La sfida principale di ogni azienda di oggi è la collaborazione. L’organizzazione tradizionale è fondamentale per definire responsabilità, obbiettivi e piani però è necessario integrarla con le nuove forme offerte dai social network attuali.
Il lavoro diventa quindi collaborativo e favorisce lo scambio di idee tra persone di settori diversi, interni ed esterni all’azienda.
Oggi può esistere un sistema informativo che non abbia al suo interno, come asset fondamentale, un sistema documentale completo? Evoluzioni normative e nuove sfide applicative ribadiscono sempre di più il ruolo essenziale della gestione digitale dei documenti nei processi aziendali.
In questo articolo approfondiremo il concetto del Social Business, di come avvicinarsi al nuovo modo di lavorare analizzando il ruolo della fattura, del workflow e della firma elettronica nei processi aziendali. Perché è fondamentale adottare un software documentale innovativo e quali sono i vantaggi concreti per l’azienda.
Se vuoi capire perché è importante recuperare produttività con le piattaforme di gestione documentale, ma soprattuto perché è essenziale dotarsi di un sistema di gestione documentale collaborativa, leggi l’articolo “Che cos’è la Gestione Documentale Collaborativa?”
3 punti nel mirino: fattura, workflow e firma
Con il sistema documentale si è sempre fatto riferimento all’utilizzo di un software applicativo in grado di gestire i documenti, che in prima battuta erano cartacei per poi cedere il passo al formato pdf. Con l’entrata in scena dell’xml il salto che può fare un sistema informativo aziendale è notevole, in quanto la fattura, che è il documento principe di tutti i flussi aziendali, non può più essere gestito direttamente dall’utente come accadeva in passato.
La fattura è infatti solo uno dei documenti su cui ruota l’attività amministrativa e produttiva dell’azienda e diventa più significativa quando è inserita nel contesto dei documenti che la precedono e che la seguono (come ordini, bolle, pagamenti, estratti conto, solleciti, PEC, ecc.). La soluzione più corretta è quindi quella di introdurre la gestione documentale per dematerializzare e “correlare” tutti i documenti della filiera, adottando una soluzione ampia e completa che digitalizzi i processi aziendali legati alla fattura e li integri con i sistemi gestionali e informativi.
Per saper scegliere il sistema di gestione documentale idoneo per la tua azienda, bisogna partire dal presuposto che nel settore dei sistemi di gestione documentale, le soluzioni disponibili sul mercato sono numerose, l’offerta spazia dalle suite a elevata copertura funzionale, ai sistemi ‘best-of-breed’, specializzati in particolari aree e funzionalità, agli strumenti integrati. Nell’articolo “Cosa bisogna sapere prima di scegliere uno strumento per la gestione documentale?“ trovi tutte le informazioni che ti guideranno a fare la giusta scelta.
“Una trasformazione radicale: processi collaborativi aziendali, interfacce smart e funzionalità social per l’utente, superamento delle e-mail”
Una ricerca svolta dalla School of Management del Politecnico di Milano ha analizzato la diffusione e l’impatto che le cosiddette tecnologie “smart” avranno nei prossimi anni in Italia sul modo di lavorare delle persone negli ambienti aziendali. (vedi white paper: Dalla Gestione Documentale al Social Business)
«… il Social Business si basa sul concetto dell’utente “collaborativo”, che può utilizzare anche in azienda strumenti molto simili a quelli social con cui interagisce nella sua vita privata. Ne sono un esempio i gruppi di lavoro, la bacheca, le notifiche», sottolinea Zaffagnini – AD di Top Consult. In questo modo è possibile tenere traccia di tutti i processi, eliminando i passaggi poco controllabili che li rendono inefficienti. Un social network aziendale protetto, dove si possono formare team di lavoro temporanei che usano per i processi non strutturati un ambiente di Authoring e condivisione di documenti, comunicando tramite l’interfaccia “Bacheca”, che traccia le attività, note e chat di tutti i partecipanti.
Il modo collaborativo inoltre può supportare i processi già strutturati nel gestionale o ERP. Per esempio il ciclo passivo, che nel sistema informativo parte dall’input dell’ordine, ma presuppone attività precedenti – Richiesta D’Acquisto (RDA), selezione dei fornitori, ecc. – che spesso sono gestite in modo informale, con telefonate o email.
Altre situazioni di inefficienza accadono nei workflow o nella gestione delle pratiche di tipo tradizionale. Tipico caso è quello del manager che, avendo un dubbio nell’approvazione di un acquisto, chiama il buyer al telefono o gli scrive una mail: questo passaggio decisivo, quindi, non è tracciato nel sistema. Con le nuove soluzioni l’utente gestisce in forma collaborativa i passaggi di pratiche, attività e informazioni attraverso flussi formalizzati: da una parte l’utente rimane sempre collegato ai colleghi coinvolti nei suoi stessi progetti, e quindi aggiornato in tempo reale su ciò che succede. Dall’altra il sistema traccia tutto: passaggi, interventi, attività, con i relativi tempi e documenti associati.
Nei processi strutturati tradizionali il workflow gestito dal software gestionale automatizza l’utente, ingabbiandolo in una serie di passi precodificati attivati via email che irrigidiscono il lavoro. Ma da oggi anche il workflow è cambiato, esiste un workflow di tipo collaborativo! Per gestire il flusso documentale e di processo in modo efficiente è necessario mandare in pensione la posta elettronica e puntare su applicazioni software di collaboration.
Utilizzando un sistema di gestione documentale collaborativo non occorre andare a cercare e portare dentro altri documenti o le email, perché qui tutto nasce già all’interno del workflow; si eliminano quindi le barriere presenti negli ERP con i relativi silos informativi a sé stanti. E inoltre anche il modo di lavorare è più sicuro: senza email si abbattono i rischi di intrusioni, attacchi e malware.
Un terzo aspetto su cui si dovrà porre attenzione è la firma elettronica europea. Il primo luglio 2016 è entrato in vigore il Regolamento eIDAS, che contribuisce alla realizzazione di un mercato unico digitale creando le condizioni adatte per il riconoscimento reciproco transfrontaliero di funzioni essenziali come l’identificazione elettronica, la gestione dei documenti elettronici e delle firme elettroniche e i servizi elettronici di recapito, nonché per l’interoperabilità dei servizi di eGovernment in tutta l’Unione europea. Il regolamento eiDAS ha equiparato la firma elettronica avanzata alla firma digitale qualificata, dandole lo stesso valore probatorio di legge.
Di conseguenza è fondamentale che le aziende adottino il Social Business. Un software documentale innovativo che abbia tra le sue caratteristiche enterprise la sicurezza e il load balancing, nonché la capacità di gestire i flussi attraverso l’utilizzo di un workflow evoluto, le firme elettroniche e i documenti firmati digitalmente che la legge italiana obbliga a conservare.
“Le funzioni innovative gestiscono qualsiasi tipo di firma elettronica a norma di legge nei processi documentali: non solo le firme digitali applicate in modo automatico dal software a grandi quantità di documenti (ad esempio per la conservazione digitale) ma anche le firme elettroniche interattive applicate dal firmatario su un singolo documento; l’utente può firmare in modo interattivo da PC, Web o Mobile con un unico certificato di firma”, conclude Zaffagnini.
Se vuoi capire come migliorare la propria strategia imprenditoriale, digitalizzare i processi di lavoro per fornire prodotti e servizi sempre più evoluti e soddisfacenti, leggi l’articolo “Come si realizza la digitalizzazione dei processi con la gestione documentale collaborativa?” e scoprirai le varie opportunità offerte dalla gestione documentale collaborativa. No “carta e penna” – Si documenti informatici e firme elettroniche.
Come convincere al nuovo modo di lavorare?
Il problema è come convincere i vari addetti di un’organizzazione ad incamminarsi su questo percorso di profonda trasformazione culturale, di cambiamento nell’approccio mentale per affrontare lo svolgimento dei vari compiti lavorativi.
La strategia aziendale deve incoraggiare la nuova modalità di collaborazione: infatti, più i partecipanti connessi al social network aziendale hanno un’esperienza positiva di questo modo di lavorare, più lo integreranno di buon grado nei propri schemi operativi. Una positiva esperienza collaborativa crea fiducia, che è la chiave fondamentale per concretizzare un reale cambiamento culturale.
Quali sono i risparmi e i benefici per l’azienda nell’utilizzare la gestione documentale collaborativa? L’articolo “I vantaggi della gestione documentale collaborativa” mostra un esempio di misurazione dei costi e risparmi aziendali.
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