Inserimento dati, controllo e integrazione delle informazioni, attività di back office semplici e di routine sono alcuni dei compiti affidati alle tecnologie di Robotic Process Automation (RPA). In particolare, sin dall’inizio della loro diffusione ormai qualche anno fa, i software robot si sono occupati dell’automatizzazione dei processi amministrativi per renderli più efficienti e ottimizzare i costi delle aziende, evidenziando tutte le loro potenzialità.
RPA software, ecco come si comportano
Gli agenti software in ambito Robotic Process Automation utilizzano le applicazioni come se fossero degli operatori umani, compiono i medesimi passaggi che questi ultimi farebbero e come loro sanno inserirsi in un flusso di lavoro. Più nello specifico, questa tipologia di robot solitamente svolge lavori ripetitivi assicurando massima precisione, seguendo le regole con le quali sono stati impostati.
Non tutti i robot per la RPA sono uguali, una grande differenziazione riguarda la loro capacità di collaborare fianco a fianco con le persone, prevedendo che esse abbiano il controllo e la facoltà di intervento. Si tratta, in questo caso, di RPA presidiata, ossia che presuppone appunto l’intervento di personale umano.
D’altra parte, i robot intelligenti possono lavorare su server separati o su macchine virtuali, eseguendo completamente in autonomia i loro task. In questo caso si parla di Robotic Process Automation non presidiata, che fa sì che il personale non si interessi assolutamente di determinati lavori, delegandoli in toto.
Gli ambiti di adozione della RPA sono tantissimi, attualmente questa tecnologia è applicata soprattutto ai processi di back office, ma le occasioni d’uso, anche solo in ambito amministrativo, sono molteplici.
Il significato della RPA nei processi amministrativi
Ai software RPA possono essere affidate varie tipologie di compiti. In ambito amministrativo, ad esempio, sono in grado di intercettare i dati necessari per una specifica attività, inserirli dove serve e poi avvisare chi di dovere di aver portato a termine un compito. Ciò significa, ad esempio, che possono dedicarsi alle conferme d’ordine e molto di più, arrivando a poter automatizzare l’intero ciclo attivo e passivo. Nello specifico, per quanto riguarda il ciclo attivo eliminare le attività manuali legate a ordini e fatture clienti, e per quel che concerne il ciclo passivo avere a disposizione un tool che si occupa delle pratiche relative alla ricezione delle merci, della creazione di un libro contabile sino alla gestione del pagamento.
È, dunque, evidente che nelle aree amministrative la RPA può esprimere tutto il suo potenziale. In tali contesti la rivoluzione della fatturazione elettronica obbligatoria ha determinato una maggiore digitalizzazione, ma limitarsi a fare la fattura elettronica ha reso immediatamente evidente la necessità di riconciliare più dati derivanti da sistemi incapaci di dialogare oppure, addirittura, da processi che prevedono interventi manuali, l’uso della carta e così via.
Non bisogna, inoltre, sottovalutare il fatto che l’intervento di software nei processi significa aumentare il loro grado di “auditabilità”, ossia di verifica puntuale dell’esecuzione delle attività dei bot e, più in generale, di monitoraggio del corretto funzionamento del processo stesso nel suo complesso.
A questo proposito, la RPA supporta la possibilità di migliorare lo svolgimento delle attività. Avere, infatti, a disposizione tutti i dati che le riguardano (strutturati, aggiornati, completi e raccolti in tempo reale) ne consente una revisione costante e quindi, per esempio, promuove un miglior bilanciamento dei carichi di lavoro e favorisce, ovviamente, una riduzione della necessità delle attività di verifica e approvazione così importanti nei processi amministrativi. Si tratta di preziose opportunità per sfruttare appieno questo tipo di tecnologia (anche dal punto di vista della riorganizzazione aziendale) e per sperimentarne, tra l’altro, ritorni immediati di investimento.
RPA, esempi pratici di adozione
La Robotic Process Automation, a partire dall’automatizzazione dei processi di back office e di quelli amministrativi, supporta e promuove un percorso di digital transformation che può arrivare a coinvolgere tanti ambiti aziendali, per non dire tutti.
La capacità di manipolare dati e di inserirsi in workflow più o meno complessi, che contraddistingue i software RPA, li rende capaci di automatizzare, per esempio, i sistemi di help desk (tenendo naturalmente traccia di tutte le informazioni raccolte in tali sedi), le applicazioni di reclamo, ecc. I robot possono arrivare a scrivere contratti, elaborare in automatico offerte di vendita, ma anche l’emissione di rimborsi e così via.
Soluzioni di RPA sempre più evolute consentiranno di aumentare le attività robotizzate e soprattutto l’autonomia decisionale dei bot.
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