Tantissimi processi aziendali in molteplici dipartimenti si basano sulla stipula di contratti. Troppi ancora prevedono una gestione cartacea di questi ultimi, o quanto meno ibrida.
I contratti di fornitura, di acquisto, quelli che regolano i rapporti con dipendenti e collaboratori e così via sono ormai sempre prodotti come file digitali ma poi vengono stampati, firmati, magari re-inviati ad altri che devono contro firmare o comunque definitivamente riceverli. Il tutto crea un processo farraginoso che comporta più passaggi, occasioni suscettibili di ritardi, ed espone l’organizzazione a rischi di errori e dimenticanze. La digitalizzazione è un’arma infallibile che supporta le organizzazioni nel compiere la rivoluzione definitiva: abbandonare carta e inchiostro (sia della penna, sia della stampante).
Qui di seguito i 4 step da compiere per innovare i processi e per realizzare contratti telematici assolutamente equiparabili a quelli cartacei.
1. Analizzare i contratti per procedere alla loro digitalizzazione
Il primo passo da effettuare per avviare il processo di digitalizzazione dei contratti è compiere una verifica dei documenti che si intende rendere digitali. E di conseguenza stabilire quali sono i processi, relativi alla loro stesura, condivisione e firma, che devono essere innovati.
Per disegnare le nuove procedure è, infatti, necessario prima di tutto capire come le attività sono state sempre svolte e cioè: in che modo sono prodotti i contratti, chi li riceve, in quali formati, quali collaboratori devono averne accesso per le verifiche e chi dà le autorizzazioni.
2. Ridisegnare i processi
In base ai dati raccolti nella fase precedente è possibile disegnare i flussi che consentono la creazione e completa preparazione dei vari contratti in maniera totalmente digitale.
I software documentali consentono di predisporre ciascun passaggio in modo che possa essere accessibile solo in seguito alla corretta implementazione di quello precedente. Esattamente come succedeva in formato cartaceo, si delineano i modelli che occorrono per raccogliere tutte le informazioni e poi si individuano i decisori che servono per far avanzare la pratica.
Si stabilisce quindi quali sono i dati necessari ed è possibile istruire il software per far sì che senza tali dati il processo si blocchi.
Dopodiché, individuati tutti i soggetti coinvolti nel contratto si imposta un workflow per cui ciascuno di loro riceva il documento (tipicamente mediante notifiche su una app, oppure instant messaging) e possa modificarlo, oppure solo leggerlo a seconda delle prerogative di ogni addetto.
3. Scegliere i firmatari e la tipologia di firma
A questo punto il contratto è pronto per essere firmato. Tradizionalmente il documento redatto viene messo nel libro firma e portato nei vari uffici, mandato al cliente o fornitore del caso per essere poi rispedito siglato e così via.
Con uno strumento elettronico sarà sufficiente individuare tutte le figure che devono apporre la firma ed eventualmente fissare delle priorità. Per ogni contratto, poi, si deciderà quale tipologia di firma elettronica serve affinché lo stesso abbia il valore probatorio desiderato.
4. Conservare a norma i documenti digitali
Tutti i documenti, e a maggior ragione i contratti, devono essere conservati per un certo periodo di tempo a seconda della loro tipologia e di quanto prescrive la legislazione.
La conservazione a norma di un documento digitale (secondo quanto fissato dalle normative vigenti) è il processo che gli assicura la totale validità legale e gli conferisce efficacia giuridica pari a quello cartaceo.
Più nello specifico, per quanto riguarda l’Italia, l’AgID – Agenzia per l’Italia digitale, la conservazione è l’attività volta a proteggere nel tempo gli archivi di documenti informativi. Ed è l’Agenzia stessa ad aver enunciato i modi operativi perché questo si realizzi, in quanto ha fornito indicazioni che includono modelli organizzativi, i profili professionali da coinvolgere e, naturalmente, le regole tecniche da osservare.
I vantaggi della digitalizzazione dei contratti per le aziende
Vi sono varie ragioni operative e strategiche che conducono alla scelta di digitalizzare i contratti, ma tutte si possono riassumere in tre parole: semplicità, velocità e sicurezza.
I file sono più facili da gestire in mobilità (pensiamo alla possibilità di siglare un ordine direttamente durante una visita presso il cliente), offrono un’immagine più evoluta dell’organizzazione, garantendo la possibilità di dar immediatamente seguito alle decisioni prese (siano esse relative a processi interni o alla gestione dei rapporti con i fornitori o i clienti).
Inoltre, come si è visto, un sistema di gestione elettronica documentale può essere istruito con tutte le caratteristiche che ciascun contratto deve avere e quindi si può far procedere solo file completi, opportunamente stilati. E questo mette al riparo l’azienda dal rischio di avere documenti incompleti o sbagliati, diminuendo drasticamente il pericolo di esporsi a contenziosi.
Come sempre quando si tratta di automatizzare i processi, anche nel caso della digitalizzazione dei contratti, l’organizzazione beneficerà di risparmio di tempo e risorse.
Ampliando il punto di vista, i contratti digitali possono e devono diventare parte attiva della digitalizzazione di tutto il processo di cui sono protagonisti. Digitalizzare documenti delicati come i contratti significa abituare impiegati e top management a nuovi modi di operare che man mano permeano tutte le attività. Non solo.
Questa spinta all’innovazione si può imprimere anche al di fuori del perimetro aziendale, portando il nuovo anche nelle imprese dei fornitori e dei partner di filiera.
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