Il concetto tecnologico di Robotic Process Automation – RPA fa diretto riferimento alle soluzioni tecnologiche da utilizzare per automatizzare le attività lavorative. Le applicazioni della Robotic Process Automation si concentrano in particolare sull’esecuzione di attività semplici e ripetitive e, in quanto tali, possono essere le più disparate. I software robot sono in grado di imitare il comportamento umano, interagiscono con gli applicativi che compongono l’ambiente IT (quali l’ERP, il database eccetera), velocizzano e ottimizzano i flussi di lavoro.
Più in generale, però, con RPA si intende una pratica di business technology che riguarda l’intero ciclo di un processo. Inoltre, si tiene sempre conto che introdurre in azienda sistemi di Robotic Process Automation in primo luogo comporta una dettagliata analisi dei casi e momenti in cui applicarla, poi la scelta e customizzazione della tecnologia e quindi l’implementazione e distribuzione del software necessario.
Il significato di RPA presidiata e non presidiata
Vi sono due tipologie di applicazione della RPA: attended (presidiata) e unattended (non presidiata). La differenza sta nel fatto che nel primo caso l’operatore umano è fondamentale, in quanto il software robot lavora a fianco di quest’ultimo automatizzando solo alcuni aspetti dell’attività a seconda degli input che gli vengono trasmessi, cioè delle necessità dell’utente.
La Robotic Process Automation non presidiata riguarda processi che sono svolti completamente in autonomia dai sistemi tecnologici, senza interventi umani; si tratta in questo caso di applicazioni di RPA per lo più di routine per cui non serve prendere decisioni.
RPA software, a cosa servono
I software robot si sostituiscono all’uomo nello svolgimento di compiti a scarso valore aggiunto e garantiscono l’incremento della produttività e dell’efficienza.
Nello specifico, l’applicazione della Robotic Process Automation in azienda consente diminuzione dei rischi di errore riconducibili per esempio alla distrazione umana e, comunque, offrono la possibilità di effettuare controlli e verifiche costanti: infatti si possono eseguire in qualsiasi momento audit del lavoro svolto.
I robot offrono, inoltre, massima flessibilità, riescono a gestire, ove necessario, picchi di lavoro senza comportare ovviamente aumenti di spesa. Infine, questi software sono caratterizzati da un rapido Roi – Return on investment poiché finalizzati alla riduzione dei costi delle operazioni.
Non solo, dato che sono progettati per automatizzare determinati lavori, sgravano le risorse umane di pratiche facili per cui non servono particolari competenze e permettono loro di concentrarsi su lavori che producono maggior valore aggiunto per l’azienda.
Esempi di applicazioni della RPA
I software RPA utilizzano le stesse interfacce applicative che usano gli operatori umani, cioè significa che essi sono in grado di scambiare dati con gli altri sistemi informatici ed è possibile creare flussi di lavoro personalizzati complessi.
Per esempio, la Robotic Process Automation è in grado di automatizzare l’inserimento dati negli applicativi ERP e CRM il che prevede la scelta di quali sono le informazioni utili, la loro trascrizione e poi l’invio di una mail che comunichi la fine del processo.
Lo stesso può accadere con i sistemi per gli help desk, le applicazioni di reclamo, le riconciliazioni finanziarie, il pagamento dei fornitori e così via.
In pratica, la Robotic Process Automation si occupa di pulire e categorizzare i dati, di riempire modelli di costi, di scrivere contratti e creare ordini di acquisto in base al monitoraggio delle scorte (ove siano stati preimpostati dei modelli), di automatizzare ricezione e verifica delle fatture e fare l’analisi dei flussi di cassa, più altre operazioni che garantiscono un corretto svolgimento delle attività.
I settori in cui è possibile trovare applicazioni della Robotic Process Automation
Ecco solo alcuni esempi:
- In ambito finance la RPA potenzia l’efficienza operativa e migliora la user experience dei clienti (riconoscibili velocemente grazie a un’estrazione dati immediata che consente di delineare le varie posizioni) e consente l’automazione delle verifiche di conformità di prestito/deposito, di processi ripetitivi quali revisioni di transazioni ACH (pagamenti elettronici) eccetera.
- Sul fronte sanità, disporre di applicazioni di Robotic Process Automation significa aggiornamento costante delle cartelle cliniche, l’opportunità di prendere appuntamenti in automatico online o di gestire in modo automatizzato fatturazione e assicurazioni e via dicendo.
- Nel turismo la RPA aiuta nella profilazione dei clienti, elaborano in automatico le tariffe a seconda di quanto viene comunicato dai clienti e in tante altre attività possono rendere più veloci la presentazione di offerte.
Intelligenza artificiale, così si evolvono le applicazioni di RPA
L’integrazione di RPA e intelligenza artificiale permetterà di aumentare i casi di applicazioni della Robotic Process Automation stessa. Le applicazioni ancora solo sperimentali riguardano l’uso dell’intelligenza artificiale a supporto delle attività robotizzate (all’AI si assegna un ruolo di governo e gestione del processo) in cui il robot ha, cioè, un’autonomia decisionale.
Attualmente, gli analisti dell’Osservatorio Artificial Intelligence della School of Management del Politecnico di Milano sottolineano che il mercato spinge soprattutto affinché i software di RPA utilizzino tecniche di machine learning, funzionalità di NLP – Natural language processing.
Tra gli esempi di applicazione di Robotic Process Automation assistita da intelligenza artificiale, è riportato dagli uomini del Politecnico quello di una telco americana per cui queste tecnologie (occupandosi di aggregare i dati che provengono agli ordini di servizio, dai report degli interventi già compiuti eccetera) rappresentano un supporto nell’attivazione degli apparecchi dei clienti.
D’altra parte, in Sud Africa è stata sviluppata un’applicazione per una compagnia assicurativa che si serve di machine learning, NLP e data processing per interpretare i messaggi di posta elettronica ricevuti e categorizzarle, inserire i dati nei sistemi e interagire, ove serve, con l’operatore per svolgere compiti specifici.
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