La trasformazione digitale delle aziende è ormai un percorso iniziato e inarrestabile. In particolare, l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica, ha portato le organizzazioni a sperimentare l’efficienza di processi paperless, a toccare con mano i risparmi che possono derivare dal non dover ricorrere alla carta, ma ciò naturalmente comporta il fatto che i documenti prodotti siano poi anche archiviati in modo digitale. E questo deve essere fatto nel quadro di una specifica regolamentazione.
In particolare, dal marzo 2017 sono diventate obbligatorie le nuove regole tecniche della conservazione digitale (DPCM del 3/12/2013, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12/03/2014, ed emanate in riferimento all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale) che definiscono le peculiarità dei sistemi di conservazione, sia per i documenti informatici sia per i fascicoli di documenti (cioè le aggregazioni documentali informatiche con tutti i dati a essi associati). Le aziende possono scegliere di avvalersi di varie tipologie di applicativi per gestire il processo in questione: l’offerta sul mercato è ampia e diversificata e comprende anche software gratuiti per la conservazione digitale dei documenti.
Non sempre la gratuità significa convenienza economica
È importante sottolineare però che non sempre la gratuità significa convenienza economica, quanto meno, è necessario valutare tutte le variabili e le conseguenze relative alla scelta di una soluzione gratis e, nello specifico, soffermarsi a riflettere su quanto segue.
- Affidabilità. In primo luogo, la gestione dei documenti inevitabilmente passa di mano, i dati aziendali sono infatti trasferiti in cloud al fornitore del software gratuito, che si occupa dello storage dei documenti. Se si decide di optare per queste tipologie di soluzioni bisogna quindi essere particolarmente attenti a verificare le garanzie di disponibilità e prestazioni offerte dal servizio.
- Sicurezza. I dati contenuti nei documenti aziendali sono dati sensibili (pensiamo a quelli delle fatture che riportano specifiche di prodotto, dettagli economici eccetera) e quindi soggetti alla normativa sulla privacy (incluso il recente GDPR – il regolamento europeo sulla privacy). Scegliendo software gratuiti per la conservazione digitale è necessario verificare le tecniche di difesa per prevenire ed eventualmente contrastare eventuali cyber attacchi messe in campo dal fornitore. Le più recenti normative indicano che la responsabilità del trattamento dei dati è comunque interna all’azienda che li ha prodotti che quindi ha l’obbligo di valutare tutti i rischi.
- Rigidità dell’offerta. Naturalmente non è possibile pensare di negoziare l’offerta di un servizio gratuito di conservazione, l’azienda deve cioè accettare quanto proposto e non è detto che possa facilmente cambiare i termini in base a nuove esigenze, per esempio richiedere variazioni dei service level agreement, un’estensione del servizio in base a picchi di attività eccetera.
- Integrazione e supporto. Sta all’azienda l’onere di integrare il software gratis di conservazione digitale nel proprio ambiente IT e, se necessario, di gestire eventuali problematiche di funzionamento. Nel caso non abbia le competenze interne per farlo vi sono società di servizi in grado di compiere queste attività, ma naturalmente ciò poi rappresenta un costo.
I software open source, pro e contro
Tipicamente i software gratuiti per la conservazione digitale dei documenti sono applicativi open source, ossia letteralmente che hanno il codice sorgente aperto. Si tratta di software di cui gli sviluppatori stessi rendono pubblico il codice affinché altri programmatori possano lavorarci e fare modifiche, solitamente hanno una roadmap di sviluppo pubblica che assicura trasparenza e danno una direzione univoca per il futuro. Sono software robusti, per definizione aggiornati di frequente e controllati, attorno a queste soluzioni si viene infatti a creare una community di sviluppatori che, in collaborazione tra loro, man mano migliorano i software stessi. Un ulteriore vantaggio riconducibile al loro utilizzo è quello di non comportare vincoli rispetto alle soluzioni di un determinato vendor.
D’altra parte, una volta adottati in azienda questi software possono avere dei risvolti negativi: sono spesso difficili da utilizzare, serve una formazione specifica per adoperarli, non sempre sono compatibili con hardware e software pre esistenti in azienda (basti pensare alle stampanti), non prevedono servizi di assistenza.
Non è, inoltre, da trascurare il fatto che il servizio di conservazione digitale, come accennato all’inizio, è regolato da norme che coinvolgono tutta l’organizzazione e i suoi metodi di lavoro. Digitalizzare un processo così delicato significa analizzare ciò che è stato fatto in modo tradizionale e convertire il tutto (persone comprese) per impostare nuove modalità operative. Serve quindi un intervento profondo, su tutti i reparti e divisioni, anche di change management, che spesso le imprese non sono in grado di realizzare da sole. Poter contare su un fornitore di software che a tutti gli effetti sia anche un consulente che accompagni il cambiamento rappresenta sicuramente un plus ineguagliabile. E ciò è tanto più vero quanto il vendor è esperto nel settore, può cioè portare referenze che dimostrino l’esperienza accumulata, magari anche in industry diverse, ed è in grado di certificare le proprie competenze non solo tecnologiche ma anche legali.
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