Il Business Process Management (BPM) è un concetto che fa riferimento da un lato alla gestione d’impresa e, dall’altro, all’information technology (il che include la Robotic Process Automation) e alle sue potenzialità. Con Business process management si intende, infatti, l’insieme delle attività necessarie per definire, monitorare, ottimizzare e integrare i processi aziendali. Il fine ultimo del BPM è rendere il business più efficiente ed efficace possibile.
Business Process Management, come fare
Ottimizzare il funzionamento delle attività per accrescere competitività; innalzare il livello di flessibilità imprescindibile per rispondere tempestivamente alle trasformazioni del mercato e allineare l’offerta alla domanda del mercato; aumentare la capacità di innovazione tenendo sotto controllo i costi ed evitando gli sprechi: sono le principali sfide del Business Process Management.
Un approccio basato sull’analisi e l’ottimizzazione dei processi ha bisogno di tecnologia, ma non si limita all’utilizzo di quest’ultima, in quanto comporta tutta una seria di passaggi organizzativi. In primo luogo, è importante stabilire quali sono gli obiettivi da raggiungere, quali i benefici concreti che l’azienda vuole ottenere implementando un progetto di Business Process Management; potrebbe a questo proposito essere utile studiare esempi di successo (tratti dalle proprie conoscenze, dal web ma anche dall’esperienza del partner tecnologico cui si fa riferimento) che possano essere replicati nella propria organizzazione. Secondariamente, serve capire quali sono i dati davvero utili e quindi organizzare la strategia di raccolta al fine di poterne trarre tutti i vantaggi possibili, senza dimenticare che si deve tenere conto delle leggi sulla privacy. È immediatamente evidente che già in queste prime fasi è importante che vi sia un consistente coinvolgimento di varie figure aziendali che non siano solo tecniche.
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A questo punto, è possibile implementare la soluzione di BPM che, basata su un repository (un vero e proprio contenitore) di dati, consenta oltre che la condivisione e uno scambio di informazioni tra le diverse applicazioni aziendali, anche funzioni di analisi dei processi in real time, tool per individuare kpi e punti critici così come possibili miglioramenti, il suggerimento di best practice e, in generale, di supporto alla loro trasformazione.
Utilizzare nella quotidianità servizi di Business Process Management significa, in pratica, poter contare sulla possibilità di un auditing costante dei processi e adeguare a mano a mano l’operato dell’azienda agli obiettivi che ci si è prefissi.
Non solo: è anche possibile sfruttare il BPM per capire come delineare nuovi possibili scenari determinati da un eventuale cambiamento per comprendere se è vantaggioso o meno renderlo effettivo (secondo l’analisi predittiva what-if).
RPA e Business Process Management
Con le soluzioni di Robotic Process Automation (RPA) si intende la possibilità di affidare a software alcuni lavori al fine di rendere più veloci i processi. Si tratta al momento per lo più di task semplici e di routine ma che contribuiscono in larga misura (si pensi per esempio all’estrazione, pulizia e omogeneizzazione di dati dalle varie applicazioni aziendali o dal web oppure ancora da portali strutturati) a ottimizzare l’attività liberando risorse umane che, a loro volta, possono sfruttare la loro professionalità e specializzazione per creare valore aggiunto e, quindi, innalzare le performance complessive.
In sintesi, la RPA è focalizzata sulla riduzione delle attività manuali ripetitive e basate su regole, cioè sul trasferimento a robot dei task che non richiedono di dover prendere decisioni.
La RPA risulta un valido alleato del BPM aiutando le aziende a essere più rapide, automatizzando parti di processo: l’utilizzo della RPA Business Process Management conduce, infatti, a una razionalizzazione del lavoro dell’azienda e all’aumento dei suoi risultati.
In sintesi, la RPA si occupa dell’automazione delle singole parti di processo, il BPM gestisce i flussi di lavoro completi, processi multipli e ha come fine promuovere maggiore produttività.
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