Internazionalizzazione, interoperabilità e maggiore comodità nella gestione documentale relativa al proprio business oltre i confini nazionali. Questi sono gli obiettivi per le aziende e le pubbliche amministrazioni che si prefigge lo standard XML UBL, il formato previsto per la realizzazione dei documenti d’ordine tra fornitori ed enti del Servizio Sanitario Nazionale che obbligatoriamente transitano dal NSO – Nodo Smistamento Ordini. L’adozione di tale formato va dunque interpretata come una possibilità per restare competitivi sul mercato: le scelte dei legislatori sembrano puntare a una gestione documentale sempre più standardizzata.
Standard XML UBL: le linee guida del Mef
Per utilizzare l’NSO – Nodo Smistamento Ordini senza commettere errori, il Mef – Ministero dell’Economia e delle Finanze ha emesso a marzo 2019 le linee guida, redatte dal Dipartimento della Ragioneria di Stato, con tutte le regole necessarie per familiarizzare con il nuovo strumento. Le linee guida sono state aggiornate a maggio dello stesso anno. In questo documento (disponibile pubblicamente a questo link), molto tecnico e utile per le aziende che si trovano a fare affari con gli enti del Servizio Sanitario Nazionale e dunque a dover sottostare all’obbligo di utilizzare il Nodo Smistamento Ordini, si parla anche del formato dei documenti da inviare. Da ricordare che tramite NSO dal 1° ottobre 2019 transitano gli ordini e i documenti che ne attestano l’avanzamento, solo relativamente alle pubbliche amministrazioni sanitarie.
Il formato scelto dal Ministero è proprio l’XML UBL. Come spiegano le linee guida, nel paragrafo dedicato allo schema dati del messaggio, il documento che viene trasmesso digitalmente è composto da una “busta” (virtuale, ovviamente) che contiene tutti i dati richiesti per indirizzare in modo appropriato l’ordine, ma anche il “corpo del messaggio”, che corrisponde al documento vero e proprio con i dati relativi all’ordine: prezzo, quantità, descrizione. Tali documenti devono essere redatti in formato XML UBL.
XML UBL: che cos’è?
Dato che diventerà una costante nella quotidianità delle aziende interessate alle forniture nei confronti degli enti sanitari pubblici, è utile conoscere meglio questo particolare formato digitale. UBL è l’acronimo di Universal Business Language ed è stato definito dall’ente no profit Oasis – Organization for the Advancement of Structured Information Standards. Non è una novità, nel mondo informatico: i primi tentativi di realizzazione risalgono al 1999, dopo qualche anno di tira e molla sul progetto nel 2001 in seno a Oasis si instaurò un gruppo di lavoro appositamente incaricato di delineare tale formato, con il supporto degli enti internazionali preposti alle standardizzazioni. La versione 1.0 venne rilasciata nel 2004, mentre UBL 2.0 venne approvato nel 2006. La versione più recente è UBL 2.1, approvata come standard nel 2013: è questo il formato che dovrà essere utilizzato per trasmettere i documenti via NSO.
Tutti possono usare liberamente il formato XML UBL, attualmente gestito da un Comitato tecnico di Oasis: come precisa la stessa organizzazione no profit sul proprio sito, il formato definisce una libreria royalty-free di documenti commerciali digitali, la cui caratteristica è quella di essere standard. Il formato è stato pensato proprio, in particolare, per fatture elettroniche e documenti di ordine.
I vantaggi dello standard XML UBL
Il formato XML UBL, va sottolineato, non è uno standard pensato solo per l’Europa: è globale. Chiunque in tutto il mondo lo può adottare. Nel nostro continente è già particolarmente valorizzato, è stato riconosciuto come standard dalla Commissione Europea ed è già stato utilizzato in pratica per le attività documentali commerciali, dunque è già rodato.
Il vento europeo del procurement pubblico soffia verso la realizzazione del Mercato unico digitale, l’adozione di tale standard sembra dunque andare in quest’ottica di uniformità dei processi di gestione documentale che sia internazionale. Il formato XML UBL è pensato con lungimiranza affinché in tutto il mondo le procedure di gestione documentale commerciale siano riconosciute, in nome dell’interoperabilità. Per le aziende italiane dunque, PMI e grandi realtà, è indispensabile conoscere gli usi di tale strumento, per restare al passo con l’avanzamento della digitalizzazione del procurement internazionale.
Il legame con Peppol
E a proposito di procurement internazionale, il formato XML UBL ha un rapporto stretto con il progetto europeo Peppol – Pan European eProcurement Online che ha spinto all’adozione dello standard l’Italia e altri Paesi dell’Unione Europea, come la Danimarca (primo Stato europeo ad adottare il formato per le proprie procedure commerciali pubbliche), la Francia e la Germania. Per restare in ambito sanità, va sottolineato che anche l’NHS – National Health Service del Regno Unito nel 2014 ha stabilito di basare su Peppol il proprio programma di procurement digitale, comprendendo dunque anche l’utilizzo del formato XML UBL.
Il Nodo Smistamento Ordini è legato a Peppol, come viene precisato ancora una volta nelle linee guida del Mef sia il formato dei documenti che le procedure per la trasmissione sono compatibili con quelle del progetto di e-procurement europeo.
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