La gestione documentale elettronica è un tassello imprescindibile per la digital transformation dell’azienda. Proprio gestendo in maniera ottimale e in modo tempestivo i documenti che riportano le informazioni aziendali è, infatti, possibile aumentare le performance.
L’interesse per i software di archiviazione documenti e digitalizzazione aziendale va, quindi, aumentando. In particolare, un’indagine della società di ricerca Market Study indica che entro il 2024 il giro d’affari globale degli applicativi di gestione documentale arriverà a toccare i 980 milioni di dollari, crescendo anno su anno del 3,6%. Guardando sino al 2028, Market.us, società del gruppo Prudour Research, stima che il tasso di incremento annuale sarà quasi del 13%.
Archiviazione documenti digitali, cos’è e quali vantaggi genera
Con l’archiviazione dei documenti digitali si fa riferimento alla gestione delle informazioni protagoniste di qualsiasi processo aziendale, dai contratti alle fatture a tutto quel che occorre per far funzionare la supply chain. Tali documenti hanno spesso origini e formati differenti tra loro e conviene affidare a software per l’archiviazione dei documenti il compito di creare file che possano essere facilmente condivisibili così come di conservarli.
I benefici generati dall’introduzione di software per l’archiviazione di documenti digitali riguardano una minimizzazione del rischio di inefficienza (minori tempi di gestione rispetto alla carta, meno probabilità di errori di distrazione, ecc.), la possibilità di disporre di file inalterabili nel tempo (oltre che di poter tracciare chi e quando ha eventualmente apportato modifiche), la disponibilità di qualsiasi informazione in qualunque momento in azienda e, sfruttando il cloud, anche dovunque si voglia.
Sicurezza e riservatezza in ambito digitale sono, infine, garantite da tecnologie ad hoc, quali sistemi di profilazione dell’utente che accede ai dati, tecniche di crittografia, oltre alla predisposizione di processi di backup in caso di incidenti e minacce agli ambienti IT.
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Scegliere il miglior software di digitalizzazione e archiviazione dei documenti: i criteri da valutare
Il mercato informatico propone molteplici opportunità di scelta in ambito di software per la digitalizzazione e archiviazione dei documenti, è quindi utile poter individuare alcuni criteri da tenere presenti per orientarsi nell’offerta.
- Funzionalità
Un software di gestione documentale completo deve avere necessariamente alcune funzionalità di base per occuparsi di tutto il workflow, dalla creazione di file digitali alla conservazione a norma. A queste si aggiunge tutta una serie di opzioni aggiuntive che è possibile attivare in base alle esigenze: si pensi, per esempio, a funzioni ormai necessarie quali fatturazione e firma elettroniche, così come moduli per redigere tutti i DDT – Documenti di trasporto, per gestire gli ordini NSO – Nodo di Smistamento degli ordini (secondo quanto indica la normativa che regola gli obblighi dei fornitori di beni e servizi agli enti del Servizio Sanitario Nazionale), ecc.
- Potenza e scalabilità
Gli applicativi in questo campo devono essere potenti. Essi infatti, quando vengono adottati in azienda, vanno a toccare tutti i processi aziendali, in quanto ciascuno di essi inizia e finisce con un documento, sia che riguardi l’assunzione di una persona sia che ci si riferisca alla produzione di un oggetto e all’evasione di un ordine. Devono quindi interagire con applicazioni complesse, dall’ERP al CRM in poi.
È, poi, utile che i software in questo campo siano scalabili, permettendo all’azienda di aumentare o diminuire il numero degli utenti o delle funzioni utilizzate in base alle necessità, ai picchi di lavoro, ecc. Fondamentali sono, a questo proposito, anche le funzioni di load balancing e fault tolerance.
- Possibilità di fare gestione documentale in cloud
La possibilità di usare software per l’archiviazione di documenti e digitalizzazione aziendale in cloud innalza le performance e la produttività in quanto rende praticamente infinita la possibilità di archiviazione e consente accesso a dati e informazioni ovunque ci si trovi, oltre all’uso di strumenti di collaboration promuovendo, per esempio il lavoro in mobilità. Soluzioni di questo tipo devono, ovviamente, basarsi su infrastrutture tecnologiche (data center ridondanti e solide connessioni) che garantiscano la fruibilità delle informazioni quando e dove se ne ha bisogno.
- Presenza di tecnologie di RPA – Robotic Process Automation
L’automazione di lavori di routine e a basso valore aggiunto, per quanto molto importanti (si pensi al data entry), serve per aumentare la velocità e la precisione dei processi di gestione documentale. I software robot, attivi 24 ore su 24, 365 giorni all’anno permettono la riduzione dei costi, una diminuzione delle possibilità di errore e un maggior controllo sulle attività.
- Security e compliance alle normative
La garanzia di sicurezza e protezione dei dati è pre requisito imprescindibile affinché la gestione elettronica documentale funzioni e si possa essere conformi alle normative vigenti, dal momento che spesso i dati contenuti nei documenti sono sensibili e quindi soggetti alla regolamentazione sulla privacy. Non solo, software robusti e sicuri consentono business continuity di tutti i processi.
- Referenze del produttore
È importante fare riferimento a vendor che possano vantare tanta esperienza di implementazioni di soluzioni di gestione documentale in vari ambiti industriali. Le aziende utenti non sempre hanno, infatti, al proprio interno le competenze necessarie per integrare in breve tempo nuove applicazioni nell’infrastruttura IT. Gli esperti possono aiutare sia dal punto di vista tecnico sia nella gestione del change management necessario. Servizi di consulenza a corredo possono servire per analizzare nello specifico i processi e ottimizzarli grazie all’introduzione, anche graduale, di nuove tecnologie.
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