I benefici che derivano dall’uso di un software documentale sono molteplici e arrivano a toccare quel vasto tema che riguarda il green e, più in generale, la sostenibilità ambientale e sociale. E questo non esclusivamente in riferimento al risparmio di carta e toner che un sistema elettronico di gestione dei documenti può generare nelle aziende, ma anche in termini di ottimizzazione dei processi e del supporto allo svolgimento delle attività in un’ottica di sempre maggiore efficienza.
Perché adottare un software documentale, i vantaggi principali
Digitalizzare la gestione documentale, mantenendo elettronici i documenti (tipicamente prodotti dal gestionale o ricevuti da clienti e fornitori) su cui si basa il business, lungo tutto il loro ciclo di vita sino alla conservazione a norma si traduce nella preziosa possibilità di annullare, o ridurre al minimo, il bisogno di carta, stampanti e di tutti i consumabili (oltre al costo delle macchine stesse e della loro manutenzione). Ugualmente, usando sistemi software si può utilizzare la posta elettronica certificata invece della tradizionale raccomandata. In tali scelte risultano immediatamente evidenti i risparmi economici ai quali si possono aggiungere quelli relativi agli archivi fisici e l’utilità del digitale per minimizzare i tempi di gestione delle pratiche.
Non sono neppure da trascurare, inoltre, gli effetti della digitalizzazione sull’intera organizzazione che, impostando regole per organizzare il fluire dei file, delinea processi standardizzati e può focalizzare la propria attenzione sulla possibilità di automatizzare determinati compiti semplici, riducendo, per esempio, all’essenziale il data entry manuale, rendendo autonomi i sistemi nello scambio di dati per far funzionare le applicazioni.
I software, inoltre, supportano le imprese nel loro impegno nel rispettare le normative generali e delle policy interne. Per esempio, è possibile impostare un flusso di lavoro che si blocca nel momento in cui non si siano raccolti tutti i dati necessari, oppure le firme e le autorizzazioni imprescindibili o si possono stabilire le regole di accesso e riservatezza alle informazioni e così via.
In che modo la dematerializzazione aiuta l’ambiente
Nella scelta di abbracciare la rivoluzione paperless da parte delle aziende si ravvisa la volontà di rendere efficienti le risorse e i processi, ma non ci si limita a questo. Le organizzazioni, infatti, sono sempre più attente anche all’impatto ambientale della propria attività e un ridotto consumo di carta e materiali per la stampa ha indubbi effetti positivi.
Lo stesso vale rispetto alla trasformazione del modo di cooperare riconducibile all’uso del digitale che rende inutili gli spostamenti per accedere agli archivi, per portare ordini, condividere progetti, apporre firme autografe ormai sostituibili da firme digitali che ne hanno il medesimo valore legale e probatorio.
In ultima analisi, la digitalizzazione dei documenti agevola la possibilità di fare smart working ed elimina la necessità di vedersi in uno stesso luogo tra componenti di team di lavoro dislocati su più sedi o tra partner di filiera.
I benefici in ottica di sostenibilità sociale e green determinati da un software documentale che aumenta la collaboration
Rendere completamente digitali i processi e i flussi di lavoro ha effetti benefici anche sulle modalità di lavoro. Per esempio, consente di regolarizzare gli scambi comunicativi e fare sì che tutte le persone appartenenti a un team siano sempre aggiornate sulle attività alle quali stanno partecipando senza incontrarsi fisicamente, aumentando al tempo stesso la soddisfazione e la qualità del lavoro di ciascuno. Questo vuol dire accrescere la produttività e rendere più collaborativi dipendenti e addetti (sia interni sia esterni alle aziende) a un determinato task, rimuovendo le barriere che separavano i vari dipartimenti aziendali, ma anche promuovere nuovi modelli di attività in gruppo (e di formazione) all’insegna di una più agevole condivisione del patrimonio di conoscenza aziendale.
Le aziende che mettono a fattor comune i propri dati in un database centralizzato e si affidano a un motore documentale capace di sollecitare l’attenzione degli utenti sulle informazioni importanti per loro, generano un maggior coinvolgimento delle persone e fanno sì che esse si sentano parte della realtà aziendale. Questo rappresenta un elemento di fidelizzazione e di employee engagement che aiutare a creare un ambiente di lavoro attrattivo per i nuovi talenti e inclusivo per gli ultimi arrivati.
I software di gestione documentale, poi, contribuiscono a delineare un’immagine di trasparenza dell’azienda nei confronti di clienti e fornitori, trasmettendo fiducia e, di nuovo, esprimendo la capacità sia di creare situazioni di lavoro confortevoli sia di essere reattivi ai mutamenti di mercato e della domanda grazie a un costante allineamento tra tutte le parti attive in un certo processo di produzione e distribuzione.
È fondamentale ricordare che affinché un software di gestione documentale agisca in maniera efficace in azienda e venga sfruttato appieno, il fornitore di tecnologia deve rappresentare un vero e proprio partner. Un produttore di software che abbia referenze attive in più comparti industriali, che possa vantare competenze oltre che tecniche e di processo anche legali, è un supporto importantissimo per costruire processi e flussi documentali ad hoc per ciascuna impresa o ente, nel pieno rispetto delle sue peculiarità.
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