A partire dalla costituzione dell’Agenda Digitale Italiana nel 2012, è stata emanata una serie di normative che regolano la gestione documentale digitale in tutti i suoi aspetti.
Tante ragioni hanno portato il legislatore a definire questa materia, in primis la volontà di semplificare il rapporto con la pubblica amministrazione, ma anche quello di garantire maggiore fluidità di comunicazione tra le varie organizzazioni sul territorio per promuovere produttività e competitività. Ripercorreremo quindi i passi compiuti nell’arco degli ultimi anni, con un veloce excursus sulla normativa per la gestione documentale.
I principali temi sul tappeto sono Documento informatico, PEC e Comunicazioni Telematiche, quindi gestione e conservazione a norma, passando per il Manuale di gestione documentale e il Protocollo informatico, sino alle ultime novità relative alla fatturazione elettronica.
Cos’è la gestione documentale elettronica e tutti gli interventi legislativi che la riguardano
La gestione documentale include una serie di processi quali la gestione, organizzazione, condivisione e archiviazione di documenti fondamentali per l’attività dell’azienda, grazie all’utilizzo di software appositi è possibile svolgere tutti questi compiti in modo elettronico, al fine di dematerializzare i processi aziendali rendendoli cioè più snelli e veloci, efficaci, sicuri e facendo sì che l’azienda possa essere più efficiente anche dal punto di vista di gestione dei propri spazi e degli archivi. Qui di seguito i principali interventi legislativi a riguardo:
- L’Agenda Digitale Italiana, recependo i principi dell’Agenda Digitale Europea che si è posta l’obiettivo finale di un mercato digitale unico basato su software interoperabili, ha fissato negli articoli 1 e 4 le regole per il documento digitale unificato e il domicilio digitale, realizzato con una casella di Posta elettronica certificata (PEC).
- Con l’articolo 5 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 viene introdotto il Manuale di gestione documentale, ossia il documento che definisce e illustra le regole e i principi da seguire per fare gestione e archiviazione elettronica a norma, dalla fase, quindi, di protocollazione della posta in entrata e uscita in poi.
- All’interno del Manuale, il Protocollo informatico traccia l’infrastruttura tecnico-funzionale su cui basarsi per rendere più moderna la gestione del flusso informativo e documentale.
- Nel 2014 sono state pubblicate le regole tecniche per i nuovi sistemi di Conservazione digitale al fine di assicurare autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità sia dei documenti informatici sia dei fascicoli o aggregati di documenti. Nello specifico, una volta assegnato un codice identificativo e data una segnatura di protocollo a tutti i documenti (per sapere qual è l’area dell’organizzazione che ha prodotto il determinato materiale), è previsto il loro invio in archivio e, in particolare, il trasferimento al sistema di conservazione deve essere fatto una volta al giorno, in modo da aggiornare il registro giornaliero di protocollo.
- Proseguendo nel tempo, con l’uscita in Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12/01/2015 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri datato 13/11/2014 relativo alla regolamentazione per la completa attuazione del Codice dell’amministrazione digitale (CAD), il legislatore è intervenuto per regolare la gestione totalmente dematerializzata dei documenti e stabilire le norme che riguardano l’esibizione e la produzione di copie conformi.
- Nel 2016 il Regolamento UE eIDAS– electronic Identification authentication and signature, sull’identità digitale, si è posto il fine di offrire una base normativa a livello comunitario per i servizi fiduciari (in particolare, per le transazioni elettroniche) e i mezzi di identificazione elettronica degli stati membri. Tale regolamento offre anche un quadro giuridico per le firme elettroniche, i sigilli elettronici, le validazioni temporali, i servizi di recapito certificato eccetera.
- Già obbligatoria da due anni a questa parte per la PA, la fatturazione elettronica dal primo gennaio 2019 è diventata obbligatoria anche tra privati. L’imposizione per tutti coloro che hanno partita Iva di fare e-fatture (ossia di produrre un file Xml-eXtensible markup language, secondo il formato FatturaPA che deve essere emesso e ricevuto mediante l’utilizzo del Sistema di Interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate) conduce quindi a una completa eliminazione della carta su questo fronte.
Avvalersene già da oggi di un sistema documentale completo significa arrivare preparati e con gradualità ad un importante cambiamento di offerta sul mercato e sfruttarne da subito i vantaggi in termini di sicurezza, spazio, tempo e denaro.
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