I fattori che stanno spingendo le organizzazioni a intraprendere un percorso di digitalizzazione dei processi aziendali sono molteplici (dall’introduzione di nuove normative, alle nuove possibilità di connessione alle opportunità promesse dall’incessante evoluzione dell’Ict) e riguardano tutte le aree geografiche del mondo a prescindere dalla loro maturità tecnologica. Ciò vale in particolar modo per l’Italia dove, secondo recenti dati Istat, l’80% delle realtà aziendali è caratterizzato da un basso livello di digitalizzazione, mentre quasi il 16% è solamente per lo più orientato al Web e solo poco meno del 5% vanta un elevato livello di digitalizzazione.
Nel nostro Paese la recente entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica tra privati e quello per le aziende che servono il sistema ospedaliero di utilizzare il Nodo smistamento ordini (NSO) indirizzano le aziende verso la dematerializzazione dei documenti, promuovendo nuovi metodi e processi di business. Il percorso è tracciato: la sostituzione della carta con i documenti informatici e l’utilizzo di strumenti software per la gestione documentale sempre più evoluti e integrati sono i due elementi fondamentali su cui basare quel cambiamento radicale che è la digitalizzazione dei processi.
Significato della digitalizzazione dei processi aziendali: ecco i vantaggi generati
Tutti i processi di un’azienda possono essere digitalizzati, da quelli amministrativi ai contabili; da quelli che governano la produzione fino alla logistica. In generale, questo permette una maggiore efficienza nello svolgimento delle attività e più efficacia nel raggiungimento dei risultati di business. Questo accade perché digitalizzando le attività, mettendo quindi a fattor comune tutti i dati necessari al loro svolgimento, i responsabili aziendali possono prendere decisioni in base a situazioni reali (e quindi, tra l’altro, aggiornare gli obiettivi), ridurre gli sprechi di risorse e tempo, arrivare a costruire un meccanismo di miglioramento continuo il che avvia un circolo virtuoso di innovazione. A tutto ciò si aggiunga il fatto che grazie alla tecnologia è possibile raffinare la customer experience, offrendo esperienze di acquisto e servizi più soddisfacenti.
Integrazione digitale dei processi aziendali, la via per la digital transformation
Alla base della trasformazione digitale sta l’integrazione digitale dei processi che rappresenta la parte più delicata del cambiamento. Dematerializzare alcuni documenti, oppure rendere digitale un processo o un’area aziendale non rappresentano azioni volte all’innovazione complessiva ma, al contrario, comportano problemi di frammentazione dei dati, disallineamento tra i vari reparti e sicuramente non generano aumenti di produttività complessivi. Utilizzare invece strumenti che abilitano la gestione dei flussi dei documenti nella loro interezza, che promuovono la collaborazione tra diversi profili di utenti e semplificano i workflow significa avviare una trasformazione aziendale che produrrà risultati. In quest’ottica affidarsi a software erogati in cloud permette alle aziende di poter contare su affidabilità e continuità di servizio e di intraprendere la digitalizzazione per gradi. Non solo, l’utilizzo di applicativi in cloud rende più agevole proprio l’integrazione, i fornitori, solitamente, mettono infatti a disposizione soluzioni facilmente utilizzabili nei diversi ambienti IT.
Dalla fatturazione elettronica alla gestione documentale digitale: cosa sta accadendo in Italia
La fatturazione elettronica è un momento organizzativo, lo hanno ricordato gli analisti del Politecnico di Milano che si occupano dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica & eCommerce B2B in occasione della presentazione dei risultati del loro lavoro poco prima della paura estiva. Non è possibile trascurare infatti l’importanza basilare della gestione documentale: tutta l’attività aziendale si basa su documenti, dall’ordine alla fattura appunto. Le organizzazioni quindi per cogliere appieno le opportunità della fatturazione elettronica devono andare oltre la fattura stessa per abbracciare modelli digitali di gestione dell’intero flusso documentale, dal ciclo attivo e passivo sino alla conservazione sostitutiva. Al momento, però, secondo l’Osservatorio, poco più della metà delle imprese del campione oggetto di analisi, sta cogliendo benefici nella digitalizzazione del ciclo passivo (maggiore velocità di registrazione della fattura segnalata da un terzo del campione e poi snellimento delle fasi di verifica e approvazione). D’altro lato, in riferimento al ciclo attivo ciò che si sta sperimentando con soddisfazione dalla maggior parte delle organizzazioni è la riduzione dei tempi di pagamento, oltre alla maggior rapidità nella riconciliazione. A questo proposito, è interessante riportare il calcolo compiuto dall’Osservatorio che stima in un risparmio che va dai 25 ai 65 euro per le aziende che decidano di realizzare la digitalizzazione dell’intero ciclo dell’ordine: è una stima che varia a seconda della dimensione delle aziende e dei settori di appartenenza ma che rende l’idea di quanto possa incidere il passaggio al digitale sui bilanci. Tra le altre, un’ulteriore riflessione viene compiuta in relazione al fatto che la digitalizzazione conduce anche a modelli evoluti di gestione dei fornitori. A oggi, secondo quanto fotografato dall’Osservatorio, in Italia le soluzioni digitali a supporto del processo pre-transazionale per l’80% dei casi riguardano grandi imprese, ma anche in questi casi si tratta di portali utilizzati per i processi di scouting, qualifica e certificazione dei fornitori; mentre poi per le attività transazionali si ricorre ancora a operatività manuale. Anche in questo caso, ed è il suggerimento degli analisti, il lavorare con dati strutturati facilita controllo e incrocio delle varie informazioni, permettendo maggiore precisione nelle valutazioni e in generale più velocità.
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