Nel sistema industriale globale la pandemia ha determinato l’affermarsi di fenomeni quali lo smart working e ha accelerato tendenze alla digitalizzazione che prima erano state affrontate con timidezza o semplicemente poste in secondo piano. È il caso della digital supply chain, ossia la gestione della supply chain (e di tutta la documentazione a essa inerente) mediante strumenti digitali che agevolino l’interconnessione tra dipartimenti e lungo la filiera.
L’esigenza di una collaborazione più efficace è stata evidente quando i classici canali sono stati ostacolati dalle restrizioni imposte per non diffondere il Covid-19. E ci si è resi conto che sfruttare soluzioni digitali significa, prima di tutto, aumentare resilienza e flessibilità in modo da poter far fronte a situazioni critiche, come diminuzione della domanda o interruzione di forniture, senza soccombervi.
Nei dati dell’Osservatorio Digital B2B 2020-21 si legge che il mercato degli strumenti per monitorare la supply chain ha avuto una crescita del 13,1%. Più in generale, circa la metà delle imprese italiane (48,6%) si sono attivate nella digitalizzazione dei processi B2B.
Il mondo intero non ha potuto far altro che potenziare gli investimenti online per gestire al meglio i canali in ottica di omnicanalità, per poter cioè disporre di tutte le informazioni possibili, da una parte, ed essere in grado di lavorare in modo più agile grazie a una gestione e distribuzione documentale elettronica, dall’altra. Non c’è, infatti, un modo diverso per essere competitivi se non quello di cercare di sincronizzare il più possibile la domanda di un prodotto con la sua effettiva disponibilità, orchestrando al meglio i processi.
Digital supply chain
Con il concetto di digital supply chain si fa riferimento a un sistema integrato che favorisce una maggiore efficienza non solo nei sistemi logistici, ma in tutti i processi aziendali, dalla gestione degli ordini alle vendite, passando per il marketing.
La supply chain abbraccia infatti tutta la filiera produttiva e, naturalmente, si ripercuote anche sulla soddisfazione del cliente che può beneficiare di una efficiente catena di approvvigionamento di materie prime e beni necessari per la produzione e, ancora, di una veloce distribuzione dei prodotti.
Poter avere tutto questo sotto controllo, in tempo reale, significa contare su una supply chain digitalizzata e quindi fruire di una serie di vantaggi, tra cui l’accorciamento dei tempi di comunicazione, una maggior precisione e puntualità nello scambio di informazioni (che, tra l’altro, in un workflow opportunamente organizzato raggiungono sempre le persone corrette). E tutto questo incide positivamente sulla fidelizzazione dei clienti finali.
Document management system, perché implementarlo
Con Document management system si intende un sistema di gestione dei documenti, un software che consente di creare e organizzare flussi di contenuti digitali dalla loro creazione (o dal recepimento da parte di clienti, fornitori e partner di filiera) sino alla loro archiviazione, passando per la distribuzione in tempo reale degli stessi a tutti coloro a cui servono. Secondo l’Osservatorio sopra citato circa 1 azienda su 4 ha investito in soluzioni per la digitalizzazione documentale.
Organizzati per metadati, ovvero classificati mediante parole chiave ad hoc, i file inseriti in un Document management system sono facilmente reperibili e condivisibili.
Non solo, se il sistema utilizzato vanta tecnologie di Robotic process automation sono i documenti stessi a indirizzarsi autonomamente verso i destinatari appartenenti al processo che si sta svolgendo, a verificare di includere tutti i dati necessari e, eventualmente, a segnalare lacune o scorrettezze nel processo stesso.
L’obbligo di fatturazione elettronica, ormai in vigore da qualche tempo, ha senza dubbio permesso alle aziende di sperimentare quanto possa essere vantaggioso avere a disposizione documenti nativi digitali, soprattutto se caratterizzati da formati standard che agevolino il dialogo tra i software che compongono l’ambiente informatico (si pensi, in primo luogo, al gestionale). Ma sta risultando chiaro a tutte le organizzazioni il fatto che i benefici maggiori si ottengono se tutti i processi da quelli amministrativi sino a quelli logistici e all’intera supply chain sono gestiti in digitale.
Flusso di Gestione Documentale Digitalizzata nella Supply Chain
1. Ordine di Acquisto (Purchase Order):
- L’azienda riceve un ordine di acquisto da un cliente.
- Il documento viene digitalizzato e archiviato nel sistema di gestione documentale.
2. Trattativa con Fornitori:
- L’azienda interagisce con i fornitori per confermare la disponibilità dei prodotti richiesti e negoziare prezzi e condizioni.
- Le comunicazioni e le negoziazioni vengono registrate e archiviate digitalmente.
3. Ordine ai Fornitori:
- L’ordine viene generato e inviato ai fornitori attraverso il sistema digitale.
- Una copia digitale dell’ordine viene archiviata nel sistema.
4. Conferma di Spedizione e Tracciabilità:
- I fornitori inviano conferme di spedizione e dettagli di tracciabilità dei prodotti.
- Le informazioni vengono inserite nel sistema di gestione documentale per monitorare il movimento dei prodotti lungo la supply chain.
5. Ricezione e Controllo Qualità
- Quando i prodotti arrivano, vengono scansionati o etichettati con codici QR per identificarli univocamente nel sistema.
- Le informazioni sulla ricezione e i risultati del controllo qualità vengono registrati digitalmente.
6. Documentazione Doganale (se applicabile):
- Se i prodotti attraversano le frontiere, vengono generati documenti doganali digitali per agevolare la spedizione e la consegna.
7. Distribuzione Interna:
- I prodotti vengono distribuiti internamente alle diverse destinazioni attraverso il monitoraggio digitale dei movimenti.
8. Fatturazione e Pagamenti:
- Vengono generate fatture digitali basate sugli ordini e inviate ai clienti.
- Le transazioni finanziarie vengono registrate nel sistema contabile.
9. Archiviazione e Monitoraggio:
- Tutti i documenti generati durante il processo vengono archiviati digitalmente in una struttura organizzata nel sistema di gestione documentale.
- Il monitoraggio continuo consente di rilevare eventuali ritardi o anomalie e prendere provvedimenti tempestivi.
Questo è solo un esempio di come potrebbe essere strutturato un flusso di gestione documentale digitalizzato all’interno della supply chain di un’azienda. La digitalizzazione dei documenti offre vantaggi come maggiore trasparenza, riduzione degli errori e miglioramento complessivo dell’efficienza operativa.
Digital supply management, i vantaggi
Con digital supply chain management si intende la gestione di tutta la catena di distribuzione di un prodotto o servizio in riferimento ai processi aziendali di logistica e al rapporto con i fornitori.
Nel 2007 “The Council of SCM Professionals” ha definito che il Supply Chain Management “comprende la pianificazione e la gestione di tutte le attività coinvolte nella ricerca, nella fornitura, nella conversione e nella gestione delle attività logistiche. Include, inoltre, la coordinazione, l’integrazione e la collaborazione con i partner della supply chain, che possono essere fornitori, intermediari, fornitori di servizi, e clienti. In poche parole, il SCM integra e coordina la supply chain e la gestione dei rapporti tra i vari attori della supply chain stessa”.
In questo scenario, dove tutti i rapporti sono gestiti con documenti, la digitalizzazione offre una serie di vantaggi quali:
- visibilità in tempo reale di tutti i processi;
- possibilità di individuare e anticipare inefficienze e colli di bottiglia;
- integrazione di tutti i dati e la loro interoperabilità.
1. Efficienza operativa:
La digitalizzazione consente di automatizzare molti processi all’interno della supply chain e della gestione documentale, riducendo la necessità di interventi manuali. Ciò può portare a un flusso di lavoro più rapido ed efficiente.
2. Tracciabilità migliorata:
Con soluzioni digitali, è possibile monitorare in tempo reale il movimento dei prodotti lungo l’intera catena di approvvigionamento. Questo può aiutare a identificare ritardi o anomalie e a prendere provvedimenti tempestivi.
3. Riduzione degli errori umani:
L’automazione dei processi può ridurre significativamente gli errori causati da interventi umani, migliorando la precisione delle informazioni e la qualità dei dati.
4. Accesso facilitato ai dati:
La digitalizzazione permette di archiviare e gestire documenti in formato digitale, semplificando l’accesso, la condivisione e la ricerca di informazioni cruciali.
5. Riduzione dei costi:
La diminuzione della dipendenza dai documenti cartacei può portare a risparmi significativi in termini di stampa, archiviazione e trasporto dei documenti fisici.
6. Risposta più rapida ai cambiamenti:
Le soluzioni digitali possono aiutare le aziende a adattarsi più agilmente alle variazioni nella domanda del mercato o alle interruzioni della supply chain.
7. Sostenibilità:
Riducendo l’uso di carta e ottimizzando i processi, le aziende possono contribuire a una maggiore sostenibilità ambientale.
8. Collaborazione facilitata:
La digitalizzazione permette una migliore collaborazione tra i membri del team e le parti interessate, poiché i documenti possono essere condivisi e modificati in tempo reale da diverse sedi geografiche.
Tutto questo significa evitare il più possibile tempi morti nella produzione, ridurre al minimo i ritardi nelle consegne ma anche essere veloci nel reagire e rispondere con esattezza a richieste da parte dei clienti e, addirittura, riuscire a essere proattivi rispetto al verificarsi di criticità.
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