Le aziende hanno a disposizione e hanno sperimentato diverse soluzioni software per adeguarsi correttamente all’obbligo di fatturazione elettronica tra privati entrato in vigore ormai due anni fa. Sono infatti disponibili tool gratuiti e strumenti realizzati da software vendor che rispondono sicuramente alla normativa e, allo stesso tempo, raccolgono la sfida della gestione elettronica documentale, integrando cioè servizi di vario tipo inclusa la conservazione sostitutiva, e accompagnano così le aziende nel loro percorso di digitalizzazione.
I servizi gratuiti dell’Agenzia delle Entrate e di Infocamere
L’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione sul proprio portale 3 servizi per le aziende, si tratta di una procedura Web (utilizzabile accedendo al portale Fatture e Corrispettivi) che permette di predisporre la fattura elettronica e di trasmetterla secondo quanto stabilito dalla normativa; vi è poi un software per pc (il Software di compilazione Fattura Elettronica, sfruttabile con qualsiasi sistema operativo) e infine, la App FatturAE (iOS e Android) per la trasmissione dei documenti che permette di usare le stesse credenziali del portale Fatture e Corrispettivi. Sempre dal portale Fatture e Corrispettivi è possibile usufruire gratuitamente del servizio di conservazione elettronica, che a detta di diversi commentatori, è però abbastanza limitato.
Infocamere, per conto del Sistema Camerale, ha invece realizzato un applicativo che consente gratuitamente alle PMI iscritte alla Camera di Commercio di emettere in modo semplice le fatture elettroniche e la loro trasmissione mediante lo SdI – Sistema di Interscambio. Nello specifico, si tratta di una soluzione che permette la compilazione, la trasmissione, così come la ricezione, il monitoraggio e anche la conservazione digitale a norma delle fatture elettroniche.
Il vasto panorama delle soluzioni per la fatturazione elettronica a pagamento
Tante aziende private offrono software che promettono alle aziende il perfetto adeguamento alla normativa sulla fatturazione elettronica, ossia mettono in grado gli utenti di compilare la fattura elettronica nel file in formato XML in cui inserire tutti i dati che precedentemente venivano scritti del documento cartaceo. Prodotto il file, come noto, deve essere inviato al Sistema di Interscambio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate che fa alcune verifiche e mette a disposizione del destinatario la fattura inviando una ricevuta di avvenuto recapito al fornitore.
A questo servizio possono aggiungersi una serie di altre opportunità nate dall’integrazione con i sistemi aziendali, a partire dalla gestione delle fatture ricevute al fine di semplificare e rendere più veloce la contabilità, per arrivare ai servizi per l’ottimizzazione della gestione del magazzino, dei fornitori eccetera.
La fatturazione elettronica e la necessità della conservazione digitale a norma
La fatturazione elettronica B2B obbligatoria imposta dal legislatore principalmente come misura di lotta all’evasione fiscale, è stata anche pensata dalla Commissione Europea per creare il Mercato Unico Digitale Europeo. D’altra parte, rappresenta una preziosa occasione per le aziende per avviare quel processo di digitalizzazione dei documenti e quindi dei processi che consentirebbe loro di aumentare efficienza e produttività e quindi risultati di business. La fattura infatti è il documento di riferimento per tutte le attività amministrative e produttive dell’azienda; una volta dematerializzata la fattura però è compiuto un solo passaggio, se invece la digitalizzazione riguarda anche tutti i documenti che vengono prima e dopo la fattura (ordini, bolle, pagamenti, solleciti e via dicendo) aumentano i vantaggi tangibili per l’organizzazione.
Va da sé però che, presupposto fondamentale per avviare tutto questo processo è dotarsi di uno strumento software che consenta la conservazione digitale a norma delle fatture, per poter cioè evitare di stampare i documenti fiscali al fine di rispettare la giurisprudenza relativa alla conservazione della fattura cartacea e, invece, rendere effettiva la dematerializzazione.
La conservazione digitale a norma deve rispettare le nuove regole tecniche attuative del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) all’articolo 44, divenute obbligatorie dal marzo di due anni fa, che ha delineato tutte le attività da svolgere per custodire gli archivi di documenti nel tempo senza ricorrere alla carta in alcun modo. Ciò significa, dal punto di vista tecnico, poter contare su una soluzione software che consenta di mettere in sicurezza tutti i metadati che identificano il documento in modo permanente, consente la memorizzazione dei meccanismi tecnici e procedurali che hanno caratterizzato la sua formazione e, ancora, la descrizione di chi lo ha creato, i privilegi di accesso eccetera: sono insomma tutte quelle informazioni contenute nell’originale.
È necessario, inoltre, ricordare che le aziende che fanno conservazione digitale a norma sono tenute a redigere il Manuale di conservazione, un documento che riporta dettagliatamente le modalità organizzative, comportamentali e di processo, oltre alle tecnologie adottate, incluse quelle di sicurezza, che caratterizzano l’archivio digitale. Il Manuale deve essere sottoposto a verifica periodica in modo che sia sempre aggiornato rispetto alle nuove tecnologie, a eventuali riorganizzazioni dell’impresa eccetera ed essere disponibile in occasioni di controlli.
Esistono software vendor che accompagnano le aziende non solo offrendo tecnologia, ma anche facendo consulenza sul fronte degli aspetti procedurali in modo da poter assicurare ai responsabili aziendali il corretto adeguamento e la piena conformità alla normativa nel suo complesso.
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