Dal 2020 le aziende fornitrici degli enti del Servizio Sanitario Nazionale devono obbligatoriamente servirsi del NSO – Nodo Smistamento Ordini per scambiare con i clienti documenti relativi agli ordini e all’esecuzione dei lavori.
Il sistema ha il vantaggio di rendere automatici molti passaggi della procedura di trasmissione dei documenti di ordine, situazione che per le aziende comporta un risparmio in termini di tempo e di risorse. Non meno importante, i processi di trasmissione degli ordini tramite Nodo Smistamento Ordini sono stati pensati per garantire maggiore trasparenza negli acquisti della pubblica amministrazione sanitaria, proprio grazie all’automatizzazione e alle caratteristiche descrittive dei documenti trasmessi in modo digitale.
Tipi Documento e modelli di business
Come chiarito nelle Linee guida rese disponibili dal MEF – Ministero dell’Economia e delle Finanze, è prevista la trasmissione tramite Nodo Smistamento Ordini di quattro tipi di documento:
- Ordine: il documento attestante l’acquisto inviato dal cliente al fornitore
- Ordine pre concordato: documento che attesta l’ordine di acquisto ma viene emesso dal fornitore verso il cliente: le due figure si sono accordate in precedenza sui parametri peculiari dell’ordine, come quantità e costo
- Risposta: il documento con cui il fornitore può accettare, declinare o modificare l’ordine ricevuto dal cliente
- Ordine di riscontro: il documento con cui il cliente può confermare, declinare o sostituire una risposta con modifiche oppure un ordine pre concordato.
L’invio di questi documenti tramite Nodo Smistamento Ordini viene eseguito attraverso tre modelli di business:
- Ordinazione semplice: processo che prevede l’utilizzo di un solo documento, cioè l’ordine
- Ordinazione completa: processo in cui si possono usare l’ordine, la risposta e l’ordine di riscontro
- Ordinazione pre concordata: processo in cui si usano l’ordine pre concordato e l’ordine di riscontro.
Ordinazione semplice del NSO
Usare il processo di business Ordinazione semplice, significa utilizzare solo l’ordine come documento, il quale dev’essere emesso dal cliente, quindi la pubblica amministrazione sanitaria. Particolarità di questo processo, come riportato nelle Linee guida del MEF, è che qualora il fornitore volesse inviare comunicazioni al cliente, per accettare, rifiutare o chiedere modifiche, dovrà usare modalità tradizionali come telefonare o inviare una mail.
Ordinazione completa del NSO
Il primo step del processo di business Ordinazione completa prevede che la pubblica amministrazione sanitaria, cioè il cliente, invii l’ordine all’azienda fornitrice, il quale può semplicemente ricevere l’ordine, oppure inviare una risposta o l’ordine di riscontro. Qualora l’ordine vada bene com’è stato inviato, il fornitore non dovrà inviare alcuna replica al cliente. Utilizzando questo processo quindi, le comunicazioni da parte del fornitore dovranno pervenire tramite NSO, oltre che nelle modalità tradizionali che sono le uniche previste invece dall’Ordinazione semplice.
Processo di business Ordinazione pre concordata
Due sono i documenti il cui utilizzo è previsto nel processo dell’Ordinazione pre concordata, cioè l’ordine pre concordato e l’ordine di riscontro. Il primo viene emesso dal fornitore, il secondo dal cliente. Primo passo per avviare il procedimento, viene fatto dal fornitore, che si mette d’accordo col cliente e, su sua autorizzazione, invia l’ordine pre concordato. Il cliente può semplicemente ricevere il documento e accettarlo, dunque non dovrà replicare. Tuttavia potrebbe anche aver bisogno di inviare un ordine di riscontro, indirizzato all’azienda fornitrice. In questo caso, le comunicazioni dovranno passare tramite NSO, non sono previste le modalità tradizionali se non in casi straordinari.
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