Creare, organizzare e archiviare i documenti e le informazioni a essi associati in modo efficiente: grazie al digitale è possibile centrare questo obiettivo e avviare quel processo di digitalizzazione di cui ormai le aziende non possono più fare a meno. In un’epoca, colpita dalla pandemia, in cui le organizzazioni hanno dovuto fare i conti con il remote working forzato, si è toccata con mano la necessità e l’utilità di avere sempre a disposizione i dati necessari per lavorare facilmente da qualsiasi dispositivo. E questo è vero per qualunque comparto nel quale venga implementato un sistema documentale, incluso il settore dei servizi.
Perché fare gestione documentale elettronica?
I motivi per cui si ricorre a strumenti software per formare e archiviare documenti, seguendo tutto il loro ciclo di vita, sono molteplici.
Si parte dal fatto che in molti casi è la normativa a imporre l’uso di sistemi informatici per produrre determinati documenti. Si pensi, per esempio, alla fatturazione elettronica o all’obbligo di utilizzo dell’NSO – Nodo smistamento ordini per i fornitori di prodotti e servizi al mondo della sanità.
Sempre in riferimento alla compliance, il ruolo di un sistema di gestione documentale è quello di favorire il trattamento dei dati contenuti nei documenti in modo da essere conformi a regolamenti quali il GDPR – Regolamento generale per la protezione dei dati, grazie alla garanzia di autenticità e integrità delle informazioni offerta da una soluzione informatica progettata ad hoc.
Vi sono poi tutte le ragioni pratiche che conducono alla scelta d’uso di un software per la gestione documentale, dalla riduzione dei costi di stampa e archiviazione fisica, a quella dei tempi di ricerca e condivisione dei dati, qualsiasi sia il loro volume.
A questo si aggiunga il fatto che avere un database informatico significa introdurre regole di formazione dei documenti tese a standardizzare le attività e, di conseguenza, a creare flussi di lavoro più efficaci, facilmente monitorabili e trasparenti nei confronti degli addetti interni coinvolti in un certo processo come dei partner di filiera.
A cosa serve un software documentale nelle organizzazioni del settore servizi
Tipicamente una società attiva nel settore servizi basa il proprio operato sullo scambio di documenti tra molteplici attori, siano essi dipendenti, collaboratori, consulenti, agenti e poi fornitori, clienti e, spesso clienti dei propri clienti (è il caso di un’azienda, per fare un solo esempio, che fa gestione documentale in outsourcing). Avere un sistema evoluto su cui contare significa massima facilità di gestione di grandi moli di dati, velocità di recupero delle informazioni, ma anche rendere disponibile un tool che possa essere utilizzato da chi non ha particolari competenze tecniche.
Inoltre, se il sistema si basa su un motore documentale capace di tenere i team di lavoro allineati, inviando notifiche che indichino ciò che è successo il workflow procederà più spedito senza la necessità di scambio di mail. Il tutto al fine di ottimizzare il più possibile i processi strutturati o meno e aumentare la collaboration, tenendo conto del fatto che vengono sostanzialmente abbattuti i silos che separano le informazioni.
In pratica, un gestionale documentale evoluto offre una schermata molto razionale (e personalizzabile) che consente di organizzare il proprio lavoro e quello dei collaboratori, di monitorare l’iter di una attività inserita in un processo, di individuare cosa serve per cooperare al meglio con i gruppi di lavoro a cui si appartiene e che indica le priorità su cui intervenire in caso di eventuali problemi.
Non solo: all’aumentare della complessità dei processi e/o dell’organizzazione, un sistema di gestione documentale può anche offrire funzionalità che promuovono automatismi di processo in modo da sgravare il personale da tanti compiti routinari e ripetitivi, lasciandogli tempo e opportunità per dedicarsi a task a maggiore valore aggiunto.
Addirittura, il sistema documentale dotato di tecnologia all’avanguardia è capace, inoltre, di suggerire e disegnare flussi di lavoro efficienti per rendere maggiormente competitiva l’azienda.
Gli scenari applicativi documentali in un’azienda di servizi
Accanto agli scenari più classici, quali automatizzazione dei processi amministrativi (ciclo attivo/passivo) e quelli relativi alla gestione di personale e logistica, un sistema documentale per un’azienda di servizi deve essere in grado di occuparsi della documentazione che occorre affinché il fornitore di servizi svolga la propria attività in modo efficace non solo al proprio interno, ma anche per le aziende clienti e gli utenti finali di quest’ultime. Una società di servizi può, per esempio, erogare servizi di gestione del personale del proprio cliente, fare fatturazione elettronica per lui o di conservazione digitale a norma.
Ulteriore scenario tipico da gestire in un’azienda di servizi è quello che riguarda le procedure di assunzione telematica per governare al meglio le pratiche anche in filiali distanti e la predisposizione dei documenti per gli ingressi di personale esterno nelle società, dai consulenti in poi.
Un gestionale evoluto consente di fare tutto questo anche mediante una forte integrazione con i portali aziendali e con gli altri applicativi che compongono l’ecosistema informatico, garantendo la possibilità di apporre firme elettroniche per autenticare i documenti prodotti. Il tutto, naturalmente, anche gestibile in mobilità con smartphone e tablet.
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