Digitalizzare i processi amministrativi è un’operazione innovativa, comporta un cambio di cultura organizzativa che consiste nell’adozione di nuovi strumenti ma non solo; è qualcosa che va molto oltre la dematerializzazione dei documenti e la creazione di archivi digitali e che comporta la trasformazione radicale delle metodologie di lavoro. Le aziende stanno optando per tutto questo perché si rendono conto che consente loro di risparmiare tempo, ridurre i costi, avere maggior controllo sulle attività e un miglior utilizzo dei dati: in sintesi, digitalizzare i processi rappresenta una preziosa opportunità per essere più competitivi.
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I vantaggi della digitalizzazione dei processi
Il complicato panorama socio economico in cui le aziende si trovano a operare richiede attenzione alle spese, massima flessibilità per saper rispondere velocemente alle sfide dei mercati e di aumentare le capacità di comunicazione e collaborazione con i partner di filiera al fine di soddisfare le aspettative dei clienti finali. Processi aziendali digitali efficienti creano le condizioni ideali affinché si possa lavorare in modo efficace e creare valore per il business. Ecco tre tra i principali motivi per cui, in particolare, le aziende devono procedere alla digitalizzazione dei processi in ambito amministrativo.
- Aumentare le performance aziendali
Digitalizzare i processi in ambito amministrativo significa introdurre una serie di innovazioni (software per la gestione documentale che rispondano alle esigenze di raccolta di documenti digitali e dematerializzazione di quelli cartacei, della loro archiviazione e conservazione; tool per la fatturazione elettronica, per la collaboration, ecc.) che rivoluzionano il funzionamento degli uffici, permettendo loro un approccio nuovo pensato per aumentare le performance aziendali. Un paio di esempi: la RPA (Robotic Process Automation) fa sì che alcuni task siano delegati alle macchine in modo da rendere più veloce il loro svolgimento; gli strumenti per la gestione digitale dei processi che promuovono la possibilità di svolgere le proprie attività in mobilità e ovunque ci si trovi (facendo, quindi, ricorso al cloud) assicurano quella flessibilità ormai necessaria per rendere elevata la produttività.
L’utilizzo del digitale aiuta a creare una infrastruttura agile in cui i collaboratori possono cooperare in maniera più semplice eliminando colli di bottiglia e un ambiente tale da poter essere a mano a mano allineato alle esigenze che possono nascere da una crescente complessità.
Adottare modelli di business basati sul digitale nell’amministrazione significa, inoltre, innescare un circolo virtuoso di innovazione che può coinvolgere tante altre business unit, dalla logistica alla produzione.
- Maggiore soddisfazione del cliente finale
I clienti finali, grazie al proliferare dei canali di comunicazione digitali oltre alle tradizionali informazioni, forniscono una serie di dati che possono e devono essere utilizzati per fornire loro un miglior servizio.
Poter contare su soluzioni IT che consentano la raccolta di tali dati, la loro pulizia e aggiornamento è un valore per l’azienda perché offre la possibilità di conoscere a fondo il cliente.
Il regolare scambio di feedback tra dipendenti, partner di filiera e interlocutori finali è poi indispensabile per aumentare la customer experience a 360 gradi. In pratica, ogni processo aziendale, incluso quindi quello amministrativo, comporta l’interazione tra più figure e migliorare la comunicazione interna è pre requisito imprescindibile per innalzare il livello anche di quella esterna e accrescere la soddisfazione del cliente.
Adottare tecnologie digitali facilita la possibilità di conquistare nuovi target di utenza. Si pensi, per esempio, al commercio elettronico: avere un processo amministrativo che supporti anche questa strategia di vendita in modo efficace aiuta a ingaggiare e fidelizzare nuovi clienti.
- Miglior decision making
Le aziende che decidono di digitalizzare i processi amministrativi compiono, di fatto, il primo passo per poi aprirsi a un percorso di digital transformation che conduca a una completa digitalizzazione aziendale.
Automatizzare in tutto o in parte i processi significa, infatti, avere a disposizione una serie di informazioni sull’effettivo funzionamento dell’azienda e quindi individuare eventuali problematiche cui poter porre rimedio.
I dati in possesso delle organizzazioni rendono, dunque, possibile prendere decisioni migliori in poco tempo. Scegliere il fornitore più adeguato per gestire una certa commessa, individuare l’operatore logistico da interpellare nelle diverse occasioni e così via: sono tante le situazioni in cui i decisori aziendali hanno bisogno di prendere velocemente iniziative che sicuramente determineranno i risultati di business.
Il digitale aiuta, in sostanze, a interpretare al meglio i contesti fornendo gli elementi oggettivi su cui basare il processo di decision making.
Che cosa serve per digitalizzare i processi aziendali
Le aziende nel compiere la loro trasformazione digitale devono, in primo luogo, far sì che al proprio interno la cultura dell’innovazione sia pervasiva: a partire dal top management, accanto al CIO – Chief Information Officer, tutte le persone devono essere coinvolte nel cambiamento. Proprio il cambiamento spesso crea diffidenza e l’adozione di nuove metodologie e di diversi programmi software può essere osteggiato. Creare, quindi, un clima di fiducia nei confronti della tecnologia e condividere le opportunità che essa crea aumentano la sua efficacia.
È, poi, fondamentale individuare le soluzioni informatiche più opportune per il proprio ambiente IT, in modo che sia semplice integrarle ma non solo. Affidarsi al partner tecnologico giusto significa scegliere quello che vanti referenze consistenti, che possa fornire consulenti e specialisti che hanno tutte le competenze per far adottare le nuove tecnologie e rinnovare i processi, rendendoli tra l’altro compliant alle normative.
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