Nel più ampio processo di gestione elettronica documentale, il contratto digitale ha un ruolo imprescindibile per digitalizzare l’intero flusso. I contratti regolano infatti tantissime attività, da quelle amministrative a quelle delle risorse umane, passando per tutti gli aspetti inerenti alla supply chain. Automatizzare il più possibile tali attività si traduce nell’essere più veloci ed efficienti.
Digitalizzando i contratti si rendono, inoltre, facilmente disponibili e condivisibili informazioni per ottimizzare i servizi già disponibili ed eventualmente creare applicazioni nuove. I dati rappresentano, infatti, un valore inestimabile per le organizzazioni che hanno intrapreso un percorso di digital transformation. Ma procediamo con ordine, entrando nel dettaglio di come deve essere formato un contratto digitale, prima di tutto, perché sia valido e poi affinché rappresenti un’opportunità di miglioramento dell’organizzazione nel suo complesso.
Che cosa significa digitalizzare un contratto
Digitalizzare un contratto, ossia dematerializzare un documento originariamente di carta o crearne uno direttamente da applicativi digitali (cosiddetto nativo digitale), significa introdurre in azienda un modo nuovo di lavorare. Vuol dire offrire strumenti che promuovono produttività (soprattutto in mobilità, è possibile applicare la stipula dei contratti online, da tablet o da smartphone), che offrono ai clienti finali un’immagine moderna e agile dell’azienda e favoriscono maggiore collaboration interna ed esterna all’azienda (es. con i partner di filiera).
Oltre a tutto questo, adottare uno strumento per la digitalizzazione dei contratti supporta le aziende nell’essere compliance alle normative. Contribuire alla definizione di flussi di dati automatici, a seguito di un’adeguata istruzione del sistema di gestione elettronica, conviene perché permette di impostare sempre una documentazione corretta. Lo strumento infatti consentirà di salvare solo contratti completi, formalmente redatti secondo le impostazioni richieste dalle normative e che includono tutte le informazioni necessarie per lo svolgimento dei processi.
Non solo. Il tool può essere “educato” per intercettare e segnalare eventuali data breach. Obiettivo ultimo delle soluzioni informatiche è, ovviamente, un processo di e-document management che coinvolga l’intera impresa assicurandole protezione dall’esposizione a contenziosi e da eventuali minacce cyber.
Ecco quali sono le 5 fasi di un contratto digitale
Le fasi che contraddistinguono il ciclo di vita del contratto digitale sono essenzialmente cinque.
- Creazione: la digitalizzazione dei contratti prevede la realizzazione di un contratto direttamente da un sistema software o in seguito alla dematerializzazione di un foglio di carta. La digitalizzazione dei contratti non può prescindere dall’attribuzione di una serie di informazioni che lo rendano autentico, unico, facilmente reperibile e accessibile negli archivi digitali. Si tratta di caratterizzarli con i metadati, ovvero con quell’insieme di informazioni sui dati che lo descrivano a più livelli. Informazioni che sono perciò necessarie lungo tutto il ciclo di vita del documento per essere gestito al meglio, oltre che recuperato facilmente in caso sia archiviato.
- Approvazione: le parti in gioco per stilare un contratto sono minimo due, ma possono essere di più, può dunque capitare di dover apportare modifiche da molteplici attori per arrivare all’approvazione finale e, quindi, al contratto pronto.
- Apposizione della firma: il contratto per essere legalmente valido deve riportare la firma digitale, ossia una firma che, secondo la normativa, equivalga a quella autografa. A seconda delle tipologie di contratto e delle regole che lo normano si potranno utilizzare varie tipologie di firma da quella semplice a quella digitale definita come tale dal CAD – Codice amministrazione digitale.
- Gestione: in seguito ad una precedente analisi delle esigenze del cliente vengono attivati i vari processi di gestione del contratto, in questa fase il flusso è mappato e viene gestito con le funzionalità della piattaforma documentale (condivisione, consultazione, esibizione).
- Conservazione: le regole per la conservazione a norma dei documenti digitali prevedono che essi siano archiviati in modo che resti garantita immodificabilità e integrità.
Perché digitalizzare i contratti? Ecco i benefici immediatamente sperimentabili dalle aziende
Si premette che tutte le aziende, obbligate per legge (si pensi alla fatturazione elettronica obbligatoria così come alla necessità di usare la piattaforma digitale NSO – Nodo Smistamenti Ordini per tutte le aziende che hanno a che fare con la sanità pubblica) hanno toccato con mano quanto possa essere utile impostare le procedure su file digitali. I benefici riguardano risparmio di tempo e risorse (economiche e anche ambientali) nel preparare i documenti, nell’archiviarli e poi recuperarli, condividerli eccetera.
Ma perché digitalizzare, in particolare, i contratti? Basta fare un paio di esempi pratici per intuire la portata del cambiamento che può essere introdotto nelle metodologie di lavoro.
Un commerciale, direttamente dal proprio tablet o smartphone davanti al suo cliente, può compilare il contratto e inoltrare l’ordine. A seconda delle capacità di integrazione dello strumento utilizzato, il commerciale stesso ha la possibilità di verificare la merce in magazzino, le tempistiche di consegna, oppure ancora le possibilità di sconti e promozioni e così via. Il processo di vendita sarà quindi più veloce, il cliente dal canto suo percepirà efficienza, non dovrà aspettare le varie verifiche o i passaggi di mano per le firme. Tutte le informazioni sempre aggiornate saranno disponibili immediatamente e il tool in automatico guiderà il sales e il suo interlocutore nel redigere (e poi firmare digitalmente) il contratto nella sua interezza e con pieno valore legale. In azienda, la lavorazione che deve seguire a tale contratto partirà immediatamente, per rendere più rapidi possibili poi i tempi di consegna.
Lo stesso può accadere, per esempio, nel caso di un’assunzione. Si pensi a una realtà organizzativa in cui l’ufficio risorse del personale è distante rispetto alle filiali dislocate sul territorio. Tutte le procedure di realizzazione e sottoscrizione del contratto di lavoro possono essere tranquillamente svolte in occasione di una videochiamata.
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