La RPA – Robotic Process Automation è prerequisito imprescindibile per compiere il percorso che conduce alla costruzione di un’azienda digitale, ma la tecnologia non basta. Automatizzare i processi, infatti, significa entrare in merito all’organizzazione e alle attività svolte da ciascun addetto vi appartenga e instaurare delle politiche generali e condivise tese a un’ottimizzazione complessiva e all’aumento della produttività. Tempi e costi che occorrono per implementare la RPA dipendono quindi da molteplici fattori, a partire dalle operazioni di analisi organizzativa, per arrivare alla gestione delle risorse umane coinvolte e alla ridefinizione dei carichi di lavoro.
Cosa fare per implementare la RPA
La Robotic Process Automation può e deve svolgere un ruolo di catalizzatore per la digital transformation. Portare automazione in azienda vuole dire avere ben presenti gli obiettivi comuni per poi individuare gli strumenti più opportuni per centrarli.
D’altra parte, deve essere noto quali possano essere le potenzialità della RPA senza sottostimarla né sovrastimarla, limitandosi a capire il valore che può generare nel proprio contesto. A questo proposito, non bisogna dimenticare una seria valutazione anche dell’ambiente IT e della possibile compatibilità o meno delle soluzioni che si vogliono introdurre.
Risulta immediatamente chiaro quindi che premessa fondamentale all’implementazione della RPA è una visione globale e condivisa del business aziendale in modo che sia possibile stabilire gli ambiti in cui agire e le priorità sulle quali impegnarsi.
A tale proposito possono risultare utili soluzioni di process mining e task mining che delineano come vengono svolti i processi sia lato software sia dal punto di vista dell’operatività dei lavoratori. L’output di questi software sarà di supporto ai decisori per capire dove e come intervenire.
Può, inoltre, essere utile partire con un progetto pilota per poi estendere la tecnologia ad altre aree.
Va ricordato che qualsiasi processo venga impattato dalla RPA sarà basato su informazioni (siano esse le anagrafiche clienti, le fatture eccetera) che sono soggette alle leggi sulla sicurezza e protezione dei dati, anche i robot software che si vorranno usare devono quindi essere formati per la compliance.
Per comprendere, poi, se e quanto saranno efficaci gli interventi è doveroso definire anche metodologie di misura degli effetti del cambiamento, essi possono essere di natura qualitativa (velocità, maggior soddisfazione dei dipendenti eccetera) e quantitativa (aumento della produttività, risparmio sui costi e così via).
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Tutti i costi della RPA e i risparmi che promuove
I robot software sono sviluppati per essere integrati in modo semplice e veloce negli ambienti tecnologici presenti nelle aziende, nella RPA ogni bot ha una sua workstation virtuale e lavora come se fosse una risorsa umana eseguendo azioni e controlli analoghi a quelli che farebbe una persona ma tutto virtualmente. Si tratta di una caratteristica molto preziosa ai fini di un ridotto intervento di personale e di un’elevata velocità di realizzazione dei progetti. Quando si introduce la RPA non serve infatti modificare l’infrastruttura tecnologica e in media il tempo di implementazione può essere tra 1 o 2 mersi, per ottenere ROI -Return on investment in breve tempo, entro i 6 mesi. Tale ROI sarà tanto più alto quanto più sono complessi e critici i processi automatizzati.
Detto questo, le spese che bisogna mettere in conto adottando tecnologie RPA sono relative a:
- acquisto delle licenze;
- creazione di postazioni di lavoro VDI – Virtual desktop infrastructure;
- configurazione dei sistemi (il che implica l’inserimento a sistema di tutte quelle regole che caratterizzeranno l’attività che il software deve svolgere);
- gestione della parte del flusso di lavoro assegnata alla macchina: ossia fornirle i documenti di cui ha bisogno, le fonti di dati e informazioni cui fare riferimento e così via.
Per quanto riguarda l’ammortamento di queste tecnologie, è stimato che sia di breve periodo, mediamente inferiore all’anno.
Per quanto riguarda, invece, la manutenzione può servire predisporre un programma di manutenzione proattiva per evitare spese legate alle inefficienze riconducibili a guasti software oppure alle necessità di aggiornamento. Ugualmente vanno indirizzate al meglio le attività di adeguamento dei processi man mano che se ne presenti l’esigenza in modo che comunque siano strutturati e non compiuti in seguito a emergenze.
In generale, uno degli obiettivi da perseguire una volta avviato il progetto è quello di mantenere il più basso possibile lo scostamento tra il valore di risparmio stimato e quello davvero ottenuto.
Perché è importante scegliere il partner giusto
Costi delle licenze, possibilità di scalabilità del software e concreta capacità di soddisfare i bisogni del proprio business anche in termini di supporto al disegno e implementazione della soluzione di RPA: sono i criteri fondamentali da tener presenti quando si sceglie il fornitore al quale affidarsi.
Avere come partner un fornitore trasparente, che permetta di avere ben noti i costi/benefici determinati dalla RPA consente all’azienda di approcciare la trasformazione con fiducia e con la consapevolezza necessaria per applicare l’automazione dove concretamente possa portare vantaggi (aiutando a identificare i fabbisogni di partenza e di conseguenza le corrette soluzioni che vi corrispondano) e di non crearsi aspettative che poi possano essere disilluse.
Sulla base della propria esperienza in contesti più o meno simili, il partner aiuterà poi a descrivere il modello più efficace per far collaborare in modo proficuo risorse software bot e persone.
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