Nel concetto di digitalizzazione dei processi sono inclusi tantissimi aspetti strategici e organizzativi oltre alle più svariate tecnologie che consentono di innovare il funzionamento delle imprese, della filiera in cui esse sono inserite e, in generale, dei mercati. Con digitalizzazione dei processi si intende infatti un cambiamento radicale avviato a volte per imposizione normativa (pensiamo alla fatturazione elettronica obbligatoria, alla necessità di utilizzare NSO – Nodo smistamento ordini per le realtà che servono il sistema sanitario, lo scontrino elettronico…), altre perché si hanno partner tecnologici particolarmente attivi che orientano al cambiamento, oppure perché trainati dagli interlocutori di business eccetera.
I principali scenari di trasformazione aziendale
La digitalizzazione aziendale deve avere come obiettivo l’automazione e la robotizzazione dei processi al fine di aumentare la produttività e arricchire la customer experience.
A questo proposito, per poter usufruire di tecnologie evolute, senza ricorrere a ingenti investimenti, le aziende faranno sempre più riferimento al Cloud e, più in particolare al SaaS – Software as a service, soprattutto per dismettere un’applicazione on premise preesistente a favore dell’adozione, appunto, di un servizio. Negli ultimi dati comunicati dall’Osservatorio Cloud Transformation della School of Management del Politecnico di Milano, relativi al 2019, si legge che il mercato del cloud computing continua a crescere e ha realizzato un +18% in termini di giro d’affari.
Andrà poi aumentando l’uso di tecnologie di analytics e l’adozione di tecniche di machine learning e intelligenza artificiale che saranno sempre più pervasive in qualsiasi processo, per ottimizzarlo e renderlo più efficiente. Nei dati dell’Osservatorio Artificial Intelligence del Politecnico di Milano diffusi a inizio anno e relativi al 2018 si leggeva che solo il 12% del campione intervistato aveva a regime almeno un progetto di AI (tipicamente un virtual assistant/chatbot); ma il dato interessante è che il 68% di quanti avevano un progetto in corso si dichiarava ampiamente soddisfatto dei risultati, il che dovrebbe spingere le aziende stesse a continuare nel processo di digitalizzazione e altre a prendere esempio per non perdere in competitività.
Nonostante quanto finora esposto secondo dati Istat comunicati nel Rapporto competitività 2018, l’anno scorso due aziende italiane su tre era ancora caratterizzato da una bassa digitalizzazione e solo il 5%, invece, poteva definirsi ad alta digitalizzazione; quindi il cammino è ancora lungo.
Digitalizzazione dei processi e i vantaggi generati nelle organizzazioni
I benefici riconducibili alla digitalizzazione dei processi riguardano in generale l’aumento di produttività e la possibilità di restare competitivi sul mercato in qualsiasi settori si operi, dal manifatturiero ai servizi passando per il finance e la pubblica amministrazione.
Un grande vantaggio della digitalizzazione è rappresentato dal fatto che si può sfruttare l’occasione per rivedere la strategia aziendale e, per esempio, individuare i colli di bottiglia, inoltre, semplificare le attività grazie al digitale significa liberare tempo agli addetti da dedicare ad altro ed essere esposti a minori rischi di errore.
Tutto questo tra l’altro innesca un circolo virtuoso per cui, da una singola area toccata dalla digitalizzazione man mano l’innovazione si espande e coinvolge più business unit.
A tal proposito, rendere digitali i processi, naturalmente, permette al management di avere una più chiara visione del funzionamento dell’azienda e quindi di fruire di tutte le informazioni possibili per migliorarne l’andamento.
È fondamentale ricordare, infine, che la digitalizzazione (intesa come trasformazione in forma digitale di tutte le informazioni patrimonio dell’organizzazione) promuove e supporta la collaborazione in azienda: mettere a fattore comune i dati in modo semplice e immediato rende più facile per tutti la possibilità di sapere cosa succede in altri dipartimenti dell’organizzazione e quindi abilitare un maggiore coinvolgimento. Non solo, imperniare un’organizzazione sul concetto di collaboration significa estenderne i confini (grazie all’utilizzo di sistemi accessibili in mobilità, sempre e ovunque) e, in ultima analisi, introdurre modalità di lavoro completamente nuove.
Digital transformation dei processi e digitalizzazione dei documenti
Non esiste una ricetta o una lista di adempimenti da seguire per fare digital transformation, non si può però prescindere dal fatto che le strategie in quest’ambito partono dall’adozione di strumenti digitali per gestire i documenti. Qualsiasi processo inizia ed è regolato da documenti, a partire dall’ordine per arrivare alla fattura finale passando per tutti gli scambi di informazioni necessari con i fornitori, all’interno dell’azienda in merito a produzione e logistica eccetera.
Il primo passo è quello della dematerializzazione ossia del passaggio da analogico a digitale, una conversione espressamente regolata in base al Regolamento europeo eIDAS 910/2014/UE in modo che venga mantenuto il valore giuridico e probatorio di ciascun originale. Per arrivare alla digitalizzazione intesa come ripensamento globale dell’azienda in ottica digitale (il che implica prima di tutto un cambio di mentalità a partire dal management per arrivare a ogni singolo addetto, quindi la revisione dei procedimenti e dei servizi messi a disposizione degli utenti sia interni sia esterni all’organizzazione) si può passare dalla dematerializzazione o meno.
In ogni caso per una gestione digitalizzata dei documenti è necessario poter contare su strumenti che offrano tutta una serie di funzionalità, tra cui, fondamentale, la firma elettronica (grafometrica-avanzata o digitale, da scegliere in funzione del tipo di documento e del processo digitalizzato) in modo da poter evitare completamente il ricorso alla carta.
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