Una sola soluzione per rispondere alle esigenze di digitalizzazione dei processi aziendali nel loro complesso, con questa ambizione è stata progettata TopMedia Social NED, la proposta di Top Consult per le organizzazioni che vogliono trasformare il proprio business sfruttando le opportunità del digitale. TopMedia Social NED è composto da una serie di moduli che ciascun utente può man mano adottare al fine di compiere il proprio percorso di digital transformation.
Fatturazione elettronica e gestione ordini NSO
In seguito all’entrata in vigore degli obblighi di fatturazione elettronica per tutte le aziende sia pubbliche sia private e di gestione degli ordini tramite Nodo di Smistamento degli Ordini (NSO) per gli enti afferenti al Servizio Sanitario Nazionale, le aziende devono dotarsi di strumenti che le rendano compliant alle normative.
In particolare, per quanto riguarda la fatturazione elettronica TopMedia Social NED non si limita a garantire i documenti fiscali nel formato richiesto dalla normativa (XML) e il loro transito attraverso il Sistema di interscambio (Sdi), ma permette di gestire tutti i documenti contabili del ciclo attivo e passivo.
Sul fronte Gestione Ordine NSO, il sistema Top Consult consente la trasmissione via telematica dei documenti informatici che attestano gli ordini di acquisto e l’esecuzione degli acquisti stessi di beni e servizi; esso è in grado di utilizzare i 3 canali di comunicazione (analoghi a quelli utilizzati per la trasmissione delle fatture elettroniche, ossia Web services, Pec e FTP) e in aggiunta PEPPOL (Pan european public procurement online) che si distingue per consentire al mittente di conoscere l’identificativo del destinatario.
Digitalizzazione dei processi aziendali, il ruolo di gestione documentale e collaboration
In TopMedia Social NED lavorano due piattaforme interconnesse quella documentale e la piattaforma di orchestrazione dei processi automatici.
La prima comprende la logica documentale, ovvero permette agli amministratori di sistema di costruire le soluzioni applicative, di definire gli accessi utente, eroga i servizi via web eccetera; la seconda ha invece la prerogativa di progettare, eseguire e monitorare i processi di elaborazione massiva dei documenti (dall’archiviazione alla spedizione o stampa, sino alla conservazione digitale).
Nella sua globalità TopMedia Social NED, costruita per essere affidabile, scalabile e capace di gestire carichi di lavoro elevate, è stata realizzata anche per portare in azienda una soluzione che promuovesse nuove metodologie di lavoro all’insegna della collaboration. Il suo funzionamento infatti va al di là della navigazione elettronica dei documenti perché applica i concetti e i metodi di comunicazione tipici dei social per favorire sistemi di collaborazione nuovi (si pensi, per esempio, alla bacheca digitale che man mano aggiorni lo stato di processi, interventi e così via, alla possibilità di impostare alert per coinvolgere determinate figure in caso di bisogno eccetera).
Focus su firma elettronica e digitalizzazione di ordini e contratti
La firma elettronica è un passaggio obbligato per far sì che nelle aziende siano sempre più abbandonate la carta e la penna. TopMedia Social NED consente di apporre sui documenti (contratti e ordini inclusi) la firma interattiva. Nello specifico, Top Consult offre una tecnologia che risponde pienamente ai dettami del Regolamento eIDAS affinché la firma digitale qualificata abbia lo stesso valore probatorio di legge di quella autografa. Inoltre, con la firma interattiva, appunto, offre un sistema che consente all’utente di visualizzare i documenti prima di firmarli; le firme vengono poi applicate direttamente dal firmatario sul singolo documento, sia da pc sia da Web o mobile con un unico certificato di firma.
L’importanza della conservazione digitale
Per completare il processo di digitalizzazione documentale e impostare una gestione completamente paperless dell’azienda è fondamentale poter applicare un sistema conservazione digitale a norma dei documenti. Si tratta di rispettare le nuove regole tecniche della conservazione digitale che riguardano sia l’utilizzo di determinate tecnologie sia l’adozione di misure organizzative all’interno dell’azienda.
Top Consult all’interno della sua soluzione offre questa possibilità fornendo il software necessario e supporta i propri clienti con i due servizi pensati per aiutare l’azienda a rispettare la normativa. Si tratta di ConLex 2.0 (che offre la consulenza legale e applicativa per creare archivi digitali) e ManLex 2.0 per assicurare un corretto mantenimento degli archivi stessi.
Le aziende possono però anche decidere di affidare a Top Consult la gestione del processo in outsourcing.
Compliance alla normativa, ecco come essere conformi al GDPR
Per permettere ai propri utenti di rispettare il Regolamento generale sulla data protection, Top Consult ha reso disponibile Social NED GDPR che adotta le funzioni di TopMedia Social NED per far si che si crei un ambiente uniforme e collaborativo all’interno dell’azienda anche da questo punto di vista.
Più nello specifico, i moduli Workflow e Groupware (che consistono rispettivamente nel modulo per l’automazione di tutto o parte di un processo e quello per operare all’interno di processi non strutturati) permettono la definizione di flussi automatici non solo per segnalare i data breach, ma anche per monitorare e tenere traccia delle altre fasi dei processi, dalle nomine alle richieste, alle rettifiche e cancellazioni di dati, il che è molto utile in caso di esercizio del diritto all’oblio.
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