La legge parla chiaro: dal 1° ottobre 2019 per aziende ed enti del Servizio sanitario nazionale e i loro fornitori entrerà in vigore l’obbligo di utilizzare il Nodo Smistamento Ordini per lo scambio di documenti informatici che attestano l’ordinazione e l’esecuzione degli acquisti dei beni e servizi. La trasmissione dei documenti di procurement diventa, dunque, completamente digitale.
Come tutte le innovazioni, nonostante le possibili resistenze iniziali che suscita, può essere accolta come un’opportunità più che un mero e tedioso obbligo cui adempiere: un volano per dematerializzare completamente la gestione documentale aziendale, con significativi vantaggi in termini di tempo, risorse e sicurezza.
Obbligo di utilizzare il NSO: la data X
Il Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze del 7 dicembre 2018 è la norma di riferimento per aver chiaro il quadro della situazione. Il decreto precisa all’articolo 3 che la data d’avvio del nuovo obbligo digitale sarà quella del 1° ottobre 2019. La stessa data è indicativa anche per gli eventuali intermediari assoldati dagli enti del Sistema sanitario nazionale o dalle aziende fornitrici per gestire le pratiche relative agli ordini: anche tali professionisti dovranno far riferimento a quel giorno per iniziare a lavorare con il nuovo sistema di trasmissione.
Tempus fugit, ma quella del Nodo Smistamento Ordini obbligatorio non è una notizia dell’ultimo minuto. La sua introduzione è stata presentata dal Mef – Ministero dell’Economia e delle Finanze, a luglio 2018, dopo che lo strumento era già stato previsto dalla Legge di Bilancio 2018. A definire con precisione la normativa al riguardo però è stato il precedentemente citato Decreto del dicembre 2018. Lo stesso testo stabilisce anche che cosa sia il Nodo Smistamento Ordini, definendolo e spiegando che il suo utilizzo coinvolgerà enti del Servizio sanitario nazionale, intermediari che fanno gli acquisti per conto di tali amministrazioni e le aziende fornitrici del settore che partecipano ai bandi pubblici per vendere i propri beni o servizi agli enti.
La data del 1° ottobre 2019 non riguarda solo l’atto di trasmettere il documento al Nodo Smistamento Ordini. Infatti, da quel momento anche l’emissione dei documenti relativi agli ordini deve essere effettuata esclusivamente in maniera digitale. Dal Nodo Smistamento Ordini transitano infatti documenti in formato UBL XML, dunque bisognerà realizzare in tale formato i file che si è decisi a trasmettere.
Rumors vogliono che la data di avvio dell’obbligo potrebbe slittare al gennaio 2020, ma al momento si tratta solo di voci, poco attendibili in quanto le leggi e gli organi istituzionali parlano chiaramente del 1° ottobre 2019 come giorno di partenza. La stessa situazione si era verificata anche in concomitanza con l’avvio della fatturazione elettronica, fino all’ultimo infatti si era dubitato della possibilità che le nuove disposizioni partissero il 1° gennaio 2019: invece è stato proprio così. Si fa dunque riferimento a quanto spiegato dalla norma senza basarsi sull’idea di una possibile proroga: dunque è necessario arrivare preparati al 1° ottobre 2019.
Attenzione ai pagamenti
Come spiegato in modo approfondito nelle regole che sono state pubblicate dalla Ragioneria dello Stato il 15 marzo (disponibili online sul sito istituzionale del Ministero dell’Economia e delle Finanze), la data del 1° ottobre 2019 segna un’importante svolta anche per i pagamenti relativi agli ordini tra enti del Servizio sanitario nazionale e i loro fornitori. Di conseguenza, bisognerà fare attenzione anche alla fatturazione. Infatti, a partire da quella fatidica data, non si potranno pagare le fatture riguardanti ordini non conformi al nuovo obbligo.
Fino a quel momento, sarà indispensabile per gli enti del Servizio sanitario nazionale e le aziende fornitrici la sottoscrizione di accordi che documentino la data di decorrenza degli ordini, così da darne prova come previsto dalle regole tecniche.
A proposito di fatturazione, sempre dal 1° ottobre 2019 sarà necessario indicare sulle fatture elettroniche i dati precisi dei documenti d’ordine. Anche in questo caso, le istruzioni sono dettagliatamente spiegate dalla Ragioneria di Stato nelle proprie regole tecniche, per fugare ogni dubbio.
Lasciare la strada vecchia per la nuova
Le aziende che desiderano approcciare prima del 1° ottobre 2019 il nuovo sistema di trasmissione potranno farlo. Il Decreto legge infatti consente di utilizzare il NSO dal momento della sua messa in esercizio, per proseguire quando poi diventerà obbligatorio.
Da sottolineare che chi prenderà questa scelta, cioè chi utilizzerà la trasmissione digitale dei documenti d’ordine tramite NSO, dovrà lasciare la vecchia modalità di invio e ricezione dei suddetti documenti e usare esclusivamente il Nodo Smistamento Ordini.
Sperimentare con il Nodo Smistamento Ordini
Per arrivare preparati al 1° ottobre 2019 è possibile anche fare qualche prova. Il Decreto del 7 dicembre 2018 infatti propone la possibilità di sperimentare con il Nodo Smistamento Ordini dal momento della sua messa in esercizio.
Ovviamente, in questo caso i documenti emessi non avranno alcun valore giuridico tra enti, intermediari e fornitori: si tratta solo di una soluzione per imparare a usare al meglio il nuovo strumento.
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