Con BPM – Business Process Management si intende l’insieme di strategie e attività necessarie a delineare e predisporre e poi a monitorare e ottimizzare tutti i processi aziendali per rendere il business dell’azienda efficace. I software di BPM, in particolare, sono quei tool di supporto che consentono ai decisori aziendali di essere il più possibile efficienti nella gestione d’impresa nel suo complesso
Business Process Management cos’è?
Semplificare i processi, migliorare le performance e i risultati di business: sono questi gli obiettivi principali del Business process management, uno strumento particolarmente importante per le aziende che affrontano mercati competitivi e devono essere flessibili e veloci nel rispondere ai trend evolutivi del mercato e, allo stesso tempo, precise nell’attuazione dei piani strategici.
Nelle imprese più virtuose i flussi di lavoro sono organizzati e monitorati ma non sono troppo rigidi, serve infatti che le figure coinvolte nei processi siano orchestrate, ma anche, abbiano una visione globale dell’operatività aziendale o quanto meno del workflow in cui sono inserite.
In quest’ottica, il Business Process Management rappresenta un formidabile aiuto per migliorare la coordinazione delle varie fasi di realizzazione di prodotti e servizi. E così facendo sposta il focus aziendale dalle funzioni singole ai processi in modo da promuovere un nuovo approccio manageriale ai percorsi produttivi e più in generale all’azienda nella sua totalità. Un metodo che prevede ottimizzazione ai costi, eliminazione di attività ridondanti e semplificazione delle dinamiche operative ed è reso possibile dallo sfruttamento di tutti i dati presenti in azienda inclusi quelli raccolti real time nello svolgimento dei processi stessi.
I software BPM collaborano in definitiva all’automatizzazione, al monitoraggio e all’ottimizzazione dei processi, raccogliendo i dati e rendendoli comprensibili e condivisibili, tali quindi da rappresentare un valore per il business.
A cosa serve un BPM software
I software di Business process management sono utili dall’inizio alla fine di un processo, cioè servono per aiutare a disegnarlo nel modo più opportuno e consentono di compiere quegli allineamenti necessari se, in corso d’opera, ci si accorge che non vengono rispettati gli obiettivi che ci si era prefissi.
Più nello specifico, i tool per il BPM permettono di compiere gli studi di fattibilità preziosi per capire se un processo sarà efficace prima di metterlo in pratica, rendono possibile la condivisione di tutte le informazioni per promuovere il più possibile la collaborazione, offrono le informazioni indispensabili per la migliore allocazione delle risorse e l’assegnazione dei task più corretta, abbattendo, in pratica, i tempi e le spese di implementazione delle procedure.
Grazie alle funzionalità di workflow monitoring, garantite dai principali applicativi di BPM, l’azienda può ottenere risparmi di tempo e denaro in ambito auditing ed è più rapida nel rispondere a eventuali richieste dei clienti, avendo visibilità in tempo reale di tutto quel che accade in azienda.
Mediante tecniche di RPA – Robotic Process Automation di cui i software BPM possono essere dotati, le aziende hanno anche la possibilità di automatizzare funzioni ripetitive, sollevando i propri dipendenti da compiti di routine e permettendo loro di dedicarsi a quelli a maggior valore aggiunto.
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Quali funzionalità deve avere un Business process management software?
Tra le principali caratteristiche cui prestare attenzione nella scelta di un software per il Business process management vi è la sua capacità di integrazione nei sistemi IT pre esistenti in azienda, ugualmente esso deve essere configurabile in maniera rapida in modo da poter interagire con facilità con tutti gli applicativi che compongono l’ambiente informatico dal sistema di posta elettronica, all’ERP, al CRM da cui attingere le informazioni e i documenti. Questa capacità di integrazione è più semplice nelle applicazioni che abbiano abbracciato la logica di sviluppo low-code, agevolando il lavoro di implementazione nelle aziende utenti e il dialogo tra processi diversi in contesti differenti tra loro.
Allo stesso tempo, il software BPM si deve interfacciare con tutti i dispositivi hardware a partire, per esempio, da stampanti e scanner.
I software BPM devono essere personalizzabili affinché le figure che vi accedono (potenzialmente tutte e quindi anche coloro che non hanno particolari competenze tecniche) possano lavorarci in modo semplice e intuitivo avendo modo, se occorre, di disegnare in autonomia nuove procedure immediatamente utilizzabili, senza dover sempre interpellare l’IT.
Naturalmente, i software devono poter essere utilizzati in mobilità in totale sicurezza, affinché gli utenti possano avere a disposizione tutte le informazioni dovunque si trovino.
Gli applicativi saranno tanto più efficaci nell’ottimizzazione dei processi quanto più caratterizzati da abilità di automazione dei flussi di lavoro e di collaboration, cioè capaci di acquisire e diffondere informazioni in autonomia in modalità sicure e controllate.
Infine, è importante che i software BPM garantiscano manutenzione e aggiornamento a basso costo, il paradigma di fruizione dei software in cloud ha tra le sue prerogative proprio quella di ridurre al minimo le attività di manutenzione, delegando il tutto al vendor o al partner tecnologico di riferimento.
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