La digitalizzazione dei documenti può toccare tantissimi ambiti aziendali: svolgere un’attività di business implica, infatti, intrattenere molteplici relazioni con clienti, fornitori, partner di filiera, inclusi gli operatori logistici e così via. Tutti questi rapporti sono tenuti mediante documenti, siano essi ordini di fornitura, documenti di trasporto, fatture eccetera.
La digitalizzazione delle informazioni però non si deve limitare alla sostituzione della carta, è importante tenere presente che l’adozione di strumenti digitali inaugura e promuove nuove opportunità di sviluppo del lavoro.
Il vero valore aggiunto del digitale è permettere armonizzazione nelle relazioni, immediatezza negli scambi di contenuti e quindi maggiore collaborazione tra team, velocità di risposta al mercato e trasparenza di gestione.
Digitalizzazione dei documenti quando e perché
Semplificare l’organizzazione e risparmiare sui costi, sono le due leve fondamentali sulle quali le aziende fanno forza per impostare il loro percorso di digitalizzazione, ma si deve e si può andare oltre.
E ciò accade quando nelle aziende ci si rende conto di avere bisogno di adottare stili lavorativi diversi (si pensi allo smart working e alle necessità di modalità di partecipazione e condivisione di informazioni in spazi di lavoro non tradizionalmente limitati all’ufficio) così come di innovare le proprie capacità di interazione con i consumatori integrando, per esempio, i canali digitali come strumenti di comunicazione.
Questi ultimi permettono di raccogliere informazioni preziose visualizzabili in report che, ovviamente, per loro natura, sono digitali; se essi sono inseriti in workflow digitali determinano una serie di benefici in azienda.
Un esempio a questo proposito è relativo al marketing, dove l’aggiornamento dei dati può avvenire sfruttando l’automazione dei software al fine di costruire database aggiornati in tempo reale e sempre profilati, in grado di presentare riferimenti di potenziali clienti o nominativi sui quali lavorare per aumentare la fidelizzazione.
Dalla digitalizzazione dei documenti alla digitalizzazione dei processi amministrativi e organizzativi
Integrare nell’organizzazione la digitalizzazione documentale, significa andare oltre al passaggio dall’analogico al digitale e prendere coscienza della necessità del cambiamento anche a livello organizzativo, sfruttando così le reali opportunità delle tecnologie, aumentando l’efficienza delle singole operazioni effettuate, con l’obiettivo finale di individuare e mettere a frutto tutte le opportunità di miglioramento più generali.
Per esempio, una gestione razionalizzata dei flussi comunicativi (favorita dalla digitalizzazione di tutti i documenti) si traduce in un utilizzo dinamico delle informazioni e nella possibilità di digitalizzare i processi organizzativi nel loro complesso.
E prima di tutto, avere a disposizione tutti i dettagli relativi all’attività aziendale significa poter distribuire gli incarichi in maniera corretta, assegnare le priorità e, di conseguenza, aumentare le qualità di prodotti/servizi offerti e quindi la customer experience.
Esempi di progetti di digitalizzazione aziendale
Ogni azienda è caratterizzata da una catena del valore diversa rispetto alle altre, che dipende dal settore di appartenenza, dalle sue dimensioni, dalla filiera in cui è inserita eccetera.
Ciascuna organizzazione nel proprio processo di digitalizzazione aziendale deve quindi prima di tutto individuare quali possano essere le attività sulle quali intervenire con azioni di digitalizzazione che contribuiscano a innalzare efficacia ed efficienza.
Per esempio, in un’azienda manifatturiera potrebbe essere particolarmente utile automatizzare gli ordini ricorrenti, i software infatti possono intervenire in autonomia con il rifornimento di materiale nel momento in cui sono ricevuti e messi a sistema gli ordini.
D’altra parte, realtà che lavorano nell’ambito dei servizi possono aver bisogno di ottimizzare il processo di presa in carico degli appuntamenti in modo da pianificare al meglio gli orari dei collaboratori.
Più in generale, adottare una filosofia di gestione documentale collaborativa può arrivare a beneficiare l’intero ciclo di vendita, da quando si presenta e viene intercettata un’opportunità di business a quando e come viene gestita, passando per tutte le approvazioni necessarie per arrivare alla finalizzazione di una proposta che possa concretizzarsi in un ordine che dà il via internamente alla produzione.
La vendita stessa che si conclude con la fatturazione del bene/servizio commercializzato può avvenire mediante un processo completamente digitalizzato coinvolgendo tutti gli attori, dalla produzione sino all’amministrazione che emette la fattura e all’ufficio logistico che si occupa dei documenti di trasporto.
Digitalizzazione documentale, le nuove frontiere
Intelligenza artificiale e blockchain sono le principali tecnologie che stanno innovando il concetto di gestione documentale.
Un esempio in questo senso è rappresentato dagli smart contract, che possono cioè essere redatti direttamente dalle macchine (e in grado di eseguirsi da soli) dotate di tecniche di AI e apprendimento automatico, in tempi brevissimi.
Non solo, tali contratti sono sicuri perché sono progettati con regole che consentono loro di verificare direttamente l’esistenza di tutte le condizioni necessarie per poi essere applicati e sfruttano la tecnologia della blockchain, per garantire massima protezione dei dati e dell’autenticità (a tale proposito la blockchain nel documentale è utilizzata per affrancare il file con una marca temporale univoca, avere la possibilità di tracciare tutte le eventuali modifiche eccetera).
Parallelamente si andrà sempre più verso l’intelligent data processing.
Si tratta di una branca dell’intelligenza artificiale in cui le aziende italiane stanno investendo in modo particolare (l’Osservatorio Artificial Intelligence del Politecnico di Milano indica che le azioni finalizzate all’introduzione di Intelligent data processing rappresentano la principale tipologia di progetti AI ottenendo il 33% della spesa complessiva destinata all’AI). La qualità dei dati è infatti un aspetto sempre più importante per le aziende che, a partire da documenti e informazioni corrette e aggiornate, devono costruire strategie che le rendano il più possibile competitive sul mercato.
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