Se la digitalizzazione dei contratti rappresenta l’alternativa efficace alla contrattualistica cartacea, la conservazione digitale dei contratti informatici è la sua logica conseguenza. Questi documenti possono infatti essere trattati digitalmente come qualsiasi altro documento: dematerializzandoli se hanno avuto origine cartacea oppure gestendoli direttamente via software se sono nativi digitali.
Compiuta un’operazione o l’altra, i contratti andranno a confluire in un database unico apposito, organizzato secondo le normative che regolano la conservazione.
Cos’è un contratto informatico
In questo post si fa riferimento a contratto informatico intendendo un rapporto tra le parti espresso e siglato esclusivamente attraverso strumenti informatici, senza adoperare cioè carta e penna.
Proprio i contratti informatici concepiti in questo senso rappresentano uno dei fondamenti della digitalizzazione dei processi in quanto essi rendono più rapida l’attuazione di quanto stabilito al loro interno che non deve essere gestito in maniera tradizionale, ma viene in automatico inserito nei flussi di lavoro.
Conservazione digitale a norma dei documenti informatici, cosa dice la legge
Secondo il Codice per l’Amministrazione Digitale, il “documento elettronico contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. Tale rappresentazione è efficace quando vi sono apposte le firme digitali e le marcature temporali che rendono pienamente valido il documento.
A questo punto è possibile procedere alla conservazione sostitutiva. Perché anche questa operazione sia valida il medesimo Codice richiede che il processo di conservazione digitale garantisca: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità di quanto conservato.
La legislazione, inoltre, descrive i modelli organizzativi, i ruoli e le responsabilità di coloro che si occupano dei vari step della procedura, ovvero: il produttore del documento, il responsabile della conservazione e l’utente che vi accede per la consultazione. In particolare, la legge impone che sia stilato un Manuale della Conservazione ove sono illustrati i processi di conservazione, le modalità di esibizione e, inoltre, i formati dei file che sono e andranno conservati. Più nello specifico, in tale Manuale, son spiegati il modello di funzionamento dell’operazione di conservazione, le infrastrutture in uso e le misure di sicurezza adottate. È obbligatorio preparare, e periodicamente aggiornare, questo documento che rappresenta uno dei compiti principali del Responsabile della Conservazione.
Conservazione digitale, come fare
In sintesi, il procedimento di conservazione digitale si articola nei seguenti pochi passi.
Una volta predisposto il documento informatico è necessario verificare che ognuno abbia, come anticipato, firma digitale e riferimento temporale (che concorre a stabilire quando è stata apposta la firma stessa). Questo permette di dare evidenza dell’autenticità dell’origine e conferisce integrità al contenuto.
A questo punto al file in attesa di essere conservato devono essere associati i metadati, ossia delle informazioni che indicano come è strutturato il documento in maniera precisa e tale per cui esso sarà facilmente identificabile tra gli altri e, quindi, recuperabile per la consultazione.
A queste informazioni si aggiunge il “Pacchetto di versamento”, l’insieme di dati da passare in conservazione che può raggruppare anche più file afferenti a una stessa pratica. Il pacchetto di Versamento è da cristallizzare, infine, in Pacchetto di Archiviazione. Ciò avviene con l’apposizione della firma digitale e della marca temporale da parte del Responsabile della Conservazione per stabilire con esattezza quando si è concluso il processo di archiviazione.
I benefici generati dalla conservazione digitale dei contratti informatici
La conservazione digitale dei contratti informatici è un tassello imprescindibile in un processo di gestione documentale digitale a 360 gradi. Questo il beneficio principale generato all’interno di un’organizzazione che sta completando la sua digitalizzazione in tale campo.
Da un punto di vista prettamente pratico, poi, i vantaggi sperimentati da un’organizzazione che fa conservazione digitale dei contratti sono molteplici, a partire ovviamente dal risparmio di tempo e risorse dedicate alla stampa, ai passaggi di mano necessari per le firme, archiviazione e poi ricerca, consultazione e ricollocazione dei documenti stessi. Conservare digitalmente i contratti significa poi aver la possibilità di gestire la contrattualistica (produrla e archiviarla, ma anche consultarla) da qualsiasi dispositivo e in qualunque momento, indipendentemente dal fatto che si possa accedere in ufficio o meno. Da questo deriva anche il fatto che risulta decisamente migliorata la customer experience. I contratti gestiti e archiviati in digitale possono essere scritti dovunque ci si trovi, e quindi, per esempio, anche di fronte al cliente.
Gli applicativi per la gestione documentale supportano chi sta redigendo i documenti per far in modo che raccolgano tutti i dati necessari. Non solo, se integrati con gli altri software aziendali quali l’ERP, i software che si occupano di produrre e conservare i contratti permettono di stilare con precisione i dati che occorrono quali, per esempio, quelli relativi ai tempi di consegna. Si tratta di una preziosa opportunità, prima di tutto per evitare errori umani, richieste interdipartimentali che allungano i tempi, ma anche per eliminare il più possibile fraintendimenti o, peggio, il ricorso, un domani, a contenziosi.
MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI!
Scarica la tua copia gratuita dell’esclusivo contenuto premium: “Gestione dei Documenti digitali e Workflow Management“, per approfondire la digitalizzazione dei documenti e il workflow management system.
