Affida a un robot il monitoraggio e la gestione del Cassetto Fiscale! Non si tratta di una provocazione ma di una concreta opportunità per rendere più efficienti i tuoi processi di business.
La gestione del cassetto fiscale, infatti, è un’attività indispensabile e delicata. Per essere condotta in maniera efficace al fine di implementare una gestione documentale ottimizzata, dovrebbe prevedere oltre alla possibilità di scaricare e acquisire nel sistema informatico tutti i documenti fiscali in automatico in tempo reale, un monitoraggio continuo per identificare, appena si realizzino, eventuali anomalie.
Questi compiti si possono svolgere manualmente con un notevole dispendio di tempo e tutti i rischi legati alla distrazione umana, ma tutto oggi può e deve cambiare.
I compiti assolti dal sistema RPA nella gestione del Cassetto Fiscale
La tecnologia RPA – Robotic Process Automation permette la realizzazione di software capaci di importare in autonomia i documenti e di automatizzare tutte le operazioni di controllo (es. cassetto fiscale per le fatture elettroniche). A ciò si aggiunga la possibilità dei servizi di Quadratura, cioè di confronto tra i documenti scaricati e le informazioni presenti nel sistema informativo aziendale: se tutto coincide si è certi di non rischiare irregolarità fiscali.
Più nello specifico nel caso delle fatture passive, i tool che sfruttano tecniche RPA estraggono le fatture non recapitate depositate nel cassetto fiscale (oppure per le quali il Sistema di Interscambio non ha ancora trasmesso le ricevute) e scaricano tutti gli elenchi delle fatture e delle ricevute trasmesse sia da clienti sia da fornitori. A partire da tali elenchi e dalla documentazione presente in azienda possono essere compiute manualmente o in automatico i controlli sulla loro coincidenza.
D’altra parte, a proposito del servizio di Quadratura, un tool software può occuparsi delle verifiche su fatture clienti e fornitori, delle ricevute delle fatture dei clienti e sui metadati inerenti alle fatture fornitori per identificare errori e risolverli.
Se il tool per la gestione del cassetto fiscale è integrabile con gli altri applicativi aziendali, tutti i documenti così ottenuti possono entrare nel flusso documentale agevolando una sua ottimizzazione. Grazie alle tecnologie RPA le aziende possono contare su operazioni corrette e complete, al riparo dal rischio di errori umani.
Robotica, intelligenza artificiale, cloud e analytics per rendere più efficaci i processi relativi alla fatturazione
Secondo quanto si legge nell’ultimo comunicato dell’Osservatorio Digital B2B della School of Management del Politecnico di Milano, per il 48,6% delle imprese la pandemia ha promosso un’accelerazione della digitalizzazione dei processi B2B. In particolare, si è investito in digitalizzazione dei processi interni e su soluzioni per la conservazione dei documenti. L’obbligo di fatturazione elettronica aveva già dato una spinta in merito all’automazione dei processi. E questa, secondo gli analisti, entro il 2022 rappresenterà una priorità per il 16% delle organizzazioni del nostro Paese.
Come visto nel dettaglio, ai robot software opportunamente formati e più o meno assistiti dalle persone (a seconda che si usino tecniche di RPA attended o unattended) sono affidati compiti tradizionalmente svolti da addetti umani.
D’altro lato, grazie a intelligenza artificiale e machine learning le macchine acquisiscono ulteriori capacità, per esempio, non si limitano a estrarre documenti ma sono in grado di ordinarli, classificarli, capire quali sono utili a un processo piuttosto che a un altro (intercettando set di dati da usare per un certo workflow) e, in generale, di compiere analisi approfondite su di essi.
Mediante l’uso di cloud e funzioni di data analytics le aziende sono in grado di ottenere un supporto utilissimo per aggregare l’insieme di documenti necessari per un processo e condividerli e/o conservarli in modo strutturato eventualmente anche in archivi di terze parti specializzate. Le macchine possono inoltre occuparsi di distribuire i dati in modalità sicura e sempre tracciata.
Quali vantaggi dall’adozione della RPA nella verifica e quadratura del cassetto fiscale
Ottimizzazione dei processi, valorizzazione delle informazioni, boost per la digitalizzazione dell’intera organizzazione. Questi i vantaggi solitamente sperimentati da una realtà che adotti la Robotic Process Automation in generale e, in particolare, nella gestione del cassetto fiscale.
A quest’ultimo proposito, i vantaggi tangibili e concretamente stimabili riguardano, in particolare, la drastica riduzione, quasi annullamento, del tempo speso per l’esecuzione delle attività (download delle fatture, verifica e Quadratura, classificazione eccetera). Si tratta, tra l’altro, di un significativo sgravio delle incombenze per gli addetti che possono occuparsi di attività a maggior valore aggiunto.
Aumenta, oltre al numero di task eseguiti in un certo lasso di tempo, il ritmo di trasmissione dei documenti con il servizio dell’Agenzia delle Entrate, con un notevole innalzamento della qualità dei processi svolti.
Mediante sistemi dotati di RPA e intelligenza artificiale si possono poi eseguire validazioni, correlazioni, ricerche in tutto il patrimonio di dati dell’azienda in tempi umanamente impossibili.
A tutto ciò si aggiunga il fatto che sfruttando avanzate tecnologie erogate in cloud da partner specializzati, è possibile fruire dei benefici legati a questo paradigma di uso di hardware e software (scalabilità delle risorse, convenienza economica e così via) e della certezza di poter contare su sicurezza e privacy dei dati garantiti dal partner stesso.
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