Adottare la gestione documentale nel settore manifatturiero vuol dire porre le basi per una riorganizzazione all’insegna del digitale più ampia e radicale. Dematerializzare e digitalizzare nativamente i documenti si traduce, infatti, nella preziosa possibilità di creare un archivio immateriale di informazioni sempre aggiornate e accessibili a tutti coloro che ne abbiano bisogno per svolgere il proprio lavoro. La praticità sperimentata nel lavorare senza carta solitamente fa sì che, man mano, si proceda a una vera e propria rivoluzione paperless che va a toccare tutti gli ambiti aziendali, inclusi i più tradizionali.
Un’opportunità particolarmente importante soprattutto nelle organizzazioni che fanno ricorso allo smart o remote working e che quindi devono rendere disponibili a dipendenti e collaboratori i documenti ovunque, come se si lavorasse in ufficio.
Non solo, gestire digitalmente ciclo attivo, passivo e i documenti amministrativi vuol dire poter fare automazione dei workflow documentali, oltre a promuovere un’efficiente condivisione dei dati e perciò una maggior collaboration.
Cosa serve alle aziende del settore manufacturing?
Velocità e automazione sono tra le principali esigenze che caratterizzano il business del settore manufacturing.
Dalla produzione alla distribuzione i passaggi devono essere rapidi. Più precisamente, dalla raccolta dell’ordine sino alla consegna e fatturazione, passando per l’approvvigionamento delle materie prime e un efficace sistema logistico, tutte le attività devono essere incluse in flussi scorrevoli in cui è protagonista un continuo interscambio di documenti.
Poter contare su software per la gestione della documentazione aziendale significa avere la possibilità di semplificare i task e, in alcuni casi, addirittura automatizzarli.
Non si può inoltre trascurare che, all’accrescere delle necessità di mobility, con la diffusione di tecnologie quali cloud e intelligenza artificiale, le aziende manifatturiere hanno sempre più dati in arrivo e devono farne tesoro perché rappresentino un elemento competitivo.
Un sistema di gestione dei documenti sicuro e contraddistinto da funzionalità progettate per il settore garantisce agilità e facilita tutti gli aspetti del business.
Gli scenari applicativi di un sistema gestionale nelle aziende del manifatturiero
Per poter operare sul mercato un’azienda del manifatturiero deve essere inserita in una filiera produttiva che solitamente è composta da vari attori, dai fornitori alle società di logistica.
Particolarmente interessante per gli attori di questo settore è poter sfruttare un software che consenta la creazione di gruppi di lavoro misti dove i partecipanti possano condividere documenti e modificarli vedendone sempre l’ultima versione aggiornata. Grazie a un sistema gestionale evoluto, ciascun utente, infatti, ha a disposizione un database da cui attingere le informazioni pertinenti allo stato dei lavori e di quanto occorre perché non si verifichino interruzioni o colli di bottiglia.
E tutto questo senza uso di mail, per dialogare in modo immediato, evitando di dover ricercare le informazioni in molteplici scambi di posta elettronica. La piattaforma documentale è in grado di raccogliere tutto ciò di cui i lavoratori hanno bisogno. E il motore documentale stesso governa i tool di comunicazione per tenere tutti i team allineati in modo automatico, aggiornando le bacheche condivise e mediante notifiche push che catturino l’attenzione. Nella piattaforma documentale viene archiviata anche tutta la storia collaborativa che riguarda ciascun documento, per esempio chi vi ha messo mano e quando, quali commenti sono stati apportati o quante versioni ne sono state fatte.
L’utilità di applicare il digitale a un’azienda del manifatturiero si esprime anche con il fatto che dagli stessi documenti è possibile avviare i processi (si pensi per esempio alle approvazioni che possono essere più o meno automatiche). Questo permette sia un aggiornamento continuo sull’andamento delle attività, sia il monitoraggio dell’iter del processo.
Non si può, naturalmente prescindere dal fatto che, in un’azienda manifatturiera si svolgono attività tipiche di una qualsiasi altra organizzazione quali amministrazione, logistica o gestione del personale.
Ma gli scenari applicativi, seppur attinenti a processi organizzativi tipici di qualsiasi azienda, possono essere più complessi. È il caso delle risorse umane nel manifatturiero. A quest’ultimo proposito un sistema evoluto di gestione elettronica può essere personalizzato per svolgere pratiche di assunzione telematica in particolar modo quando si opera in realtà con tante filiali e fabbriche di produzione dislocate su territori internazionali o comunque distanti tra loro.
Va da sé, infine, che il documentale deve potersi occupare anche di tipologie di documenti particolari che riguardano il settore specifico. Si pensi alla gestione disegni e componentistica (qui si possono prevedere contenitori specifici quali documenti di progetto, disegni tecnici, verbali certificazioni che poi si possono gestire in modo collaborativo), così come del personale esterno, al controllo conformità (documenti sulla qualità test dei materiali che possono essere firmati digitalmente, portati in conservazione digitale a norma per velocizzare le attività), alla direttiva macchine europea (anche in questo caso appositamente firmati o dove possibile apporre sigilli appositi) e alla tutela dei marchi.
A quest’ultimo proposito, per esempio, una volta creato il “contenitore” si può fornirne l’accesso (permanente o temporaneo) ai legali perché riescano, in autonomia a consultare pareri, brevetti e marchi depositati per accertare plagi e risolvere conteziosi in tempi brevi.
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