La digitalizzazione dei processi aziendali è un concetto complesso che fa riferimento a molteplici aspetti, organizzativi, manageriali, culturali e che va gestita in base alla tipologia di azienda, alla filiera in cui opera e così via. Certo è che le tecnologie digitali sono indispensabili per attuare quel profondo cambiamento che consente alle organizzazioni di essere più competitive, ma bisogna identificare quali sono le principali da adottare, quelle da cui partire per poi via via aggiungerne in modo da consolidare il proprio percorso di digital transformation.
Digitalizzazione dei processi aziendali, i presupposti fondamentali: mobility e cloud
Per impostare processi che siano ottimizzati dal punto di vista dei tempi e della gestione di risorse e competenze è importante non porre limiti geografici all’attività, pensando di racchiuderla nelle mura di un ufficio o di una sede: i vari profili professionali devono essere posti nelle condizioni di lavorare sempre e ovunque implementando per loro strategie di mobility, questo ormai è un pre requisito fondamentale per assicurare efficienza e rendere più produttiva l’azienda.
Ugualmente, generare valore reale dalla trasformazione digitale dei processi significa porre l’azienda in condizione di accedere a tutte le informazioni necessarie allo svolgimento delle attività in tempo reale. Questo è possibile sfruttando il cloud grazie al quale i dati sono accessibili in qualsiasi luogo. Utilizzare Strumenti in cloud, inoltre, permette di ridurre i costi gestione dell’IT, aumenta le possibilità di integrazione e interoperabilità dei sistemi, rende più flessibile l’utilizzo dei software stessi cui si può accedere in base al concreto bisogno.
Ecco qual è il primo passo per la digitalizzazione delle imprese: la gestione documentale elettronica
I documenti (e le informazioni in essi contenuti) rappresentano un patrimonio preziosissimo per tutte le organizzazioni ed è basilare che esso sia reso disponibile in modo immediato a tutti coloro debbano attingervi, ovunque essi si trovino, pensiamo per esempio a un collaboratore di una filiale cui serva consultare documenti appartenenti alla sede centrale. Impostare un sistema di gestione documentale digitale significa poter contare su un archivio potenzialmente infinito, che contiene i documenti digitali indicizzati, archiviati e catalogati in modo da poter essere recuperati in modo rapido, possibilmente, mediante chiavi di ricerca intuitive (esistono strumenti software molto duttili che consentono di impostare vari criteri di organizzazione dei documenti per renderli poi facilmente rintracciabili).
L’azienda paperless: ecco come digitalizzare i contratti e conservare digitalmente i documenti
Le organizzazioni sia pubbliche sia private subiscono varie spinte che le inducono ad abbandonare la carta completamente, vi è quella normativa (pensiamo all’obbligo di fatturazione elettronica o di gestione degli ordini tramite NSO – Nodo smistamento ordini per gli enti e le imprese che servono il sistema sanitario nazionale) e, inoltre, altrettanto potente, il desiderio di risparmiare sui costi.
Un’azienda paperless risponde a queste esigenze ma per costruirla bisogna anche evitare di dover prendere in mano la penna, ciò è possibile adottando soluzioni che consentano la firma digitale a norma in modo di poter arrivare a digitalizzare anche i contratti dando loro validità legale.
Fatto ciò non resta che servirsi di un tool per la conservazione digitale che rispetti le regole tecniche imposte dalla normativa vigente per quanto riguarda fatture clienti e note di credito, fatture fornitori digitali e cartacee, libri sociali e registri contabili, cedolini, Libro Unico del Lavoro e Cu, ma anche ordini, posta elettronica certificata (PEC), cartelle cliniche e quant’altro l’articolo N.2220 del Codice Civile impone di conservare.
Soluzioni di gestione documentale collaborative: ecco perché
Secondo una recente ricerca McKinsey i dipendenti e collaboratori spendono il 28% del loro tempo gestendo la posta elettronica, ovvero scrivendo o leggendo messaggi e-mail. Evidentemente si tratta di una perdita di tempo, ma il problema della posta elettronica non è solo questo. Per sua stessa natura, ogni messaggio di posta elettronica è proprietà del mittente che lo ha composto e del destinatario o destinatari che lo hanno ricevuto. Se in determinati processi intervengono altri attori, se a distanza di tempo serve recuperare informazioni (magari quando un collaboratore non è più in azienda) è molto difficile ricostruire gli eventi e si corre il rischio di perdere scambi di comunicazioni per sempre.
Utilizzare un software di gestione documentale collaborativo vuol dire introdurre in azienda un nuovo modo di lavorare, mettendo a disposizione strumenti più agili, per esempio, per creare gruppi di lavoro, per allestire bacheche che offrano la possibilità di tenere monitorate le attività, per impostare la trasmissione di notifiche e alert che possono essere ricevuti sul PC, ma anche su device mobili.
Questi particolari strumenti favoriscono una gestione collaborativa delle pratiche e, nel caso di processi particolarmente articolati, permettono di integrare in modo automatico pratiche e flussi documentali semplificando l’attività degli utenti. Tutto, naturalmente, è poi tracciabile e memorizzabile in modo che ciascun attore dei processi possa sempre verificare cosa è accaduto, l’andamento in real time del workflow e nel caso intervenire su anomalie.
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