La dematerializzazione in verità non è che il primo passo per un percorso green davvero completo. Nella strategia di Top Consult la dematerializzazione e, in generale, la gestione documentale elettronica sono le fondamenta su cui si fonda quella logica paperless che deve rivoluzionare l’intera cultura aziendale in un quadro di maggior efficienza complessiva.
La piattaforma TopMedia Social NED, sfruttata appieno, è dunque molto più che un software documentale e rappresenta una preziosa opportunità per rivedere processi e attività al fine di innalzare i propri risultati di business a 360 gradi.
Dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti, ecco perché l’azienda deve essere paperless
La dematerializzazione consiste nel trasformare i documenti da cartacei a digitali, sostituendo gli archivi fisici e man mano introducendo processi e flussi di lavoro che eliminino il ricorso alla carta o, quanto meno, lo riducano al minimo. Arrivare alla completa digitalizzazione dei documenti significa realizzare un’azienda paperless che adotti tutti gli strumenti a disposizione in piattaforme documentali evolute, quali TopMedia Social NED, che consentono di gestire protocollazione, classificazione e fascicolazione, firma elettronica e conservazione digitale a norma.
I motivi per cui un’azienda dovrebbe lavorare in questo modo sono tantissimi e vanno dal risparmio economico riconducibile a costi di stampa, carta, predisposizione degli spazi per gli archivi, alla maggior velocità di gestione e precisione dei documenti (e quindi aumento di produttività degli impiegati), all’aumento della collaboration tra vari settori aziendali, alla possibilità di aumentare la produttività, mediante un’efficace distribuzione delle informazioni.
Il percorso di digitalizzazione documentale ha come traguardo anche una maggiore attenzione all’ambiente
Se il valore del paperless dal punto di vista ecologico è immediatamente intuibile pensando alla carta e all’uso di toner e stampanti, non si possono trascurare ulteriori benefici derivanti da dematerializzazione e digitalizzazione in ottica green.
Basti pensare a strumenti ormai di uso comune quali la PEC – Posta elettronica certificata che annulla la necessità di fare raccomandate (e quindi elimina anche la carta a questo proposito e tutti i tradizionali processi postali comunque legati a carta e stampa). Più in generale la possibilità di apporre firme digitali e sigilli elettronici fanno si che non ci sia più bisogno di recarsi in ufficio, dal cliente, dal fornitore, in banca per siglare contratti o avere autorizzazioni formali dall’azienda. Ciò significa non solo essere più rapidi nei processi, ma anche avere un minore impatto sull’ambiente.
La stessa cosa vale nel momento in cui si attivano gruppi di lavoro che sono composti da persone operative in sedi distanti tra loro, oppure che includono consulenti/professionisti esterni all’impresa. Tutti possono attingere ai documenti, modificarli e condividere real time come se lavorassero nello stesso ufficio, rendendo meno necessario effettuare trasferte con tutti i costi ambientali che queste determinano.
Tra gli obiettivi di Top Consult anche la sostenibilità sociale
Adottare TopMedia Social NED, secondo l’intento dei suoi sviluppatori, consente di promuovere in azienda modelli di lavoro che si inseriscono in strategie di sostenibilità sociali, sempre più importanti nelle società odierne.
Primo fra tutti, come non evidenziare l’importanza dello smart working. In occasione della pandemia tutte le aziende hanno potuto toccare con mano quanto fosse importante avere a disposizione quel che occorreva per lavorare (tipicamente tutti i documenti aziendali) dalle proprie abitazioni. Sperimentato l’inalterato livello di produttività (anzi spesso la maggiore produttività delle persone) le aziende si stanno interrogando su quanto e come mantenere questa possibilità di lavoro. Si tratta di garantire la possibilità di meglio bilanciare vita privata e professionale, di avere un’opportunità in più per attrarre e fidelizzare i talenti e, in generale, di offrire un ambiente di lavoro che rispetti le esigenze dei singoli.
Inoltre, avere facilmente a disposizione tutto il materiale aziendale, incluse brochure, depliant informativi, organigramma e così via è molto utile per mantenere aggiornato il personale così come per formare più velocemente le nuove persone, di nuovo, assicurando loro un ambiente più coinvolgente e inclusivo.
Instaurare flussi di lavoro documentali digitali ha un effetto decisamente positivo anche con i partner di filiera che potranno verificare maggiore trasparenza. Le aziende che cooperano tra loro avranno modo di creare un ecosistema sicuro in cui scambiarsi informazioni e poter essere rapidamente reattivi nello sfruttare picchi di domanda del mercato o nell’identificare nuovi trend.
Top Consult è accanto ai propri clienti per aiutarli a ridefinire i propri processi alla luce di tutti questi principi. La società vanta referenze in numerosi settori ed è in grado di mettere in campo competenze sia tecniche sia normative per aiutare realtà di qualsiasi dimensione a compiere il proprio percorso di digitalizzazione. Un vero e proprio viaggio che può partire dalla necessità di rispettare le normative (si pensi alla digitalizzazione dei documenti fiscali) per arrivare alla realizzazione di una azienda che riesca a lavorare bene al proprio interno e con clienti e fornitori, ma anche essere vincente sui fronti green e sostenibilità.
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