DDT significato?
Il D D T è il documento di trasporto che serve per certificare il trasferimento della merce dal produttore al cliente. Questo passaggio può essere gestito direttamente da colui che cede i prodotti oppure da una terza parte (tipicamente un player logistico).
Si tratta di documenti che hanno valore probatorio e sono validi ai fini fiscali e, come tali, devono essere conservati secondo la legislazione vigente nei vari Paesi. Far entrare nel processo di digitalizzazione documentale anche i documenti trasporto è fondamentale per razionalizzare e rendere fluido e completo il processo stesso.
I benefici di tale digitalizzazione riguardano:
- oltre che la dematerializzazione dei documenti con tutti i vantaggi che essa comporta
- l’automazione di tante attività semplici e ripetitive
- l’ottimizzazione di tutta l’organizzazione.
Gestione DDT documento di trasporto: ecco come fare
Il DDT Documento di trasporto è parte integrante del processo di gestione delle attività aziendali. Inoltre, con l’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria, i D D T vengono utilizzati anche per non incorrere in problemi fiscali e mantenere un corretto svolgimento delle operazioni amministrative interne. Questo avviene per esempio se si emette fattura differita (ossia datata entro il 15 del mese successivo all’effettuazione dell’operazione) ma la merce viene consegnata prima, a più riprese eccetera.
La normativa italiana prevede che tali documenti possano viaggiare insieme ai prodotti, ma anche essere inviati per via telematica. Una soluzione particolarmente incoraggiata soprattutto durante il lockdown (il provvedimento adottato dai Governi per ostacolare la diffusione del virus Covid-19).
In un modello di completa dematerializzazione e digitalizzazione dei processi, dunque, la documentazione cartacea è sostituita da flussi informativi lavorati da soluzioni per la gestione elettronica documentale e conservazione digitale. In tale contesto, per quanto riguarda il DDT documento di trasporto:
- viene prodotto elettronicamente dal software gestionale
- subito preso in carico (insieme a eventuali allegati, notazioni eccetera) dall’applicativo per la digitalizzazione documentale, sia esso on premise o in cloud, il quale si occupa di produrre il documento di trasporto DDT.
A questo punto si procede all’invio mediante spedizione telematica di tali documenti entro il giorno stesso in cui avviene la consegna, registrando ovviamente le firme necessarie (cedente e acquirente). Infine, si provvede alla conservazione digitale a norma per i 10 anni previsti dalla legge italiana.
I benefici di digitalizzare il documento di trasporto
Velocità e completezza sono i primi vantaggi che le aziende sperimentano nell’adottare soluzioni per la digitalizzazione del ddt documento di trasporto.
Il D D T non ha un formato prestabilito per legge, ma deve essere redatto in modo molto dettagliato riportando una lunga lista di dati accanto ai riferimenti di chi effettua il trasporto (mittente, destinatario, eventuale vettore):
- le generalità complete di partita IVA di cliente e venditore
- la descrizione dei beni che riguardano il contratto stipulato e le relative quantità.
Vi sono poi eccezioni da gestire in modo diverso, ad esempio lo spostamento di merci particolari come liquidi infiammabili, per le quali serve dare più informazioni sulle merci stesse e maggiori dettagli sul trasportatore, incluso il numero della patente.
È immediatamente evidente come una compilazione automatica del documento di trasporto, frutto dell’integrazione tra gestionale e soluzione di gestione documentale, consenta di:
- ridurre al minimo la possibilità di errori
- permettere immediatezza di gestione della pratica e piena conformità alle normative.
Inoltre, avere a disposizione file invece che fogli di carta significa:
- ridurre il rischio di perdere i documenti
- fruire di maggior velocità di reperimento delle informazioni.
Lavorare con il digitale vuol dire poi poter tracciare i documenti e avere maggiore visibilità delle attività di spedizione. Ciò consente di allineare tutti i reparti (si pensi ad esempio alla possibilità di creare il documento di trasporto DDT e avere la certezza che vengano effettuati i relativi movimenti di magazzino) e di poter contare su dati preziosi per aumentare l’efficienza del processo di consegne.
Digitalizzazione del ciclo dell’ordine, i vantaggi
Digitalizzare il documento di trasporto è introdurre solo un tassello, per quanto importante, nel più vasto processo di gestione elettronica del ciclo dell’ordine. Quest’ultimo è un processo articolato che parte con l’ordine stesso e si conclude con la riconciliazione bancaria e contabilizzazione delle fatture.
Sono importanti i vantaggi strettamente riconducibili alla dematerializzazione dei documenti (risparmio di carta, inchiostro, spazi) e alla loro gestione (annullamento dei tempi di archiviazione e di recupero delle informazioni eccetera). Ma altrettanto lo è digitalizzare il ciclo dell’ordine nella sua interezza che significa gestire con estrema rapidità tutti i passaggi necessari per far funzionare l’organizzazione. Il ciclo dell’ordine, infatti, nel suo svolgimento tocca tutti i reparti aziendali:
- dal reparto vendite alla produzione
- alle risorse umane per l’allocazione del personale
- al procurement (includendo cioè anche la gestione dei contratti)
- all’amministrazione.
Utilizzare un applicativo per la digitalizzazione del ciclo dell’ordine si traduce quindi anche nella possibilità di fruire di uno strumento che faciliti la collaborazione interna (esso promuove una semplice e rapida condivisione delle informazioni) e che consente di avere sempre sotto controllo l’intero funzionamento aziendale.
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