Le aziende devono approcciare la digitalizzazione dei propri processi per due ragioni fondamentali, in primo luogo per essere veloci a rispondere alle esigenze del mercato (clienti, partner, fornitori) e quindi più competitivi rispetto agli altri attori sulla piazza; inoltre devono adeguarsi alle normative che indicano proprio nel digitale la strada per una maggiore efficienza. Si pensi, per esempio, alla recente introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica; alla prossima fattura elettronica europea; allo scontrino elettronico e alle novità relative all’NSO – Nodo smistamento ordini.
In questo contesto i software vendor che si occupano di fornire soluzioni gestionali, oltre naturalmente a offrire prodotti che siano compliant alle normative, studiano e realizzano nuove soluzioni applicative tese a promuovere un miglioramento dei modelli di business e delle modalità di lavoro, e quindi in ultima analisi delle performance, delle organizzazioni.
Evoluzione del software, il cloud è protagonista
Il mercato software si sta orientando sempre più al cloud, le principali soluzioni sono ormai commercializzate mediante formule on demand e questo vale anche per i gestionali. Sfruttando questo paradigma di erogazione delle risorse le aziende si liberano di tutta una serie di incombenze (aggiornamento e manutenzione del programma, risoluzione di malfunzionamenti, tutela della sicurezza eccetera) e risparmiano risorse, a partire da quelle che dovrebbero essere investite per l’acquisto della licenza (per i software in cloud vengono infatti corrisposti dei canoni periodici). A ciò si aggiunga il fatto che un servizio cloud è scalabile, ossia può seguire le esigenze di un’azienda in crescita perché offre la possibilità di accedere alle risorse in base alla loro effettiva necessità.
I dati di mercato confermano il trend di crescita dell’adozione del cloud e del suo ruolo quale fattore abilitante per la trasformazione digitale: secondo i risultati dell’Osservatorio Cloud Transformation della School of Management del Politecnico di Milano nel 2019 il giro d’affari relativo alla nuvola vale 2,77 miliardi di euro il che rappresenta un incremento rispetto al 2018 del 18% (con il software SaaS che cresce oltre la media mettendo a segno un +22%).
Le nuove soluzioni applicative, quali esigenze imprescindibili
Con l’introduzione dal 2019 della fatturazione elettronica obbligatoria tra privati le nuove soluzioni applicative devono poter gestire i documenti fiscali secondo la normativa. Tale normativa rappresenta una preziosa opportunità per le aziende, attorno alla fattura infatti ruota tutta l’attività di una impresa e quindi digitalizzandola è possibile avviare un processo di trasformazione digitale più completo ed efficace. Questo passa per la capacità delle soluzioni applicative di integrarsi con il resto dei sistemi IT presenti in azienda e con le informazioni patrimonio dell’organizzazione nel suo complesso.
Tra gli adempimenti in arrivo (a inizio 2020) vi è poi quello per le aziende che servono gli enti del Servizio Sanitario Nazionale di trasmettere gli ordini tramite NSO – Nodo Smistamento Ordini e l’obbligo di scontrino elettronico per tutte le attività commerciali, si tratta di ulteriori tasselli che vengono fissati sul percorso della digitalizzazione e a cui le aziende non possono sottrarsi. Le soluzioni gestionali devono naturalmente poter accompagnare le società anche in questi adempimenti.
Digitalizzazione dei processi, il ruolo fondamentale della firma elettronica
Dematerializzazione e digitalizzazione, ossia ricorrere sempre meno all’utilizzo della carta con tutti i risparmi di costi e di tempo che questo comporta, sono impossibili se il software adottato non offre la possibilità di compiere correttamente e secondo le normative vigenti tutte le attività di protocollazione, classificazione e fascicolazione; oltre a questo è di basilare importanza poter apporre ai documenti la firma qualificata o digitale. Essa è infatti garanzia di autenticità e integrità e non ripudio dei documenti che vengono scambiati e/o archiviati digitalmente, oltre naturalmente all’identità del sottoscrittore del documento stesso.
La conservazione sostitutiva, il naturale epilogo della digitalizzazione dei documenti
Vi sono molteplici casi in cui la conservazione sostitutiva è necessaria per legge, tantissimi in cui alle aziende conviene optare per una gestione esclusivamente in digitale dei documenti. La digitalizzazione dei processi deve perciò basarsi su archivi digitali costruiti secondo la normativa relativa alla conservazione. A tal proposito le regole tecniche attuative del CAD – Codice dell’amministrazione digitale sono state rese note a marzo 2017 e offrono tutte le indicazioni per evitare completamente di dover fare ricorso alla carta. In generale, affidabilità e sicurezza, oltre a capacità di integrazione con l’ambiente IT devono essere le principali caratteristiche delle soluzioni che si occupano di svolgere il delicato compito della conservazione sostitutiva.
Gli smart contract, ecco perché vale la pena organizzarsi
Combinando l’evoluzione tecnologica determinata dalla spinta alla digitalizzazione dei processi aziendali e le opportunità offerte dalla blockchain (una sorta di registro digitale immutabile che garantisce l’integrità dei dati) nascono gli smart contract: ovvero contratti digitali intelligenti. Redatti come i loro cugini cartacei al fine di regolare una transazione, essi sono progettati per verificare autonomamente che esistano le condizioni (rilevate presso fonti di dati reali precedentemente individuate) che sono state fissate per la sua attuazione e possono essere capaci di eseguirsi da soli secondo quanto scritto nel codice che li regola. La crescente importanza degli smart contract è legata al fatto che si tratta di soluzioni che consentono risparmi in termini di tempo e risorse (dedicati altrimenti agli adempimenti e agli intermediari necessari), accuratezza e sicurezza dei dati, grazie appunto alla blockchain, e immediata condivisione dei dati stessi.
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