La necessità di adeguarsi in tempo, provvedere all’adozione di soluzioni digitali, ma anche un cambiamento di punto di vista. In vista dell’introduzione dell’obbligo di utilizzare l’NSO – Nodo Smistamento Ordini per la trasmissione di documenti relativi agli acquisti, sia di beni che di servizi, tra enti del Servizio Sanitario Nazionale e aziende fornitrici, i soggetti coinvolti si interrogano su quali saranno gli impatti di tale innovazione.
Al momento la riflessione ha carattere di ipotesi, in quanto ovviamente solo dopo che l’obbligo sarà entrato in vigore potranno esserci dati relativi al suo utilizzo. Tuttavia, già da ora si può ritenere che gli impatti su enti e strutture sanitarie saranno di due generi. Da una parte, l’introduzione dell’obbligo di utilizzare l’NSO avrà conseguenze di natura pratica: per esempio, si presenterà la necessità di usare soluzioni tecnologiche e informatiche e di creare documenti in formato UBL XML. Dall’altra, gli impatti potrebbero avere la portata di un cambiamento nella cultura aziendale: il nuovo sistema potrà sospingere in avanti le imprese nel loro percorso di dematerializzazione.
NSO, i vantaggi per le aziende
L’introduzione dell’obbligo di utilizzare il Nodo Smistamento Ordini per le aziende fornitrici degli enti del Sistema Sanitario Nazionale può portare alcuni vantaggi riconducibili alla dematerializzazione. Lo stesso scenario si era palesato dal momento dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica B2B, obbligo normativo che ha spinto le aziende verso la gestione digitale dei documenti. I benefici sono:
- Riduzione dei tempi
- Risparmio di risorse
- Sicurezza
- Abbandono della carta
Si risparmiano tempo e risorse perché la procedura telematica prevista per utilizzare il Nodo Smistamento Ordini è automatica; una volta appreso il funzionamento del sistema le pratiche si velocizzeranno rispetto alle modalità precedentemente usate, richiedendo anche un minor impiego di personale e contenendo i costi. Gli uffici amministrativi e il personale preposto impiegherà meno tempo a occuparsi dei documenti relativi agli ordini, ottimizzando le proprie performance.
Per quanto riguarda la sicurezza, un aspetto importante è relativo al contenimento degli errori. L’automazione del processo infatti consente di evitare errori nei documenti o nella loro trasmissione, anche grazie al collegamento alla banca dati dei CIG – Codice Identificativo Gara, che favorirà la correttezza dei documenti. Non sarà più necessario infatti svolgere tutte le operazioni del caso manualmente.
Un ulteriore vantaggio portato dalla dematerializzazione, e nello specifico dall’utilizzo del Nodo Smistamento Ordini, è l’abbandono dei documenti cartacei, un aspetto ecologico del processo di digitalizzazione della trasmissione degli ordini che porta anche a modalità consone di conservazione dei documenti in via informatica.
L’impatto sugli strumenti aziendali
Per poter adempiere al meglio all’obbligo di utilizzare il Nodo Smistamento Ordini, le aziende fornitrici degli enti del Servizio Sanitario Nazionale dovranno dotarsi di appositi strumenti. In larga parte però, si tratta di mezzi già utilizzati dalle imprese per la fatturazione elettronica. Come previsto dalle regole tecniche redatte dalla Ragioneria generale dello Stato, si possono inviare e ricevere i documenti, verso e dal Nodo Smistamento Ordini, attraverso gli stessi canali già previsti per la fatturazione elettronica. A questi si aggiunge PEPPOL, progetto europeo che funziona tramite access point provider accreditati (tra cui per esempio figurerà anche Top Consult). I sistemi contemplati sono:
- PEC, Posta elettronica certificata: disponibile per aziende fornitrici e pubbliche amministrazioni. Funziona allegando il documento da trasmettere all’NSO in un messaggio PEC, che dovrà essere inviato a un indirizzo specifico;
- Portale web: disponibile solo per le pubbliche amministrazioni accreditate al sistema Sicoge enti;
- Interoperabilità – Servizio SdICoop: disponibile sia per aziende fornitrici che per gli enti pubblici del Sistema Sanitario Nazionale.
- PEPPOL: utilizzabile sia dagli enti del Servizio Sanitario Nazionale che dalle aziende fornitrici.
Dunque le aziende dovranno dotarsi di uno di questi sistemi, ovviamente provvedendo anche a inserire in ditta appositi software per la creazione di documenti in formato UBL XML, il formato cioè richiesto per i documenti da inviare all’NSO, e che comunichino col proprio gestionale.
Gli altri impatti dell’NSO: un cambiamento culturale
È innegabile che l’introduzione dell’obbligo di utilizzare il Nodo Smistamento Ordini per poter continuare a operare nell’ambito della sanità pubblica possa spaventare gli imprenditori, soprattutto nel mondo delle PMI dove le risorse sono più contenute rispetto alle grandi aziende e alle multinazionali. Tuttavia, come accaduto nel caso dell’avvento dell’obbligo di fatturazione elettronica, anche questa nuova disposizione normativa può diventare un’opportunità.
In primis, consente uno slancio aziendale verso quello che sarà il futuro della gestione documentale e, più in generale, dei rapporti tra aziende e pubbliche amministrazioni. L’uso dell’NSO nell’ambito della sanità infatti rappresenta idealmente solo il primo step verso la completa digitalizzazione dei processi aziendali. Con lungimiranza si può quindi cogliere la possibilità di adeguarsi rapidamente allo scenario che si sta concretizzando, puntando ad avere un’azienda moderna e digital. Gli impatti si vedranno anche nella quotidianità, dove la burocrazia si snellirà e verrà resa meno pesante da gestire, proprio grazie all’utilizzo dell’informatica e dei sistemi automatizzati.
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