La gestione dei flussi documentali è il processo mediante il quale le aziende organizzano la documentazione ricevuta e prodotta nella propria attività. Tradizionalmente questo prevede l’assegnazione e registrazione di un numero di protocollo, la classificazione e fascicolazione dei documenti stessi affinché possano poi essere recuperati quando occorrono e, comunque, conservati secondo le specifiche del caso. Le regole tecniche per il protocollo informatico (con tale definizione si fa riferimento all’insieme di risorse di elaborazione, apparati, reti di comunicazione e procedure usate dalle organizzazioni per gestire i documenti in maniera digitale) definiscono le modalità operative da seguire per compiere tutte queste attività in modo elettronico.
Le principali tappe legislative che hanno condotto alla gestione documentale
Il processo di gestione documentale elettronica è stato avviato con vari interventi legislativi, ecco i principali. Nel 2012 (con il Decreto Legge n° 179 del 18/10/2012, convertito in Legge n. 221 del 17/12/2012) nasceva l’Agenda Digitale Italiana in cui venivano recepiti i principi dell’Agenda Digitale Europea. Negli articoli 1 e 4 sono state stabilite le regole per il documento digitale unificato e il domicilio digitale. Man mano, il Documento Informatico, la Pec e le Comunicazioni Telematiche si sono diffusi, promuovendo sempre più nelle aziende il concetto di gestione elettronica documentale quale strumento prezioso per la gestione dei processi e, più in generale, per aumentare la produttività.
Previsto dall’articolo 5 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, il Manuale di gestione documentale è lo strumento operativo che illustra i principi da seguire per fare gestione e archiviazione elettronica. In tale contesto, il protocollo informatico delinea l’infrastruttura tecnica su cui basarsi per implementare i processi di digitalizzazione dell’amministrazione; illustra le condizioni operative per una più efficace gestione del flusso informativo e documentale interno all’amministrazione anche ai fini dello snellimento delle procedure e della trasparenza dell’azione amministrativa. Il protocollo, inoltre, certifica, anche con effetto giuridico, l’effettivo ricevimento e spedizione di un documento.
Con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12/01/2015 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri datato 13/11/2014 relativo alla regolamentazione per la completa attuazione del Codice dell’amministrazione digitale (CAD), si è regolamentata la gestione totalmente dematerializzata dei documenti e sono state stabilite le norme relative alla esibizione e alla produzione di copie conformi.
Inoltre, la fatturazione elettronica (che prevede la produzione di un file in formato XML, extensible markup language, secondo il formato FatturaPA che deve essere emesso e ricevuto mediante l’utilizzo del Sistema di Interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate) prima obbligatoria solo per la Pubblica amministrazione, e da quest’anno anche tra i privati, sancisce la necessità di abbandonare completamente la carta in quest’ambito.
Per quanto riguarda, invece, la conservazione, nel 2014 sono state pubblicate le regole tecniche per i sistemi di Conservazione digitale in modo che siano garantite autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità sia dei documenti informatici sia dei fascicoli o aggregati di documenti. A partire dall’aprile 2017 sono diventate obbligatorie le nuove regole (note con la vecchia dicitura conservazione sostitutiva e basate sulla delibera CNIPA N. 11/2004) che hanno introdotto cambiamenti non solo informatici, ma anche organizzativi e comportamentali.
Infine, dal 2016 è entrato in vigore il Regolamento eIDAS- electronic Identification authentication and signature, che ha creato le condizioni adatte per il riconoscimento reciproco transfrontaliero di funzioni essenziali come l’identificazione elettronica, la gestione dei documenti elettronici e delle firme elettroniche e, a questo proposito, ha equiparato la firma elettronica avanzata alla firma digitale qualificata, dandole lo stesso valore probatorio di legge.
Il documento diventa digitale, ecco come
In base a tutto quanto sopra, si può riassumere che il documento informatico deve prima di tutto avere caratteristiche di integrità e immodificabilità e ciò viene garantito mediante l’attribuzione di un codice identificativo, l’assegnazione di una segnatura di protocollo (che identifichi l’amministrazione o l’area dell’organizzazione che ha prodotto il documento stesso) e la classificazione in modo che possa essere associato ai fascicoli e ai processi di riferimento. A questo punto documenti, fascicoli e/aggregazioni documentali così redatti sono inviati all’archivio. Precisamente, il trasferimento al sistema di conservazione deve avvenire ogni giorno, generando quindi il registro giornaliero di protocollo.
Il sistema di protocollo informatico, a questo proposito, oltre all’invio in conservazione giornaliero del registro, prevede requisiti minimi di sicurezza quali: identificazione e autenticazione degli utenti, controllo degli accessi, tracciamento degli eventi di modifica, protezione delle registrazioni, rispetto delle regole di gestione dei dati personali.
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