Redatte dal Tavolo di lavoro dell’AgID – Agenzia per l’Italia Digitale, le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici sono state scritte con lo scopo di aggiornare il Codice dell’amministrazione digitale (CAD). Le Linee Guida, quindi, riguardano la formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e raccolgono tutte le regole tecniche e le circolari in materia di gestione documentale, offrendone una visione di insieme.
Linee Guida gestione documentale pubblica amministrazione, in breve
Le Linee guida dell’AgID forniscono alla PA tutte le indicazioni necessarie per gestire il delicato processo di trasformazione digitale. I documenti informatici delle pubbliche amministrazioni rappresentano, infatti, atti e fatti rilevanti dal punto di visto giuridico ed economico e quindi devono essere gestiti in maniera corretta.
Le Linee Guida sono rivolte a Pubbliche Amministrazioni; Enti gestori di pubblici servizi; Società a controllo pubblico; privati (per le parti di competenza) e soggetti privati che erogano servizi alla PA (in ottemperanza a quanto previsto nell’art. 2 commi 2 e 3 del Codice dell’Amministrazione Digitale).
In sintesi, tali linee impongono due principali adempimenti: l’identificazione del Responsabile della gestione documentale e la preparazione del Manuale di gestione documentale. È espressamente detto che ogni aspetto del ciclo di vita del documento debba essere presidiato e organizzato per assicurare protezione e autenticità del documento stesso. Inoltre, si richiede efficienza dell’intero processo di gestione documentale (che eventualmente può anche essere delegato a terzi secondo specifiche condizioni).
In particolare, è fondamentale che il Manuale di gestione documentale venga costantemente aggiornato data la rapida evoluzione della tecnologia, per evitare il rischio di obsolescenza delle soluzioni digitali utilizzate e il pericolo che non si possa ricorrere, quando necessario, alle informazioni custodite negli archivi sostitutivi.
L’impostazione dello schema del Manuale (e la responsabilità dei successivi aggiornamenti) sono tra i compiti principali del Responsabile della gestione documentale a cui si aggiungono:
- la predisposizione del piano per la sicurezza informatica;
- la definizione dei criteri minimi per il trattamento del documento informatico;
- la gestione del protocollo informatico;
- la produzione del pacchetto di versamento nel sistema di conservazione.
Normativa, protocollo e costituzione dell’archivio
Le linee guida sul documento informatico offrono tutte le specifiche relative alle funzioni che permettono di gestire e organizzare la documentazione. Nello specifico, la gestione dei flussi documentali deve garantire la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e, poi, la conservazione.
In particolare, il terzo capitolo delle Linee guida sulla gestione documentale si occupa del protocollo informatico, ovvero l’insieme di infrastrutture e procedure che le PA devono impiegare per la gestione documentale per andare via via a eliminare qualsiasi altra tipologia di protocollo. In questo ambito, un ruolo di primo piano è svolto dai metadati che identificano e descrivono il documento a vari livelli.
I metadati minimi che, secondo la normativa italiana devono essere associati al documento informatico, sono: identificativo; data di chiusura; oggetto; soggetto produttore e destinatario.
Nel medesimo capitolo, particolare attenzione è focalizzata sulla classificazione dei documenti informatici, sulla redazione dei fascicoli informatici e sull’archivio informatico, individuando con precisione i compiti del responsabile della gestione documentale in merito a tutto questo.
Linee Guida: gli aggiornamenti in vigore dal 1° gennaio 2022
Dal primo gennaio 2022 entreranno in vigore e vi sarà obbligo di adozione delle nuove regole sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Tali novità sarebbero dovute diventare legge a giugno 2021, ma il legislatore ha prorogato la data di alcuni mesi per permettere agli enti di adeguarsi.
Le novità sono relative a tutta la gestione del documento e all’aggiornamento dei processi e delle procedure.
Le nuove Linee Guida ridefiniscono i ruoli delle figure coinvolte nel processo di gestione documentale guardando, in particolare, al Responsabile della Conservazione che si prevede sia inserito nell’organigramma della PA nella figura di responsabile o funzionario interno che vanti competenze legali, informatiche e archivistiche.
Sono stati poi identificati modi operativi per ottenere certificazioni di processo che assicurino, nel caso si dematerializzino documenti analogici, la corrispondenza con la loro copia informatica.
Le nuove linee guida inoltre rivisitano le modalità di formazione del documento che potrà avvenire mediante l’uso di strumenti software on premise o in cloud secondo specifiche regole di interoperabilità. Il documento potrà essere acquisito per via informatica o copia di documento analogico, quale frutto di transazioni, compilazione di moduli o processi informatici oppure ancora perché generato automaticamente da un insieme di dati provenienti da più fonti.
Sono state rimodulate anche le regole operative che stabiliscono la realizzazione del processo di conservazione e alle modalità di sottoscrizione dei pacchetti informativi. Più nello specifico, il pacchetto di archiviazione, che si forma in seguito alla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo quanto sottoscritto nel Manuale di conservazione di ciascuna organizzazione, così come il pacchetto di distribuzione, prodotto ai fini dell’esibizione richiesta dall’utente, devono essere siglati con firma digitale, qualificata o avanzata da parte del Responsabile della conservazione oppure anche del Responsabile del servizio di conservazione oppure ancora con il sigillo elettronico apposto dal conservatore esterno.
MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI!
Scarica la tua copia gratuita dell’infografica: “Gestione documentale: un percorso green“, per approfondire gli step che un’azienda deve fare per essere competitiva.
