazione e conservazione a norma nel pieno rispetto di tutte le normative vigenti.
Esistono anche fornitori, certificati e specializzati in quest’ambito, che possono occuparsi dell’intero processo, fornendo un servizio in outsourcing.
La comprensione approfondita delle differenze tra documento informatico e analogico è essenziale per adottare strategie di gestione documentale efficaci e conformi alle normative vigenti. L’evoluzione delle linee guida e l’accentuata responsabilità attribuita alle autorità competenti pongono l’accento sull’importanza di adattarsi e integrare soluzioni idonee per garantire la sicurezza, l’integrità e l’accessibilità dei documenti, elemento chiave per il progresso aziendale nell’era digitale.
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