La moda si evolve, cambia continuamente, rispecchia la società e ne segue i ritmi sempre più intensi. Le aziende protagoniste di questo settore devono necessariamente allinearsi a tali trend e rispondere alle richieste sempre più esigenti dei consumatori finali che vogliono velocità e personalizzazione sia dei prodotti e servizi sia della comunicazione con il brand.
In tali logiche la gestione dei fornitori di materie prime e i rapporti con i partner logistici sono sempre più delicati, è importante che vi sia costante aggiornamento, scambio di informazioni quasi in tempo reale e massima trasparenza.
A ciò si aggiunga il fatto che le aziende del fashion sono sollecitate anche dalla normativa (si pensi all’obbligo di fatturazione elettronica nel B2B) a utilizzare gli strumenti digitali per gestire i propri processi.
Gestione documentale per le aziende della moda: i vantaggi
I benefici derivati dall’uso di una piattaforma per la gestione documentale per un’azienda appartenente al comparto moda sono molteplici. Si va dai vantaggi che si verificano in qualsiasi organizzazione, ossia riduzione dei costi destinati a raccogliere e archiviare i dati a quelli specifici per il settore che riguardano, per esempio, la possibilità tracciare in modo puntuale i flussi merceologici o di automatizzare ove possibile gli scambi informativi riguardanti il trasporto. Si pensi, a quest’ultimo proposito, all’utilità della digitalizzazione dei DDT -Documenti di Trasporto– che promuovono una maggiore velocità nelle consegne e anche più sicurezza per gli addetti in quest’epoca funestata dalla pandemia Covid.
Utilizzare piattaforme software per la gestione documentale si traduce nella possibilità di avere alleati preziosi per una più efficace organizzazione dei dati e delle comunicazioni sia all’interno dell’azienda sia con partner e fornitori. La digitalizzazione permette, infatti, una efficiente archiviazione dei documenti che consente maggiore collaborazione tra gli addetti ai processi e una più facile ricerca delle informazioni anche ai non esperti di IT così come agli esterni alle imprese come, per esempio, i punti vendita da un lato e i consulenti e gli studi legali dall’altro.
Le soluzioni digitali per la gestione documentale consentono poi maggiori possibilità di monitorare i flussi per rendere più efficienti i processi interni, ma servono anche per creare database completi e aggiornati utili a fornire le informazioni necessarie per affermare la brand identity rispetto al consumatore finale garantendogli cioè una comunicazione personalizzata basata sull’intero bagaglio di conoscenza che l’azienda ha di lui, dei suoi comportamenti rispetto ai prodotti/servizi e alle sue preferenze.
Digitalizzazione delle aziende del settore fashion, ecco come
Adottare un sistema digitale per la gestione documentale significa procedere alla dematerializzazione di tutte le informazioni acquisite e conservate in formato cartaceo e organizzare dei flussi informativi basati esclusivamente sul digitale.
Non solo, sfruttando un software evoluto è possibile anche avere a disposizione strumenti di collaborazione e condivisione delle informazioni veloci e sicuri, ispirati ai social network e quindi all’immediatezza di trasmissione dei contenuti, ma allo stesso tempo caratterizzati dalla sicurezza tipica di una architettura enterprise. Una architettura sulla quale basare workflow che possano includere persone interne ed esterne all’organizzazione in maniera definitiva o temporanea a seconda delle esigenze.
Questo significa eliminare scambi di informazioni via mail, preferendovi la creazione di gruppi di lavoro che possono avere accesso a tutta la documentazione sempre aggiornata e completa di cui hanno bisogno per lavorare.
Per rendere ancora più fluidi i flussi di lavoro esistono strumenti che non solo consentono gestione smart delle pratiche, ma il disegno e l’organizzazione di workflow nel loro complesso. Questo consente di ottimizzare il più possibile i processi, di tenere sotto controllo e anche di inserirvi, ove possibile, automatismi.
Guardando al mondo del fashion, una piattaforma di gestione documentale oltre ad occuparsi degli scenari classici (amministrativi, ciclo attivo/passivo eccetera e poi personale, logistica) deve prendersi in carico quelli prettamente attinenti al proprio business, per esempio, tutto ciò che è relativo all’apertura e gestione dei punti vendita tradizionali e in franchising così come all’e-commerce e poi l’organizzazione di sfilate ed eventi, la gestione apertura/chiusura cassa, ma anche tutto quel che riguarda gli uffici styling e tutela marchi. Più nello specifico, per quanto riguarda la prima area d’azione il lavoro si concretizza nel raccogliere i materiali relativi alle opportunità riguardo l’area in cui aprire lo store e nel raccogliere autorizzazioni, permessi, contratti per il negozio e l’eventuale franchisee. Un sistema documentale facilita la messa a fattor comune e la conservazione della documentazione che può essere anche firmata digitalmente per abbreviare i tempi. Lo stesso vale per immagini, foto, video degli eventi (oltre alla contrattualistica necessaria per affittare le location).
Listini, cataloghi brochure possono poi essere messi a fattor comune nel documentale perché vi accedano tutti gli attori dei canali di vendita sul territorio come per quelli online.
Ancora, disegni tecnici o bozzetti e figurini possono essere raccolti per ottimizzare i processi produttivi.
Ugualmente, sul fronte contenziosi e plagi il documentale può racchiudere oltre a brevetti e marchi, pareri legali in modo che l’azienda in caso di problematiche, rendendoli facilmente disponibili, agevoli il lavoro dei team.
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