Con decorrenza dapprima al 1° ottobre 2019 e poi prorogata al 2020, le aziende fornitrici degli enti del Servizio Sanitario Nazionale dovranno obbligatoriamente servirsi del NSO – Nodo Smistamento Ordini per scambiare con i clienti documenti relativi agli ordini e all’esecuzione dei lavori. Questo comporterà ovviamente per le imprese la necessità di arrivare quanto più preparati alla fatidica data, in modo da saper padroneggiare il nuovo strumento digitale senza difficoltà, conoscendolo a fondo.
Il sistema infatti avrà il vantaggio di rendere automatici molti passaggi della procedura di trasmissione dei documenti di ordine, situazione che per le aziende comporterà un risparmio in termini di tempo e di risorse. Non meno importante, i processi di trasmissione degli ordini tramite Nodo Smistamento Ordini sono stati pensati per garantire maggiore trasparenza negli acquisti della pubblica amministrazione sanitaria, proprio grazie all’automatizzazione e alle caratteristiche descrittive dei documenti trasmessi in modo digitale.
La sperimentazione del NSO – Nodo Smistamento Ordini
Non è possibile conoscere uno strumento che non si è mai utilizzato, la legge ammette questa evenienza. Con il decreto legislativo del 7 dicembre 2018, la norma che ha descritto il NSO – Nodo Smistamento Ordini nelle sue caratteristiche e utilizzi dopo che già la Legge di Bilancio 2018 ne aveva parlato, si fa riferimento alla possibilità di utilizzare in via sperimentale lo strumento digitale, per arrivare pronti alla data di entrata in vigore dell’obbligo di utilizzarlo. Ovviamente, i documenti trasmessi attraverso la versione sperimentale non avranno alcun valore legale.
Tuttavia, la legge permette anche di utilizzare da subito il NSO, anche se non è ancora obbligatorio. Le aziende che decidessero di servirsi già di questo strumento telematico, non ai fini della sperimentazione ma proprio per lo scambio vero dei documenti attestanti gli ordini, dovranno abbandonare tutte le procedure precedenti e abbracciare in toto questa nuova soluzione.
Le possibilità per imparare a trasmettere gli ordini tramite NSO dunque non mancano. Per arrivare preparati al meglio però, bisogna anche studiare un po’ le regole tecniche. Il MEF – Ministero dell’Economia e delle Finanze, ha reso disponibili sul proprio sito le preziose Linee guida, un manuale pratico che descrive ogni ambito di utilizzo del Nodo Smistamento Ordini, con testi e paragrafi, in modo da fornire un utile strumento didattico per gli operatori e gli impiegati che si troveranno a fare i conti con la nuova tecnologia.
Documenti e processi di business
Come chiarito nelle Linee guida, è prevista la trasmissione tramite Nodo Smistamento Ordini di quattro tipi di documento:
- Ordine: il documento attestante l’acquisto inviato dal cliente al fornitore
- Ordine pre concordato: documento che attesta l’ordine di acquisto ma viene emesso dal fornitore verso il cliente: le due figure si sono accordate in precedenza sui parametri peculiari dell’ordine, come quantità e costo
- Risposta: il documento con cui il fornitore può accettare, declinare o modificare l’ordine ricevuto dal cliente
- Ordine di riscontro: il documento con cui il cliente può confermare, declinare o sostituire una risposta con modifiche oppure un ordine pre concordato.
L’invio di questi documenti tramite Nodo Smistamento Ordini viene eseguito attraverso tre modelli di business:
- Ordinazione semplice: processo che prevede l’utilizzo di un solo documento, cioè l’ordine
- Ordinazione completa: processo in cui si possono usare l’ordine, la risposta e l’ordine di riscontro
- Ordinazione pre concordata: processo in cui si usano l’ordine pre concordato e l’ordine di riscontro.
Ordinazione semplice del NSO
Usare il processo di business Ordinazione semplice, significa utilizzare solo l’ordine come documento, il quale dev’essere emesso dal cliente, quindi la pubblica amministrazione sanitaria. Particolarità di questo processo, come riportato nelle Linee guida del MEF, è che qualora il fornitore volesse inviare comunicazioni al cliente, per accettare, rifiutare o chiedere modifiche, dovrà usare modalità tradizionali come telefonare o inviare una mail.
Ordinazione completa del NSO
Il primo step del processo di business Ordinazione completa prevede che la pubblica amministrazione sanitaria, cioè il cliente, invii l’ordine all’azienda fornitrice, il quale può semplicemente ricevere l’ordine, oppure inviare una risposta o l’ordine di riscontro. Qualora l’ordine vada bene com’è stato inviato, il fornitore non dovrà inviare alcuna replica al cliente. Utilizzando questo processo quindi, le comunicazioni da parte del fornitore dovranno pervenire tramite NSO, oltre che nelle modalità tradizionali che sono le uniche previste invece dall’Ordinazione semplice.
Processo di business Ordinazione pre concordata
Due sono i documenti il cui utilizzo è previsto nel processo dell’Ordinazione pre concordata, cioè l’ordine pre concordato e l’ordine di riscontro. Il primo viene emesso dal fornitore, il secondo dal cliente. Primo passo per avviare il procedimento, viene fatto dal fornitore, che si mette d’accordo col cliente e, su sua autorizzazione, invia l’ordine pre concordato. Il cliente può semplicemente ricevere il documento e accettarlo, dunque non dovrà replicare. Tuttavia potrebbe anche aver bisogno di inviare un ordine di riscontro, indirizzato all’azienda fornitrice. In questo caso, le comunicazioni dovranno passare tramite NSO, non sono previste le modalità tradizionali se non in casi straordinari.
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