Premesso che le regole tecniche attuative del CAD-Codice dell’amministrazione digitale (articolo 44) diventate obbligatorie dal marzo 2017 hanno reso superata la delibera Cnipa 11/2004 e la dicitura “conservazione sostitutiva” sino ad allora utilizzata, la definizione di conservazione digitale fa riferimento a tutte le attività svolte per salvaguardare e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati senza ricorrere in alcun modo alla carta. La normativa richiede che tale protezione sia garantita nel lungo periodo e che si abbia la sicurezza di poter recuperare le informazioni con facilità e nella identica modalità in cui sono state prodotte.
Che cosa fare per realizzare un processo di conservazione digitale a norma di legge
Per conservare in maniera corretta i documenti digitali (cioè la rappresentazione informatica di atti e fatti giuridicamente rilevanti che vanta caratteristiche di integrità e immodificabilità) è necessario proteggere i metadati che li identificano in modo permanente, ne consentono la memorizzazione dei meccanismi tecnici e procedurali di formazione, i privilegi di accesso e, ancora, la descrizione di chi li ha prodotti. Si tratta, in pratica, di poter mantenere gli stessi bit registrati al momento della creazione del file al fine di recuperare tutte le informazioni contenute nell’originale. Non solo, serve preservare il vincolo archivistico che consiste nelle relazioni logiche e formali per la conservazione degli archivi. I requisiti del sistema di conservazione devono dunque essere tali da assicurare di poter identificare il soggetto che ha prodotto il documento, l’area in cui lavora e l’insieme della documentazione che fa riferimento a una certa pratica.
Tutto questo deve essere spiegato e messo per iscritto: secondo la legge ogni organizzazione deve infatti predisporre un Manuale di conservazione che illustri nel dettaglio l’organizzazione e la descrizione del processo, il suo modello di funzionamento, le tecnologie e le architetture utilizzate per renderlo operativo e tutte le misure di sicurezza adottate per tutelarlo.
Imprese ed enti pubblici possono scegliere due strade per compiere la conservazione digitale: svolgere tutto il processo al proprio interno (in house) o delegarlo in tutto o in parte a fornitori esterni che, naturalmente, abbiano le competenze tecniche e organizzative adeguate (outsourcing).
Il responsabile della conservazione digitale, un personaggio chiave di questo processo
AgID ha individuato 3 fasi principali nel processo di conservazione digitale: la formazione della memoria digitale; il trasferimento degli oggetti da conservare dal produttore al conservatore e l’accesso e la fruizione di quanto archiviato. Di conseguenza vi sono 3 figure fondamentali che ruotano attorno al processo stesso: il produttore dei documenti, il responsabile della conservazione digitale e l’utente di ciò che viene conservato.
Il primo, una volta creato il documento, si occupa del suo trasferimento al sistema di conservazione e ciò avviene inviando il pacchetto di versamento (ossia un XML da cui attendere l’avvenuta presa in carico dal sistema). L’utente, naturalmente, ha la facoltà, secondo i termini di legge, di richiedere l’accesso ai documenti archiviati.
Il responsabile della conservazione digitale è una figura fondamentale che deve essere presente in tutte le aziende private, in quelle pubbliche e anche negli studi professionali. Egli in modo autonomo, ma coordinando la propria attività con il responsabile della gestione documentale e i responsabili della sicurezza e del trattamento dei dati personali, dei sistemi IT, definisce e segue la messa in pratica di tutto quel che riguarda la conservazione digitale dei documenti e il loro successivo utilizzo.
Le principali attività del responsabile della Conservazione Digitale o Sostitutiva
Qui di seguito le principali attività che fanno capo a questo profilo professionale:
- Preparazione del Manuale della Conservazione, ne cura poi l’aggiornamento periodico a seconda dei cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
- Definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione in base alla tipologia dei documenti da conservare.
- Gestione del processo di conservazione nel suo complesso per garantire nel tempo la conformità alla normativa vigente e la corretta funzionalità (questa figura è responsabile anche del rapporto con l’eventuale fornitore di servizio in outsourcing).
- Acquisizione e verifica del pacchetto di versamento e generazione del rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal Manuale di conservazione e poi creazione del pacchetto di archiviazione, cioè il documento informatico che sancisce il caricamento dei file in un determinato momento e la sua conservazione a norma di legge. Quindi, sottoscrizione del pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, secondo i casi previsti, e produzione quando richiesti di duplicati e copie informatiche.
- Scarto dei documenti in caso di indicazione del produttore.
- Verifica periodicamente, o per lo meno ogni cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità dei documenti.
- Adozione delle misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione, oltre che per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi stessi (inclusa l’obsolescenza dei formati).
- Supporto agli organi giudiziari e amministrativi dello Stato in caso sia previsto il loro intervento per attività di verifica per fornire tutte le risorse utili.
MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI!
Se non lo hai ancora fatto, scarica la tua copia gratuita: “Una guida alla corretta conservazione digitale dei tuoi documenti” e scoprirai i passi da seguire!
