Per la digitalizzazione dei processi aziendali bisogna poter contare su una soluzione software potente e robusta che sia capace di lavorare nei momenti di picco di lavoro, che assicuri scalabilità, affidabilità e funzioni native di load balancing e fault tolerance, cioè in grado di bilanciare i carichi e non avere problemi di malfunzionamento. TopMedia Social NED è la soluzione Top Consult che assicura tutto questo. Ma digitalizzare i processi aziendali non vuol dire solo tecnologia, significa rivedere completamente l’organizzazione, impostare schemi e flussi di lavoro nuovi.
Non è semplice stabilire da dove cominciare perché ogni organizzazione ha la propria storia e un suo particolare livello di digitalizzazione.
In linea generale, le principali motivazioni che spingono un’azienda a digitalizzare i propri processi sono la necessità di essere conformi alle normative (e pensiamo in quest’ambito all’obbligo di fatturazione elettronica e di utilizzo del NSO – Nodo Smistamento Ordini per le organizzazioni che servono il sistema sanitario nazionale), la volontà di ridurre i costi e il desiderio di essere più competitivi. E proprio da qui ha senso partire.
Dalla fattura elettronica alla digitalizzazione dei contratti
Una soluzione di gestione documentale non può limitarsi a garantire il processo di fatturazione elettronica come stabilito dalla legislazione vigente, è infatti fondamentale che gestisca tutti i documenti contabili che appartengono al ciclo attivo e passivo di un’amministrazione aziendale (ordini, bolle eccetera) in modo da dematerializzare e correlare tra loro tutti i documenti della filiera. Ugualmente oggi deve abilitare invio e ricezione dei documenti verso e dal NSO.
La conservazione a norma per una completa gestione documentale elettronica
Una soluzione di gestione documentale completa deve, naturalmente, garantire la possibilità di conservare digitalmente i documenti secondo le leggi vigenti (in particolare, in ottemperanza delle regole tecniche della conservazione digitale pubblicate nel 2017).
TopMedia Social NED offre la conservazione digitale a norma sia On-premise, cioè all’interno dei sistemi degli utenti sia in Outsourcing, cioè prendendosi direttamente in carico la gestione del processo.
Fare conservazione presuppone la conoscenza di un insieme di elementi che vanno dall’informatica, all’organizzazione dell’archivio sostitutivo e quindi è importante che il vendor dia consulenza specifica e approfondita. Proprio per questo Top Consult, a corredo della propria piattaforma, forte della propria esperienza ultradecennale e con un grande bagaglio di competenze ed esperienze documentato da varie referenze, mette a disposizione due servizi ConLex 2.0 (che include consulenza legale e applicativa per creare gli archivi digitali) e ManLex 2.0 che garantisce il mantenimento degli anni degli archivi stessi che si sono costruiti.
Integrazione e personalizzazione
Top Consult assicura integrazione e personalizzazione della propria soluzione all’interno dei sistemi esistenti presso i propri clienti. Questo è infatti un tassello fondamentale per permettere la digitalizzazione dei processi aziendali, solo così la tecnologia può diventare motore di soluzioni applicative concrete che mirino a innovare le diverse aree aziendali.
L’integrazione fra documenti, database, archivi e dati che arrivano nel corso dell’attività consente di avere tutti gli elementi necessari per tenere sotto controllo qualsiasi processo in atto.
D’altra parte, per offrire una soluzione personalizzata Top Consult ha deciso di passare al cloud per permettere agli utenti di utilizzare la soluzione in base a specifiche esigenze di dimensioni, picchi di lavoro e quant’altro. Il vendor ha scelto di utilizzare il cloud di Aruba (che si avvale di un network di data center che include infrastrutture in Italia, in modo da soddisfare il requisito stabilito per la conservazione a norma che indica che l’infrastruttura sia collocata su territorio nazionale) per offrire un ambiente flessibile e capace di adattamento.
Dalla gestione documentale alla gestione collaborativa
Nelle intenzioni dei realizzatori di TopMedia Social NED vi era quella di far nascere l’utente collaborativo, ossia di permettere di portare in azienda un nuovo modo di gestire i processi che, per esempio, eliminasse l’utilizzo della posta elettronica preferendo strumenti social, più immediati e capaci di promuovere collaborazione.
Questa logica, che può essere introdotta nei processi strutturati e non, è pensata per aumentare il coinvolgimento degli addetti, si concretizza nell’utilizzo di bacheche che permettano di aggiornare in tempo reale la situazione dei processi, notifiche che possono essere veicolate su tutti i device digitali eccetera.
In particolare, TopMedia Social NED offre la soluzione Groupware progettata per la creazione di un social network aziendale sicuro e protetto, e di uno spazio comune ove fruire di un file sharing evoluto.
Inoltre, CaseFlow e WorkFlow Collaborativo permettono di gestire il flusso dei documenti e le pratiche (per esempio la realizzazione di una commessa) per automatizzare alcuni processi.
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