Le aziende, sotto la pressione delle normative tese a ridurre burocrazia e inefficienze (si pensi, per esempio, alla fatturazione elettronica obbligatoria così come all’uso dell’NSO – Nodo smistamento ordini) e della necessità di ottimizzare i costi, stanno sempre più implementando strategie di digitalizzazione dei documenti. In tale contesto gli strumenti per la gestione del workflow documentale rappresentano un alleato prezioso perché consentono in primo luogo di facilitare la creazione, organizzazione e condivisione dei dati; di innalzare il livello di sicurezza degli accessi alle informazioni; di diminuire il rischio di errori o smarrimenti e, infine, di porre una solida base per la digitalizzazione dei processi, da quelli amministrativi all’intera supply chain, sino a quelli relativi all’ambito human resource.
L’ottimizzazione di tutti i processi, naturalmente, si ripercuote positivamente sui risultati dell’intera azienda generando aumenti di produttività e profitti.
Il significato del workflow documentale
Il workflow documentale consiste nel definire precisamente un processo, basandolo su prassi prestabilite e condivise e organizzando di conseguenza tutte le fasi del ciclo di vita del documento dalla sua produzione alla conservazione, passando per l’autenticazione, protocollazione, modifica, condivisione e, quando serve, cancellazione sicura.
Vuol dire coinvolgere sempre (e solo) le persone giuste per ciascuna fase dei processi facendo sì che ciascuno sia informato riguardo a ciò che gli serve per lavorare e, d’altra parte, che i responsabili possano avere sempre sotto controllo gli stati di avanzamento delle procedure. Le varie attività possono essere infatti sequenziali e/o parallele ma è fondamentale che tutto sia configurato secondo impostazioni il più possibile standardizzate perché sia semplice individuare eventuali anomalie, intoppi o necessità di solleciti.
Workflow documentale, come fare
Implementare una corretta strategia di gestione del workflow documentale significa, nello specifico:
- identificare i documenti per poterli classificare e indicizzare al meglio (rendendoli cioè facilmente recuperabili tramite parole chiave ad hoc);
- individuarne i soggetti responsabili, cioè coloro che li hanno formati, che devono conservarli;
- definire i flussi per ciascuna tipologia di file affinché, eventualmente, si possano stabilire degli automatismi, per esempio, per il loro smistamento, per l’archiviazione e così via.
Vi sono software appositamente progettati per supportare tutti questi passaggi, tracciandoli nel dettaglio, offrendone una rappresentazione grafica e che consentono di controllare le attività mediante dashboard dall’interfaccia intuitiva e non solo. Tali dashboard opportunamente interrogate possono raccontare i tempi in cui vengono svolte determinate azioni, se lo svolgimento delle attività corrisponde effettivamente ai piani predisposti o se vi si discostano e perché, se le risorse utilizzate (siano quelle umane o di sistema) sono usate in maniera efficiente.
Integrando i software per la gestione del workflow documentale con le altre app esistenti in azienda (posta elettronica, tool di produttività, gestionali, CRM) è possibile sfruttare un ecosistema applicativo capace di dialogare autonomamente, provvedendo allo scambio di dati necessari per portare a termine i vari task.
AgID – Agenzia per l’Italia Digitale – le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti
Quando si adotta un sistema per la gestione del workflow documentale si deve, ovviamente, far riferimento alle normative relative alla legislazione vigente nel Paese. Nella fattispecie, per quanto riguarda l’Italia, sono state emanate dal Tavolo di lavoro dell’AgID – Agenzia per l’Italia Digitale le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti appositamente per aggiornare il precedente Codice dell’amministrazione digitale e dare una visione di insieme di regole tecniche e circolari sull’argomento, a partire dagli adempimenti obbligatori e dalle figure professionali da coinvolgere.
Queste indicazioni sono periodicamente rinnovate per tenere il passo con l’evoluzione tecnologica, nello specifico dal primo gennaio 2022 entreranno in vigore le nuove regole che, tra le altre cose, riguardano proprio la ridefinizione delle persone coinvolte, ma anche le modalità di formazione dei documenti che sempre più possono essere prodotti da strumenti software on premise o in cloud, acquisiti per via informatica o da insieme di dati che derivano da più fonti.
Una volta scelto e implementato il software più adeguato alle proprie necessità si deve affrontare il delicato tema del change management indispensabile per far sfruttare da tutti i collaboratori la tecnologia adottata.
Il software per il workflow documentale deve poi essere scalabile al fine di accompagnare la crescita dell’azienda, semplice da usare e capace di promuovere collaborazione rendendo, per esempio, disponibili strumenti digitali di collaboration.
Quale software scegliere per gestire il flusso documentale, linee guida
Il mercato offre una vasta scelta di software per il workflow management, è importante dunque premettere che vi sono delle funzionalità base in tutti i sistemi, quali quelle di archiviazione, di indicizzazione funzionale alla ricerca e di conservazione.
Tra le prime scelte da compiere vi è quella relativa alla tipologia del software che può essere installato in azienda (on – premise) o erogato in cloud. In entrambi i casi vi sono pro e contro che vanno considerati. Alla convenienza di non dover comperare licenze, occuparsi della manutenzione (condizioni assicurate dal cloud), fa da contraltare la sicurezza e ottemperanza alle normative (si pensi, per esempio, a settori delicati quali il finance) garantite dall’avere in casa gli applicativi. È comunque possibile anche costruire architetture ibride che possano soddisfare più bisogni.
Pre requisito fondamentale è essere certi della sicurezza delle soluzioni che si concretizza nella garanzia di riservatezza e privacy dei dati, oltre nell’avere strumenti che consentono di autenticare in modo univoco le persone che preparano o acquisiscono i documenti, vi accedono, li modificano.
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