L’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha definito le Linee Guida sulla Formazione, Gestione e Conservazione dei documenti informatici. In particolare, l’AgID tratta di tutte le specifiche relative alla produzione del documento informatico, della conseguente gestione documentale elettronica, cioè del flusso che file e fascicoli opportunamente realizzati devono seguire e, infine, della loro conservazione.
Che cosa dice la legge, le linee guida AgID sul documento informatico
Secondo quanto stabilito nelle Linee Guida, il documento informatico “soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore. In tutti gli altri casi, l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità. La data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle Linee guida”.
E le modalità di formazione del documento informatico attualmente previste sono 4:
- creazione mediante strumenti software o servizi cloud;
- acquisizione (per via telematica o ricavandolo da un documento analogico);
- memorizzazione di informazioni frutto di transazione o presentazione di formulari;
- generazione o raggruppamento anche in automatico di più dati o registrazioni.
Focus sulla Gestione
Gli obblighi normativi dettati dalla Linee Guida in relazione alla Gestione dei documenti informatici riguardano:
-
la tenuta corretta del protocollo informatico (ovvero la registrazione informatica dei documenti che deriva dall’insieme di dati annessi al documento informatico e gli consente identificazione univoca);
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la classificazione dei documenti informatici;
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l’identificazione dei formati di file e delle eventuali esigenze di riversamento;
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la produzione di fascicoli e serie documentali afferenti a una certa pratica;
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la sicurezza del workflow documentale (che deve essere teso a garantire la continuità operativa oltre alla protezione dei dati sensibili);
-
e, ancora, i rapporti che intercorrono tra il sistema di gestione documentale e quello di conservazione.
Le Linee Guida, inoltre, fissano la necessità di individuare presso le organizzazioni il Responsabile della Gestione documentale e la redazione e l’aggiornamento del Manuale di Gestione documentale dove sono illustrati organizzazione, responsabilità, processi e metodologie delineati per gestire i file.
Le regole della Conservazione
Per quanto concerne la Conservazione dei documenti informatici, le Linee Guida definiscono quali sono gli oggetti della conservazione (in particolare, i pacchetti di versamento, di archiviazione e distribuzione) e gli aspetti essenziali del processo di conservazione a partire proprio dalla produzione di tali pacchetti.
Nelle disposizioni AgID sono poi chiariti ruoli, compiti e responsabilità del Responsabile della conservazione (che deve essere presente in tutte le organizzazioni, sia pubbliche, sia private) così come i rapporti (anche contrattuali) che devono esserci con l’eventuale affidatario del servizio di conservazione. Egli è responsabile dell’acquisizione e della verifica dei pacchetti di versamento e della creazione di quelli di archiviazione e distribuzione.
Infine, anche per il processo di Conservazione va preparato un Manuale di Conservazione che racconti tutte le procedure e venga man mano aggiornato e reso pubblico. Esso deve contenere tutti i dettagli relativi a come si articola il processo, il suo modello di funzionamento, le architetture informatiche e le tecnologie usate per rendere il tutto operativo oltre, ovviamente, ai software, alle misure e alle policy di sicurezza predisposti per proteggere tutto quanto viene conservato.
Nuove Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici: gli aggiornamenti 2020 da attuare entro l’1 gennaio 2022
In autunno dell’anno scorso l’AgID ha comunicato le nuove Linee Guida sulla Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici la cui data di attuazione, precedentemente fissata al 7 giugno 2021, è stata prorogata al 1 gennaio 2022. L’aggiornamento ha riguardato le regole tecniche e aveva lo scopo di uniformare la normativa al fine di creare un testo unico di base per la formazione, gestione e conservazione di tutti i documenti.
Più nello specifico, le nuove Linee Guida tendono a semplificare la normativa precedente. Inoltre, in tali linee sono definite due figure, il Responsabile del servizio di conservazione che coordina il processo di conservazione all’interno del conservatore accreditato (ovvero l’organizzazione in possesso dei requisiti individuati da AgID stessa per fornire il servizio) e il Responsabile dei sistemi informativi per la conservazione che “coordina i sistemi informativi all’interno del conservatore accreditato”.
Un’ulteriore novità riguarda l’inclusione, come si è visto più sopra, tra i documenti informatici anche di quelli prodotti a partire da moduli compilati e inviati via Web e i raggruppamenti di dati. Nelle nuove Linee Guida è poi prescritto che l’eventuale fornitore del servizio di conservazione deve mantenere e rendere disponibili le descrizioni del sistema di conservazione.
Per portare a termine in maniera corretta il processo di digitalizzazione dei documenti, infine, è stata decretata la necessità di avere la Certificazione di processo e Attestazione di conformità che danno piena validità anche legale ai documenti.
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