Nella prima edizione del Censimento permanente delle imprese di Istat, pubblicato ad agosto 2020, si legge che il livello base di automazione, al quale fa accesso il 67,2% delle imprese (66,8% per le imprese con 10-19 addetti e 78,9% per le imprese con 500 e più addetti), è quello della gestione della documentazione aziendale. Si tratta da un lato di un’inevitabile conseguenza del fatto che le filiere e la stessa Pubblica Amministrazione richiedono sempre più comunicazioni digitali, e dall’altro del bisogno di gestire in maniera il più efficace possibile grandi quantità di documenti, di rendere sempre più flessibili le organizzazioni (si pensi, per esempio, alla necessità di fare smart working) e di assicurarsi processi efficienti e il più possibile veloci. La digitalizzazione dei processi poggia, infatti, sulla gestione documentale elettronica, che deve essere snella e precisa, in quanto non si può trascurare il fatto che tutti i processi e le catene di distribuzione delle attività di un’impresa si basano su documentazione di vario genere.
Digitalizzazione dei processi, perché è importante
Digitalizzare i processi significa, prima di tutto, compiere una approfondita analisi del funzionamento interno di un’organizzazione, per poi delineare una nuova impostazione che presupponga lo sfruttamento di tutte le potenzialità della tecnologia. Si tratta di un processo di monitoraggio e verifica, utile ai fini della scelta delle tecnologie, ma che rappresenta uno dei primi vantaggi immediatamente sperimentabili quando si decide di procedere alla digitalizzazione di uno o più processi.
Introducendo tool digitali nello svolgimento delle attività sarà facile individuare e risolvere situazioni in cui si verifichino rallentamenti (optando, per esempio, per una più opportuna suddivisione delle mansioni e o per l’assegnazione di task alle macchine). Inoltre, è possibile migliorare la comunicazione sia interna (informazioni e dati digitalizzati sono sempre e ovunque disponibili) sia con l’esterno, ossia con i partner di filiera, ma anche naturalmente con i clienti finali.
L’efficacia della digitalizzazione di un processo aumenta se si procede all’integrazione digitale dei processi, cioè se man mano si allineano tutte le business unit a logiche di lavoro digitali, basate su dati condivisi e workflow agili. Così facendo l’azienda può, infatti, rispondere velocemente alle sfide di mercato accrescendo produttività e, quindi, competitività.
Scarica l’ebook: “Come la Gestione Documentale migliora i processi aziendali”
Esempi di progetti di digitalizzazione aziendale
Tutte le aziende, a qualunque settore appartengano, devono fare i conti con la digitalizzazione in ambito amministrativo, basti pensare all’obbligo della fatturazione elettronica che ha interessato qualsiasi realtà imprenditoriale. Limitarsi a digitalizzare il documento fiscale non offre, però, grandi vantaggi alle aziende, anzi: una gestione ibrida, caratterizzata dalla presenza di cartaceo e digitale, rischia di complicare l’attività, di portare a duplicare passaggi, ecc.
La digitalizzazione del ciclo attivo e passivo, sino alla completa digitalizzazione del ciclo dell’ordine, rappresenta invece una preziosa opportunità per rendere più veloce tutti i processi interni e comporta una serie di vantaggi, come maggior visibilità sui flussi di lavoro e riduzione delle possibilità di errore per distrazioni o errato scambio di informazioni. Non solo, apporta anche sostanziali benefici economici derivanti, per esempio, da una diminuzione dei tempi di fatturazione passiva e quindi dei pagamenti, da una rinnovata gestione della contabilità, da un’immediata riconciliazione bancaria.
La digitalizzazione si può applicare a tutte le aree aziendali, dai processi di logistica a quelli che sono svolti in ambito Risorse Umane. Per quanto riguarda la logistica, in particolare, gli effetti benefici della tecnologia si esprimono sul fronte del tracciamento delle merci e di tutti i dati che si generano da tale tracciamento e che sono utili per affinare le proprie strategie per evitare sprechi di tempo e denaro; si concretizzano, inoltre, in una migliore comunicazione e collaborazione con fornitori e clienti finali.
D’altro canto, gli uffici HR, oltre ad annullare la necessità di spazi per gli archivi, grazie al digitale possono tra l’altro accedere con rapidità a tutti i propri dati (opportunità preziosissima, in generale, e in particolare per esempio in casi di contenzioso) e fruire di strumenti che assicurino loro garanzia di protezione dei dati sensibili.
I settori più attivi nella digitalizzazione dei processi
Se, come si è visto, tutte le aziende possono beneficiare dei vantaggi della digitalizzazione dei loro processi (e dovranno farlo per restare competitive nei loro mercati), vi sono industry che sono più avanti nel loro percorso di digital transformation e altre che hanno ancora strada da percorrere.
Il settore bancario, per esempio, ha adottato la tecnologia per svolgere il più rapidamente possibile tutte le verifiche necessarie per rispondere alle richieste dei propri interlocutori (quali mutui e prestiti), per elaborare corretti modelli di pricing e ugualmente ha fatto ricorso al digitale per allineare i propri processi alle stringenti imposizioni normative cui è soggetto.
In un settore completamente diverso come il medicale, ci si sta sempre più interessando (e la pandemia ha contribuito a rafforzare l’impegno) a trasformare la comunicazione con i pazienti, sfruttando canali nuovi e le opportunità di condivisione delle informazioni digitali (tra ospedale e paziente ma anche tra i diversi istituti sanitari e con le farmacie).
Anche il più tradizionale sistema produttivo sta adeguando le proprie metodologie di azione alla quarta rivoluzione industriale, all’insegna di innovazione e automazione. Raccogliere la sfida del rinnovo dei modelli di business consente, ad esempio, di produrre in minor tempo, di avere maggior coordinamento tra le varie fasi di lavorazione, di efficientare le spese energetiche, determinando significativi benefici.
MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI!
Se non lo hai ancora fatto, scarica la tua copia gratuita dell’e-book: “Digital Compliance Risk” per scoprire quali sono le responsabilità legali e normative della digitalizzazione aziendale
