Il manuale di gestione documentale, previsto dall’articolo 5 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, è il documento attraverso il quale vengono delineati i principi e definite le regole per la gestione della documentazione prodotta e archiviata in modo elettronico dalle pubbliche amministrazioni. Questo strumento operativo, in pratica, illustra le regole di funzionamento del sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio e dei responsabili per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e dell’archiviazione.
Il protocollo informatico, anche con le sue funzionalità minime, costituisce l‘infrastruttura di base tecnico-funzionale su cui avviare il processo di ammodernamento e di trasparenza dell’attività dell’amministrazione; esso concretamente indica le condizioni operative per una più efficace gestione del flusso informativo e documentale interno all’amministrazione anche ai fini dello snellimento delle procedure. E naturalmente, il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico, dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento.
Obiettivo del manuale di gestione documentale è descrivere sia le attività da svolgere per gestire i documenti amministrativi a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita e di quella interna, sia le funzionalità disponibili per gli addetti al servizio e per i soggetti esterni che a diverso titolo interagiscono con l’amministrazione. Più nello specifico, il manuale è articolato in due parti: nella prima vengono indicati l’ambito di applicazione, le definizioni usate nel documento stesso e i principi generali del sistema; nella seconda sono descritte analiticamente le procedure di gestione dei documenti e dei flussi documentali. Il manuale di gestione documentale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna alle amministrazioni e risulta uno strumento prezioso per tutte le organizzazioni, esso costituisce una guida per la PA, ma anche un riferimento per le imprese in quanto fornisce le istruzioni complete al fine di mettere in atto quel prezioso circolo virtuoso che è determinato dalla digitalizzazione dei processi documentali.
Manuale di gestione documentale, gli aspetti critici emersi con le nuove linee guida del 2022
Le linee guida sono state pubblicate nel 2020 e riviste nel corso del tempo. Tra gli scopi principali delle linee, vi è infatti quello di garantire costante aggiornamento dei processi che riguardano la formazione, protocollazione e gestione dei documenti.
Quanto è stato introdotto di nuovo nel 2022 riguarda sia indicazioni tecniche, sia aspetti più organizzativi, il tutto teso a riordinare e semplificare la normativa inerente al documento informatico. Il manuale di gestione viene quindi ampiamente trattato all’interno delle linee guida proprio per la sua natura e il suo scopo di descrivere le funzionalità che permettono il trattamento dei documenti.
Tra i principali aspetti che caratterizzano le nuove linee guida, vi sono i metadati che devono contraddistinguere i vari oggetti digitali. I metadati sono stati aggiunti per fare in modo che vi sia sempre maggiore possibilità di precisione nell’identificazione e recupero dei documenti stessi. Tra questi, in particolare, è stato introdotto un set di metadati categorizzato come i “soggetti” che include tutte le informazioni inerenti ai soggetti, appunto, coinvolti e competenti a vario titolo in un certo documento.
Inoltre, per i casi in cui si proceda a una massiva dematerializzazione dei documenti analogici, sono state indicate modalità operative per poter ottenere la certificazione di processo che assicuri corrispondenza di forma e contenuto tra prodotto digitale e originale analogico.
I vantaggi derivati dalla gestione documentale digitale
Adottare soluzioni digitali di gestione documentale significa poter far sparire dai propri uffici la carta e tutte le attività a essa legate. L’organizzazione può quindi sperimentare due benefici immediati in seguito al loro utilizzo:
- un aumento della produttività: basti pensare che si stima che un dipendente impieghi circa 3 ore e mezza per cercare documenti, 3 ore alla settimana per riprodurli oltre 4 per gestirne le varie approvazioni, mentre grazie alla gestione elettronica dei documenti questi tempi sono quasi azzerati;
- diminuire le inefficienze: per esempio, quelle riconducibili agli effetti di errori manuali, i ritardi dovuti alla mancata sincronizzazione delle varie attività e a una gestione dei flussi di lavoro destrutturata.
In particolare, Top Consult, in base alla propria esperienza sul campo, ha calcolato che una diminuzione del 90% dei tempi di ricerca dei documenti e dell’80% di quelli relativi alla loro archiviazione: sono solo due degli aspetti della gestione documentale digitale che assicurano ritorni significativi, considerando che proprio ricerca e archiviazione rappresentano le fasi più ripetitive e facilmente automatizzabili.
La società ha reso noti alcuni dati relativi a un ipotetico progetto di gestione documentale che coinvolge 3 manager, 5 quadri, 1 professionale, 14 impiegati e 2 segretarie, per un organico complessivo di 25 persone. Valutando il tempo dedicato alle due fasi sopra indicate e il valore di tale tempo si è arrivati a capire quanto costa fare archiviazione e ricerca manuali, calcolando quindi le percentuali di risparmio sopra citate, emerge un valore pari a 116.331 euro risparmiati in un anno; incrociando questo dato con la spesa da affrontare per utilizzare un software di gestione documentale si stima che il ROI triennale è di 250 mila euro.
Avvalersene già da oggi di un sistema documentale completo significa arrivare preparati e con gradualità ad un importante cambiamento di offerta sul mercato e sfruttarne da subito i vantaggi in termini di sicurezza, spazio, tempo e denaro.
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