TPV Compound: gestione documentale più intuitiva con TopMedia Social NED
Il 6 giugno, a Smau Bologna R2B 2019, Top Consult ha tenuto un workshop, dove per l’occasione, ha portato come ospite TPV Compound, azienda leader nella produzione di compound PVC e cliente Top Consult da oltre 15 anni.
Il workshop ha voluto analizzare, attraverso un caso concreto, come la fatturazione elettronica ha contribuito a rendere più immediata ed intuitiva la gestione del ciclo attivo ed automatizzato la gestione del ciclo passivo fino ad arrivare ad una totale integrazione con il sistema ERP aziendale e mettendo le basi per una futura ed imminente digitalizzazione dell’intero processo di lavoro permettendo ai decisori, chiamati all’approvazione di un documento o di un item, di lavorare in maniera semplice e intuitiva.
Roberto Zambelli, ICT Manager di TPV Compound: “Quando 2 aziende collaborano tra loro creando una sinergia completa, non è più rapporto cliente-fornitore, sono 2 aziende che lavorano assieme per raggiungere un livello di integrazione perfetto”
Il risultato di tale collaborazione ha visto l’integrazione tra Microsoft Dynamics NAV2016 con la piattaforma TopMedia Social NED.
TPV Compound: gestione documentale semplificata
CICLO ATTIVO: Ordini, DDT, Packing List, Certificati Qualità
Su NAV negli Ordini di vendita è presente una funzione “invia conferma tramite email” che quando viene premuto scatena due eventi:
- L’ordine viene archiviato su TopMedia Social NED in modo trasparente.
- L’ordine dopo essere stato archiviato viene inviato via email da TopMedia Social NED al cliente finale (se l’ordine venisse modificato più volte, TopMedia Social NED archivia sempre l’ultima versione aggiornata).
Quando viene creata la DDT attiva, NAV si incarica di archiviare il documento su TopMedia (webservices), unitamente alla Packing List e a tutti i certificati che devono accompagnare la merce. In questo caso non è previsto alcun invio per mail.
TPV Compound: gestione documentale e la fatturazione elettronica
CICLO ATTIVO: Fatturazione Elettronica
Quando le pre-fatture non elettroniche vengono confermate e diventano fatture a tutti gli effetti, viene lanciato in automatico un task che svolge due compiti:
- Archiviazione della fattura su TopMedia Social NED;
- Invio copia email della fattura di cortesia in PDF al cliente tramite TopMedia Social NED.
Quando le pre-fatture elettroniche diventano fatture a tutti gli effetti, NAV crea il file XML e lo invia a TopMedia Social NED, che gestisce rapporto con lo Sdi.
È stata implementata una funzione che sia dalla lista delle fatture, che nel dettaglio del singolo documento, permette di sapere lo stato dell’invio allo SDI, una funzione fondamentale per gli utenti amministrativi
CICLO PASSIVO: DDT, Procedura ricevimento merci
Sulle DDT passive, se cartacee previa scansione, viene rasterizzata l’etichetta barcode con un numero univoco e archiviate in automatico su TopMedia Social NED.
Nella procedura di ricevimento merci di NAV è stato aggiunto un metadato che viene prelevato e compilato a partire dal barcode rasterizzato. Quando la procedura di ricevimento viene confermata NAV preleva tutti i dati della DDT (codice fornitore, ragione sociale, numero e data della DDT, numero e data del documento “interno”) e li “aggiunge” alla DDT archiviata su Top Media Social NED.
CICLO PASSIVO: Fatturazione Elettronica
I problemi fondamentali per le fatture elettroniche passive erano:
- Occorreva trovare un modo semplice e veloce per poter aprire il documento XML in modo leggibile;
- Siccome le fatture passive possono arrivare in ogni momento, occorreva un modo per sapere quali fossero quelle ancora da registrare.
“Per ottenere il risultato che ci eravamo prefissati, quando apriamo su NAV la procedura di registrazione delle fatture abbiamo reso disponibile una funzione che si collega a TopMedia Social NED, carica “al volo” la lista delle fatture ancora da registrare e la visualizza.
Dalla lista scegliamo una fattura passiva e attiviamo una apposita funzione che compila in automatico su NAV la testata della fattura passiva (i dati del fornitore), il totale del documenti e contemporaneamente ci apre la fattura XML in una finestra, utilizzando il foglio di Stile di TopMedia Social NED (per nostra scelta abbiamo deciso che il dettaglio della fattura lo inseriamo manualmente leggendo il documento aperto a video, TopMedia Social NED è in grado di archiviare anche il dettaglio e le informazioni aggiuntive).
Una volta che la fattura passiva è confermata, le informazioni che la caratterizzano (il numero documento interno, il numero di protocollo, la data di registrazione, il registro IVA di competenza) vengono archiviate in TopMedia Social NED; in questo modo quel documento sparirà dalla lista delle fatture da caricare. La lista delle fatture da caricare ci evidenzia inoltre se il documento appartiene ad un fornitore che non è ancora presente in anagrafica.”
Tutti i documenti del ciclo attivo e passivo, quando vengono aperti su NAV, contengono una funzione per visualizzare “al volo” il PDF archiviato su TopMedia Social NED. L’integrazione completa con NAV prevede che tutti i documenti caricati o modificati siano governati da una serie di task schedulati che si incaricano di interfacciarsi con TopMedia Social NED, il colloquio tra i due sistemi è sempre costante e aggiornato.
MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI
Per sapere come gestire completamente il ciclo di fatturazione, scarica la tua copia gratuita della guida: “Tutti i passi necessari per fare la fattura elettronica“
