Aumentare l’efficienza dei processi e innalzare la produttività complessiva, con questi obiettivi la RPA, Robotic Process Automation, viene sempre più adottata in azienda, portando con sé un interessante cambiamento organizzativo. L’automazione consente di togliere alle risorse umane attività ripetitive e di routine, assicurando tra l’altro rapidità ed efficacia e, allo stesso tempo, libera tempo prezioso alle persone che possono sfruttare le loro competenze per dedicarsi a compiti a più alto valore aggiunto. Si tratta di un cambiamento di rilievo, che va ben oltre le questioni prettamente tecnologiche.
A cosa serve la RPA e perché i software generano valore a fianco delle persone
La RPA non rappresenta una minaccia all’occupazione, essa infatti interviene in attività di basso profilo basate su dati più o meno strutturati e non offre skill, come per esempio creatività, tipici del cervello umano. La tecnologia può però rappresentare un validissimo alleato.
Nello specifico, con i prodotti Robotic Process Automation si intendono i software che si pongono lo scopo di automatizzare i processi. Si tratta di tecnologie che consentono alle macchine di operare a fianco di una risorsa umana (o in autonomia) per esempio in ambito di acquisizione o inserimento o reperimento di dati o di controlli sui documenti, colloquiando con le varie applicazioni che compongono il sistema IT, dalla posta elettronica all’ERP. E lo fanno in maniera puntuale, precisa, veloce e mettendo l’organizzazione al riparo da errori di distrazione.
Inoltre, nel proprio lavoro i software generano a loro volta dati che consentono di seguire il funzionamento dei processi. Queste preziose informazioni permettono ai decisori aziendali di impostare i workflow e di renderli flessibili al fine di rispondere in tempo reale alle esigenze di mercato.
La RPA, supportando le applicazioni aziendali, si pone dunque a fianco delle risorse umane ai diversi livelli organizzativi, contribuendo ad aumentare la soddisfazione dei lavoratori che vedono abbassarsi il volume di attività ripetitive e possono recuperare tempo da dedicare a task più impegnativi. D’altra parte, aiutano il management a costruire modelli organizzativi che corrispondano alle esigenze di business e competitività.
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Introdurre la RPA in azienda, come fare
Le tecnologie RPA ci sono e sono sufficientemente mature, ma la vera sfida per portarle in azienda è rappresentata dalla reimpostazione dell’organizzazione interna che deve precedere e seguire un cambio di approccio al business.
Si deve lavorare al change management necessario per implementare soluzioni che siano lungimiranti e non semplicemente risposte a esigenze momentanee, per fare questo è importante coinvolgere tutte le aree aziendali, per istituire criteri di gestione delle attività e nuove best practice, per sfruttare pienamente la tecnologia introdotta e riuscire davvero, in pratica, a standardizzare le procedure e ottimizzare le risorse computazionali.
Per realizzare progetti di automazione in tempi rapidi, salvaguardando sicurezza e business continuity, è infatti necessario avere una comprensione aziendale condivisa e diffusa e poter delineare modelli operativi formalizzati e coordinati.
L’istituzione di un lavoratore digitale è frutto di un processo di analisi e sviluppo specifico e diverso per ogni azienda e la cooperazione tra le varie business unit è un abilitatore imprescindibile alla realizzazione di progetti RPA. Si rivela spesso fondamentale anche l’esperienza di partner tecnologici esterni che possono portare esempi di applicazione della tecnologia in contesti specifici.
Concretamente, i passi da compiere per introdurre Robotic process automation in azienda sono:
- partire dalla valutazione dei bisogni aziendali, avviando un confronto con coloro che lavorano ai processi che si vogliono automatizzare;
- informarsi (e poi restare aggiornati) su casi aziendali interni o esterni che rendano evidenti le potenzialità tecnologiche;
- costituire le task force (che includano naturalmente l’IT) che seguiranno poi il disegno e l’implementazione del progetto.
Per quanto riguarda poi la scelta tecnologica, è consigliabile che ricada su una soluzione scalabile, che quindi possa essere facilmente estesa ad altri processi/aree aziendali.
Una volta integrata la tecnologia, è fondamentale poter disporre di KPI per misurare i benefici realmente ottenuti ed, eventualmente, impegnarsi in un allineamento del progetto rispetto agli scopi che ci si era prefissi.
In generale, tutto questo deve essere compiuto nel pieno rispetto delle normative in materia di sicurezza e compliance alle leggi vigenti, soprattutto in tema di privacy e salvaguardia dei dati sensibili.
Robotic process automation: modelli operativi
La RPA è una delle principali e più efficaci iniziative che le aziende possano avviare per attuare un significativo cambiamento interno. Serve perciò definire una strategia chiara anche sul fronte della governance dei processi che si sono automatizzati in tutto o in parte.
Più nel dettaglio, è possibile pensare a 3 modelli operativi per introdurre RPA in azienda:
- istituire un centro di eccellenza che incorpori figure e risorse necessarie per condurre il progetto;
- in alternativa avere una task force centrale ma che affidi alcuni sviluppi a team specifici;
- oppure ancora, è possibile applicare un modello decentralizzato a seconda delle funzioni, fermo restando il fatto che una unità centrale si incarichi poi di condividere poi le procedure con tutti gli interessati.
Le metodologie di sviluppo ed evoluzione delle soluzioni che si possono utilizzare sono diverse, tra le più interessanti vi è il design thinking, quell’approccio democratico all’innovazione che mira alla risoluzione di problemi complessi mediante visione e gestione creative mobilitando tutte le risorse aziendali e coinvolgendole nel dare soluzioni.
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