Adottando un approccio che preveda la digitalizzazione completa dei documenti si costituiscono le basi per procedere gradualmente alla digitalizzazione di tutto l’insieme dei processi di un’azienda. È all’insegna di questa premessa che Top Consult ha lavorato per progettare i propri prodotti e offrire ai suoi clienti soluzioni per la dematerializzazione e digitalizzazione dei processi che innalzassero la loro produttività grazie alla possibilità di rivedere la loro organizzazione in un’ottica di maggiore efficienza.
La legislazione che obbliga tutte le organizzazioni a essere conformi ai principi del GDPR, la normativa sulla fatturazione elettronica come quella relativa all’invio degli ordini mediante NSO (Nodo smistamento ordini) per le imprese che servono il Sistema Sanitario Nazionale hanno dato notevole impulso alla dematerializzazione. Non ci si può, però, limitare a sostituire la carta in alcuni ambiti per sperimentare le potenzialità e i benefici del digitale. Anzi, se i processi includono la gestione mista di carta e digitale il rischio è quello di appesantirli e di esporsi alla possibilità di errori e ritardi. La dematerializzazione unita alla gestione digitale di tutti i documenti e la gestione digitale dei flussi di lavoro consentono, invece, riduzione dei costi e ottimizzazioni tali da aumentare la produttività e i risultati di business.
L’offerta Top Consult per la dematerializzazione
Nella piattaforma documentale enterprise TopMedia Social NED, disponibile sia on premise sia in cloud, sono inclusi vari moduli che consentono agli utenti di digitalizzare tutti i documenti presenti in azienda, proteggendo i dati in essi contenuti mediante tecnologie di sicurezza all’avanguardia. Tale piattaforma si occupa della gestione di fatture elettroniche e ordini, dalla loro produzione o ricezione sino alla conservazione digitale a norma di legge.
Top Consult è, infatti, accreditata AGID e vanta le certificazioni ISO 27001 e ISO 9001, oltre a essere provider certificato Peppol per lo scambio di documenti informativi in formato XML e anche nel linguaggio UBL nel pieno rispetto della normativa italiana.
La soluzione Top Consult è potente e scalabile al punto di poter gestire decine di milioni di documenti e migliaia di utenti in contemporanea. E la sua affidabilità è garantita da funzionalità di load balancing e fault tolerance.
Per offrire la possibilità di una completa dematerializzazione Top Consult consente la firma digitale remota, secondo il Regolamento Europeo eIdas – electronic IDentification authentication and signature.
Una piattaforma completa per tutte le esigenze di digitalizzazione dei processi
Poco prima dell’estate, immediatamente dopo il lockdown, Top Consult ha comunicato l’annuncio del rinnovo della sua piattaforma. I mesi di “chiusura totale” hanno ulteriormente sottolineato quanto sia importante permettere lo smart working non solo sul fronte dell’emergenza sanitaria ma anche ai fini di una maggiore produttività e soddisfazione dei collaboratori. Proprio durante la pandemia è, infatti, risultato evidente che dipendenti e collaboratori che avevano la possibilità di accedere on-line ai documenti di cui necessitavano per lavorare e che potevano contare su processi strutturati basati su sistemi di workflow documentale hanno potuto proseguire la propria attività in modo efficiente, come se fossero stati in ufficio.
Per aumentare ulteriormente l’efficienza degli utenti aziendali, nell’ultima versione della propria soluzione per la gestione documentale e la digitalizzazione dei processi, Top Consult ha introdotto tecnologie di RPA – Robotic process automation che permettono un netto incremento delle capacità del software che risulta, di fatto, in grado di lanciare (in completa autonomia o, se occorre, sotto la supervisione di un addetto) applicazioni, spostare file e cartelle, estrarre informazioni dai documenti XML e UBL, compilare moduli e far partire workflow documentali.
Guardando, poi, nello specifico al processo di spedizione delle merci, al fine di rendere più veloce ed efficiente lo spostamento tra magazzini o verso l’esterno, Top Consult offre oggi anche la possibilità di digitalizzare i documenti di trasporto. Digital Delivery è la soluzione (sempre parte della piattaforma TopMedia Social NED) che si occupa di questo aspetto, non solo rendendo più veloci le operazioni di certificazione del trasferimento delle merci, ma anche dando la preziosa opportunità di raccogliere dati che permettono di migliorare il processo stesso di spedizione.
Nel rinnovato prodotto presentato da Top Consult sono state anche potenziate le soluzioni di Conservazione digitale e fatturazione elettroniche UE, per garantire miglior supporto normativo anche ai clienti internazionali.
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Workflow Collaboration, per modelli di processo più agili
Una piena ed efficace digitalizzazione dei processi che assicuri un approccio più strutturato al business deve fondarsi sul coinvolgimento degli addetti e sulla possibilità di una comunicazione immediata. Proprio per questo Top Consult ha rilasciato Workflow collaborativo (anch’esso parte della piattaforma TopMedia Social NED), che consente l’interazione non solo tra persone ma anche tra i processi.
Per esempio, l’apposito Designer grafico permette all’amministratore di sistema di visualizzare e definire la sequenza di azioni e dei partecipanti al processo; dal canto suo Controllo workflow è il cruscotto di monitoraggio utile per la verifica dell’avanzamento dei processi strutturati.
In pratica, WorkFlow Collaborativo rappresenta una preziosa occasione per superare le rigidità dei workflow tradizionali e le modalità di lavoro, per esempio basate su e-mail e sulla suddivisione dei dati in silos informativi.
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Tutte le aziende si stanno adeguando, per necessità e per legge, alle nuove regolamentazioni per la gestione documentale, oltre che per la necessaria digitalizzazione dei processi interni, non perdere tempo!
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