Fare conservazione digitale dei documenti significa essere in grado di compiere le attività necessarie per proteggere e mantenere inalterati nel tempo i documenti informatici e, più in generale, gli archivi di dati senza utilizzare supporti cartacei. Tutto questo deve essere svolto secondo leggi specifiche e recenti (si tratta infatti di ottemperare alle Norme attuative del CAD – Codice dell’amministrazione digitale divenute obbligatorie dal marzo 2017).
In tale ambito Top Consult propone Lex, il suo modulo per la conservazione digitale che si inserisce nella piattaforma completa di gestione documentale TopMedia Social Ned dell’azienda. Naturalmente conforme alle norme vigenti per la gestione dei pacchetti informativi di archiviazione, esso può essere utilizzato sia in house (ossia presso l’organizzazione dell’utente) sia in outsourcing (in questo caso, il processo è in parte o del tutto affidato a Top Consult stessa). Il primo grande vantaggio riconducibile all’utilizzo di un software per la conservazione digitale è infatti quello di poter essere certi di rispettare le regole che stabiliscono non solo le caratteristiche dei sistemi informatici usati, ma anche i modelli organizzativi, i ruoli e le responsabilità delle figure che ruotano attorno a questo processo, primo fra tutti il responsabile della conservazione digitale che deve per legge essere nominato da ogni realtà.
Si tratta di questioni che riguardano quindi differenti aspetti e divisioni aziendali e che non necessitano solo di competenze tecniche relative ai singoli programmi. Proprio per questo nell’offerta Top Consult vi sono più componenti che la rendono un vero e proprio servizio di conservazione digitale a 360 gradi.
Software per la conservazione sostitutiva o digitale, ecco perché usarlo
Come già accennato, conservare digitalmente i documenti significa far scomparire dall’azienda la carta e tutti i costi che questa comporta (ossia quelli relativi alla stampa, ai tempi di archiviazione e di recupero dei faldoni, all’affitto e gestione degli spazi fisici e dei magazzini necessari eccetera).
Usare un software di conservazione digitale è, d’altra parte, il naturale completamento della gestione digitale dei processi aziendali e offre la preziosa possibilità di avere un maggiore controllo sull’intero flusso documentale.
Avere un archivio digitale significa inoltre poter trovare velocemente i documenti e ogni informazione in essi contenuta e, quindi, accrescere l’efficienza dell’organizzazione da vari punti di vista. Prima di tutto, ciò avviene perché si liberano tempo e risorse altrimenti dedicate ad attività ripetitive e facilmente automatizzabili, quali per esempio appunto la ricerca. A tal proposito, è quindi favorito un aumento della produttività in quanto coloro che sono liberati da mansioni compiute dal software possono dedicarsi ad altre attività.
Sfruttare una software di gestione documentale serve poi per evitare errori manuali di classificazione, ritardi nella disponibilità dei documenti stessi eccetera.
Arrivando più nello specifico ai risparmi economici, Top Consult analizzando i risultati ottenuti dalla propria soluzione presso i clienti, ha calcolato che essi hanno potuto beneficiare di una riduzione dei tempi di ricerca pari al 90% e dell’80% di quelli relativi all’archiviazione.
Per capire quali sono i valori assoluti che tale diminuzione di tempo speso nelle attività ha generato, i consulenti di Top Consult hanno stimato che in una organizzazione dove 3 manager, 5 quadri, 1 professionale, 14 impiegati e 2 segretarie (per un totale di 25 persone che si occupano del processo di conservazione) l’adozione del proprio tool per occuparsi dei compiti di archiviazione e ricerca manuali ha fatto risparmiare 116.331 euro in un anno, se si considera la spesa necessaria per avere il software di conservazione digitale il ROI triennale è di circa 250mila euro.
I servizi aggiuntivi che caratterizzano il software per la gestione documentale di Top Consult
Formazione e consulenza sono i plus garantiti dall’offerta Top Consult in ambito di conservazione digitale. L’azienda fornisce infatti due servizi, Conlex 2.0 e Manlex 2.0, che completano la sua proposizione consentendo alle aziende di mettersi al riparo da eventuali problemi legali e tecnici.
- In particolare, con Conlex 2.0 è garantita la consulenza legale e applicativa necessaria alla creazione degli archivi digitali. A tal proposito, sottoscrivendo il servizio viene offerta una giornata di training con gli esperti, è fornita la consulenza utile per preparare il manuale di conservazione (il documento che riporta nel dettaglio come sono stati predisposti l’organizzazione e il modello di funzionamento e descrive il processo, le architetture/infrastrutture utilizzate e le misure di sicurezza) e il rilascio del certificato di conformità del manuale da parte del legale.
- Manlex 2.0 è, invece, il servizio che permette alle aziende di essere certe di mantenere negli anni gli archivi digitali a regola d’arte. Infatti, tale servizio comprende il diritto alla ri-certificazione annuale del manuale di conservazione, ad avere risposte dagli esperti a 5 quesiti all’anno che contemplino aspetti legali o applicativi, a una visita di audit-collaudo ogni 12 mesi; in particolare, in queste ultime occasioni viene esaminato il manuale di conservazione per verificare che sia ancora in linea con il funzionamento del processo, si controllano le modalità di backup, la corretta gestione organizzativa nel suo complesso così come l’esistenza di anomalie e si fanno verifiche a campione sui documenti conservati.
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